CDD 4 mois : Archiviste à l’Agence régionale de Santé IDF (Paris 19e)

  • Poste : Archiviste (F/H).
  • Employeur : Agence régionale de Santé Ile-de-France, Cabinet du Directeur général, Pôle Information et communication, Mission Agence numérique, Service Archives-Records management – Paris (75019).
  • Offre : CDD de 4 mois.
  • Date limite de candidature : avant le 27/07/2017.
  • Poste à pourvoir immédiatement.

EMPLOYEUR & CONTEXTE : L’Agence régionale de santé (ARS) d’Ile de France a pour mission de mettre en place la politique de santé dans la région, en coordination avec les partenaires et en tenant compte des spécificités de ses territoires. Elle est compétente sur le champ de la santé dans sa globalité, de la prévention aux soins et à l’accompagnement médico-social. Son organisation s’appuie sur un projet de santé élaboré en concertation avec l’ensemble des professionnels et des usagers. Ses actions visent à améliorer la santé de la population et à rendre le système de santé plus efficace.

La Mission Agence numérique est rattachée au Pôle Information et communication du Cabinet du Directeur général. Le Cabinet du DG est en charge de la définition et de la mise en oeuvre de la politique de l’Agence relative au développement de la démocratie sanitaire, à la communication interne et externe, et à la bonne tenue des instances de gouvernance.

Le Pôle Information et communication assure la communication, le traitement de l’information et la veille documentaire stratégique de l’Agence, en lien et pour l’ensemble des directions et délégations départementales. La Mission Agence numérique est chargée de piloter la mise en place du projet Agence numérique et la politique d’archivage au sein de l’Agence.

Le projet Agence numérique est un chantier prioritaire 2015-2018. La volonté est de sélectionner, structurer et sécuriser les flux d’information au sein de l’Agence dans un système de Gestion électronique de documents (GED). À ce titre, la responsable a pour mission de définir et mettre en place une gouvernance des flux d’information avec une démarche d’accompagnement au changement, une analyse des besoins et une sécurisation des documents d’activité de l’Agence à long terme. Elle occupe les fonctions de maître d’ouvrage et assure l’interface avec le département des systèmes d’information, maître d’oeuvre.

Le Service Archives-Records management est le référent pour l’Agence, concernant le traitement, la conservation, le versement ou la destruction des archives en conformité avec la réglementation définie au code du patrimoine. Il élabore et met en oeuvre la politique archivistique en partenariat avec les archives départementales chargées du contrôle scientifique et technique de l’État sur les archives publiques. Il apporte un soutien méthodologique aux services pour la réalisation de leur tableau de gestion. En tant qu’expert métier MOA, il intervient dans le projet Agence numérique sur l’analyse des circuits du courrier, le volet Records-management (RM) et Système d’archivage électronique (SAE).

La Mission Agence numérique est composée de 4 agents :

  • la responsable de la mission, chef de projet MOA Agence numérique ;
  • le Service Archives-Records management piloté par une archiviste-RM, avec une archiviste et une gestionnaire des archives.

POSTE & MISSIONS :

1 / Préparer les archives sur site dans le cadre des opérations immobilières des délégations départementales (chantiers prioritaires en DD 78, 94, 95 et 91) :

  • Traitement de l’arriéré : tri des archives (local de stockage, classothèques et bureaux des services) ; répertoires ; versements et destructions selon l’instruction de tri de 2013 et si besoin des anciens TG.
  • Préparation et accompagnement des services concernant le traitement des archives courantes et intermédiaires.
  • Organisation des archives dans le local dédié avec un plan de classement.
  • Suivi du déménagement des archives sur le nouveau site ou le site réaménagé.
  • Travail de sensibilisation des agents aux enjeux et à la gestion courante des archives

2 / Contribuer à la politique archivistique de l’Agence :

  • Élaborer des bordereaux de versement et d’élimination.
  • Mettre à disposition des outils, des instruments de recherche/inventaires selon les procédures et outils du service archives, et des prestations de service à destination des usagers et du Service Archives (suivi Sharepoint régional).
  • Participer aux opérations d’archivage (tri, classement, répertoire).

Interfaces professionnelles :

  • Relations internes : les directions du siège et des Délégations Départementales de l’Agence Régionale de Santé (ARS) d’Ile-de-France.
  • Relations externes : Ministères sociaux, prestataires de service.

Conditions d’exercice :

  • CDD de 4 mois (jusqu’au 29 décembre 2017), éventuellement renouvelable.
  • Affectation : Agence régionale de santé Ile-de-France, Millénaire 2, 35 rue de la Gare, 75019 Paris.
  • Déplacements possibles au siège et en délégations départementales selon le calendrier prévisionnel des déménagements.

PROFIL : Expérience dans un service d’archives intermédiaires souhaitée.

Savoir :

  • Environnement institutionnel et administratif : organisation, fonctionnement et missions des services dans le champ concerné.
  • Réglementation et techniques en matière d’archives.

Savoir-faire :

  • Maîtrise des techniques et des normes archivistiques et d’archivage électronique.
  • Connaissances juridiques et réglementaires.
  • Maîtrise du cycle de vie des documents dans les projets de gestion de l’information.

Savoir-être :

  • Accompagnement des usagers.
  • Travail en équipe.
  • Autonomie et rigueur.
  • Confidentialité.

RENSEIGNEMENTS COMPLÉMENTAIRES : Auprès de :

CANDIDATURES : 

  • Merci d’envoyer exclusivement votre candidature par courriel  en indiquant la référence « Internet » – Toute candidature envoyée par d’autres modes de transmission ne sera pas traitée.
  • Les candidatures (CV + lettre de motivation) sont à adresser avant le 27/07/2017 à Arlette TUZOLANA-LUFUTUCO, Conseillère Ressources humaines – Courriel : Arlette.TUZOLANA-LUFUTUCO@ars.sante.fr

 


Source : Agence régionale de santé Ile-de-France.