POSTE : Agent référent (h/f) chargé du traitement des archives contemporaines/AD de l’Allier (03)

  • Poste : Agent référent chargé du traitement des archives contemporaines (H/F).
  • Employeur : Conseil départemental de l’Allier (03), Direction des Archives départementales – Yzeure.
  • Offre : recrutement statutaire.
  • Cadre d’emploi/Grade : poste de catégorie B : Assistant de conservation du patrimoine (filière culturelle)/Rédacteur (filière administrative).
  • Date limite de candidature : 26 mai 2017.
  • Date de prise de poste : 01/07/2017.

POSTE & MISSIONS :

  • Assurer la collecte, le traitement et la communication des archives contemporaines.
  • Effectuer les recherches demandées par les services et le public.
  • Participer à la mise en oeuvre de l’archivage électronique.
  • Apporter un appui à l’équipe chargée de la salle de lecture du public, en cas de besoin.

Activités principales : Dans le cadre d’une équipe de 4 personnes dont l’agent est le référent fonctionnel en matière de réglementation archivistique et de méthodes de traitement des documents :

  • Accompagner les services administratifs et judiciaires dans la gestion de leurs archives : apporter des conseils en matière d’archivage, aider à la préparation des éliminations de documents périmés et des versements des documents à conserver aux Archives départementales.
  • Prendre en charge les documents versés par ces services administratifs ; vérifier, et au besoin, corriger les bordereaux de versement, indexer les documents, les conditionner, les installer dans les magasins de stockage, les récoler. Ces activités sont effectuées en enrichissant la base de données du progiciel métier de gestion des archives Thot. Procéder au tri des documents éliminables présents dans le dépôt des Archives départementales (repérage, élaboration des visas d’élimination, dépose des documents au pilon).
  • Effectuer les recherches sollicitées par les administrations et le public ; répondre aux demandes de communications administratives.
  • Gérer, en coopération avec l’agent chargé des archives électroniques et des usages numériques, des versements d’archives électroniques sur la plate-forme d’archivage électronique Asalae (activité en cours de création).
  • Apporter un appui à l’équipe chargée de la salle de lecture du public en cas de nécessité : assurer la permanence de la salle de lecture en renseignant les chercheurs et en honorant leurs demandes de consultation.

Activités complémentaires : Activités induites par des besoins ponctuels du service, notamment durant la période de fermeture annuelle.

Les activités recensées ne constituent qu’un « instantané » du poste. À tout moment le Directeur peut être conduit à les compléter et/ou en adapter le contenu en fonction de l’évolution des missions ou des objectifs dévolus à ses services. Des activités complémentaires hors liste proposée ci-dessus peuvent être demandées à titre exceptionnel et dans le cadre des compétences de l’agent.

Rattachement hiérarchique direct : Directeur des Archives départementales.

Relations professionnelles :

  • Internes à la Direction :
    • Collègues de l’équipe chargée du traitement des documents contemporains.
    • Collègues chargés des services au public.
  • Externes à la Direction : agents des services administratifs du Conseil Départemental et de l’État chargés du pré-archivage et des recherches de documents.
  • Avec le public : chercheurs qui s’adressent aux Archives départementales.

Conditions d’exercice :

  • Contraintes fixées par le règlement intérieur du Conseil Départemental.
  • Présence durant les horaires d’ouverture au public en cas de permanence en salle de lecture.
  • Manutentions fréquentes de cartons d’archives.
  • Déplacements occasionnels, pour visiter et conseiller les services confrontés à des questions d’archivage (pas d’utilisation du véhicule personnel).
  • Travail sur écran 3 à 4 heures par jour.
  • Logiciels utilisés :
    • Word, Excel.
    • Internet – Messagerie.
    • Logiciels « métiers » : Thot – plate-forme d’archivage électronique Asalae.

PROFIL :

  • Niveau d’études : bac + 2.
  • Expérience professionnelle : souhaitée dans le domaine du traitement des documents et de l’informatique.

Savoirs :

  • Bonne culture générale.
  • Connaissance des méthodes de classement.
  • Connaissance de la réglementation des archives notamment en matière de tri/élimination des documents.

Savoir- faire :

  • Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
  • Maîtrise (à acquérir) du progiciel métier de gestion des archives Thot.
  • Connaissance (à acquérir) des procédures d’archivage électronique (plate-forme Asalae).

Savoir-être :

  • Rigueur.
  • Sens de la confidentialité.
  • Réactivité, capacité à prendre des initiatives et à rendre compte.
  • Aptitude au dialogue avec des intervenants extérieurs.
  • Sens de la solidarité à l’égard des collègues de l’équipe.

RENSEIGNEMENTS COMPLÉMENTAIRES : Auprès de Denis Tranchard, Directeur des Archives départementales de l’Allier – Tél. : 04 70 20 01 40.

POSTULER : voir l’offre en ligne.

 


Source : Conseil départemental de l’Allier.