POSTE/CDD : Référent.e Archivage/AD du Rhône & de la Métropole de Lyon (69)

  • Poste : Référent Archivage (F/H).
  • Employeur : Conseil départemental du Rhône (69), Direction des Archives départementales et métropolitaines, Sous-direction des fonds contemporains – Lyon (69003).
  • Offre : recrutement statutaire ; ou à défaut contractuel.
  • Cadre d’emploi/Grade : Assistants de conservation du patrimoine (cat. B).
  • Date de prise de poste : 1er septembre 2017.

POSTE & MISSIONS : Le/La référent.e assure, dans son domaine d’intervention, un soutien technique aux producteurs et fournisseurs d’archives publiques et privées du territoire.

Activités principales :

1 / Proposer une expertise technique afin d’accompagner les services/les agents dans leurs besoins d’archivage :

  • Apporter une expertise technique dans le domaine de référence : conseil en matière de gestion des archives publiques et privées.
  • Concevoir et adapter des méthodologies d’intervention et des outils méthodologiques selon la spécificité de la mission/de la situation : identifier les flux documentaires, repérer les documents éliminables.
  • Participer au processus de réalisation : aider à la rédaction de récolements, de bordereaux de versement ou d’élimination.

2 / Effectuer une veille technique et réglementaire dans le domaine technique de référence :

  • Suivre l’actualité technique et réglementaire en la matière.
  • Rédiger et appliquer des modes opératoires et fiches techniques.
  • Adapter et assurer la mise à jour des procédures en place au regard des évolutions (institutionnelles, réglementaires…).
  • Veiller au respect de la réglementation dans le domaine concerné.

3 / Réaliser des études :

  • Identifier, collecter, recenser des informations, des demandes, des données, des besoins… : proposer un projet de collecte et de développement en cohérence avec les fonds existants.
  • Synthétiser, analyser et évaluer des informations, des demandes, des données, des besoins…
  • Rechercher des interlocuteurs, des prestataires, des partenaires, des fournisseurs : prospecter et développer un réseau de détenteurs d’archives institutionnel et privé.
  • Proposer des pistes de réflexion.
  • Assurer le lien avec des interlocuteurs, des prestataires, des partenaires, des fournisseurs : développer un réseau de correspondants archives.
  • Créer, exploiter et faire évoluer des outils de travail.

4 / Restituer, diffuser :

  • Rédiger des synthèses, bilans, rapports… : effectuer le classement des archives et rédiger les instruments de recherche.
  • Rendre lisibles et accessibles les productions écrites.
  • Effectuer des interventions orales.
  • Contribuer à la création et à l’optimisation d’outils de diffusion.
  • Veiller à la mise à jour des procédures.
  • Assurer la diffusion des informations en interne et en externe.

5 / Former :

  • Analyser les besoins exprimés par les agents chargés de l’archivage.
  • Élaborer un projet de formation des services producteurs d’archives.
  • Animer des actions de formation à l’archivage.

6 / Réaliser l’instruction de dossiers :

  • Conduire le cas échéant des entretiens administratifs.
  • Instruire les dossiers : répertorier les pièces indispensables, renseigner les éléments, procéder à l’élaboration des documents nécessaires à la constitution de dossiers (synthèses, notes, fiches de procédure, etc.) : notamment des tableaux de gestion, bordereaux de versement et d’élimination d’archives, des contrats de dépôts ou de cession d’archives privées.
  • Procéder à l’analyse des éléments des dossiers et élaborer les propositions de réponse : préparer notamment les avis techniques dans le cadre du contrôle scientifique et technique de l’État sur les archives publiques.
  • Assurer le suivi de dossiers : respect des procédures, vérification, contrôle, respect des délais et échéanciers, communication des réponses aux usagers (services versants et autres détenteurs ou producteurs d’archives)…

Activités complémentaires (activités ne concourant pas directement à la mission du poste mais devant être réalisée.s sur ce poste de travail pour le bon fonctionnement de l’organisation) :

  • Assurer la présidence de la salle de lecture 2 à 3 fois par mois.
  • Répondre aux recherches administratives et scientifiques par correspondance.
  • Participer à une tâche concernant l’ensemble du service en raison de son urgence, de la nécessité de recourir à un grand nombre de personnes ou des compétences personnelles de l’agent.

Niveau d’intervention du poste : Contrôle/Supervision/Études.

Conditions d’exercice :

  • Poste à temps plein.
  • Nombreux déplacements dans le département du Rhône et la métropole de Lyon.
  • Permis B obligatoire.

PROFIL :

Diplômes : Master d’archivistique.

Aptitudes personnelles :

  • Aptitude à la conceptualisation.
  • Capacité d’adaptation.
  • Esprit d’initiative.
  • Rigueur.
  • Sens du travail en équipe.

Compétences communes : Capacité à s’adapter à son public.

Compétences transversales :

  • Capacité à traiter des informations.
  • Capacité d’organisation.
  • Capacité rédactionnelle.
  • Conduite de réunion/animation de groupe.

Compétences métier :

  • Ingénierie et management de projet.
  • Connaître la théorie, la réglementation, les techniques, les procédures en matière d’archives : cadre réglementaire des archives.
  • Capacité à mettre en pratique des connaissances théoriques ou réglementaires, des techniques, des procédures en matière d’archivage : durées d’utilité administrative, critères de sélection des documents (intérêt historique, pré archivage, échantillonnage, destruction, tri, etc.).
  • Capacité à utiliser des logiciels métiers ou à comprendre leur fonctionnement : encodage des instruments de recherche.

RENSEIGNEMENTS COMPLÉMENTAIRES : Auprès du Service des Ressources humaines : drh-emploi@rhone.fr

CANDIDATURES : Adresser dans les meilleurs délais votre lettre de candidature (sous la référence 20565), accompagnée d’un curriculum vitæ, à : DEPARTEMENT DE NOUVEAU RHONE, Service des Ressources Humaines, 29-31 Cours de la Liberté, 69483 LYON CEDEX 03.

 


Sources : Conseil départemental du Rhône, Centre de gestion du Rhône.