POSTE/CDD : Responsable du Service Archives-Records management, Chef.fe de projet MOA sur le volet RM et SAE/Agence régionale de Santé IDF (Paris 19e)

  • Poste : Responsable du Service Archives-Records management, Chef de projet MOA sur le volet RM et SAE* (F/H).
  • Employeur : Agence régionale de Santé Ile-de-France, Cabinet du Directeur général, Pôle Information et communication, Mission Agence numérique, Service Archives-Records management – Paris (75019).
  • Offre : recrutement statutaire ou contractuel.
  • Cadre d’emploi/Grade : agent de catégorie A, fonctionnaire ou équivalent UCANSS.
  • Date limite de candidature : avant le 27/07/2017.
  • Poste à pourvoir dès que possible.

*Projet GED-RM-SAE : Gestion électronique de documents, Records management, Système d’archivage électronique.

EMPLOYEUR & CONTEXTE : L’Agence régionale de santé (ARS) d’Ile de France a pour mission de mettre en place la politique de santé dans la région, en coordination avec les partenaires et en tenant compte des spécificités de ses territoires. Elle est compétente sur le champ de la santé dans sa globalité, de la prévention aux soins et à l’accompagnement médico-social. Son organisation s’appuie sur un projet de santé élaboré en concertation avec l’ensemble des professionnels et des usagers. Ses actions visent à améliorer la santé de la population et à rendre le système de santé plus efficace.

La Mission Agence numérique est rattachée au Pôle Information et communication du Cabinet du Directeur général. Le Cabinet du DG est en charge de la définition et de la mise en oeuvre de la politique de l’Agence relative au développement de la démocratie sanitaire, à la communication interne et externe, et à la bonne tenue des instances de gouvernance.

Le Pôle Information et communication assure la communication, le traitement de l’information et la veille documentaire stratégique de l’Agence, en lien et pour l’ensemble des directions et délégations départementales. La Mission Agence numérique est chargée de piloter la mise en place du projet Agence numérique et la politique d’archivage au sein de l’Agence.

Le projet Agence numérique est un chantier prioritaire 2015-2018. La volonté est de sélectionner, structurer et sécuriser les flux d’information au sein de l’Agence dans un système de Gestion électronique de documents (GED). À ce titre, la responsable a pour mission de définir et mettre en place une gouvernance des flux d’information avec une démarche d’accompagnement au changement, une analyse des besoins et une sécurisation des documents d’activité de l’Agence à long terme. Elle occupe les fonctions de maître d’ouvrage et assure l’interface avec le département des systèmes d’information, maître d’oeuvre.

Le Service Archives-Records management est le référent pour l’Agence, concernant le traitement, la conservation, le versement ou la destruction des archives en conformité avec la réglementation définie au code du patrimoine. Il élabore et met en oeuvre la politique archivistique en partenariat avec les archives départementales chargées du contrôle scientifique et technique de l’État sur les archives publiques. Il apporte un soutien méthodologique aux services pour la réalisation de leur tableau de gestion. En tant qu’expert métier MOA, il intervient dans le projet Agence numérique sur l’analyse des circuits du courrier, le volet Records-management (RM) et Système d’archivage électronique (SAE).

La Mission Agence numérique est composée de 4 agents :

  • la responsable de la mission, chef de projet MOA Agence numérique ;
  • le Service Archives-Records management piloté par une archiviste-RM, avec une archiviste et une gestionnaire des archives.

POSTE & MISSIONS :

Missions principales : Proposer et assurer la mise en oeuvre d’une politique d’archivage des documents et données numériques de l’Agence répondant aux exigences législatives et adaptée aux besoins des services, en lien avec le contrôle scientifique et technique.

1 / Piloter le Service Archives-Records management de l’Agence :

  • Manager l’équipe (archiviste-records managers, gestionnaire des archives, CDD).
  • Négocier et gérer les moyens matériels et financiers nécessaires à la mise en oeuvre de la politique d’archivage.
  • Animer le réseau des correspondants du siège et des 8 délégations départementales

2 / Concevoir et conduire la politique archivistique en partenariat avec les Archives départementales et le réseau ARS :

  • Gérer la politique d’archivage territoriale : sensibilisation des services aux enjeux juridiques, harmonisation des pratiques, opérations de mutualisation, déménagements des Directions départementales sur le territoire Ile-de-France.
  • Accompagner les services, sur le plan méthodologique, pour la préparation de la procédure d’archivage.
  • Répondre aux demandes des utilisateurs internes et externes des archives.
  • Participer au projet national de tableau de gestion ARS piloté par la Mission des Archives nationales.

3 / Intervenir en tant qu’expert métier MOA sur le volet RM-SAE et accompagner le changement vers l’archivage électronique :

  • Fédérer, négocier et arbitrer avec les directions/délégations départementales.
  • Communiquer sur les différents aspects auprès des publics concernés.
  • Participer à la démarche qualité.

4 / Définir et mettre en oeuvre la politique Records management dans le projet de GED-RM-SAE :

  • Analyser les process métiers et harmoniser les procédures.
  • Rédiger les cahiers de charges RM, un guide de procédure et une charte RM.
  • Conduire le projet RM :
    • Lister et répertorier par service l’ensemble des compétences/activités ARS.
    • Animer les réunions de travail avec les services par compétence/activité ARS.
    • Réaliser l’analyse RM (documents d’activités, circuits de validation, cycle de vie, typologies documentaires, références juridiques).
    • Mener l’analyse des processus courrier de l’Agence.
  • Définir avec les services les arborescences/plans de classements dans la GED et suivre l’évolution (remontées annuelles des services : nouvelles compétences ARS)

5 / Piloter la gestion des archives électroniques dans la GED :

  • Participer à la définition des besoins et à la recette du SI de GED – espace archives.
  • Définir les solutions d’archivage dans la GED avec les services.
  • Contrôler les versements en archivage intermédiaire des directions métier.
  • Traiter les archives numériques (cycle de vie et description-métadonnées, destructions)

Interfaces professionnelles : Les missions du département sont les suivantes :

  • Définir l’analyse RM pour chaque service et ses arborescences GED.
  • Mettre à disposition des utilisateurs des prestations de services et des ressources archivistiques internes.
  • Valoriser la production interne et organiser la conservation de la mémoire des services composant l’Agence, en collaboration avec les Archives départementales.
  • Contribuer au développement de la sécurité juridique (traitement des archives pour le contentieux).
  • Participer aux actions et aux produits mutualisés du réseau archivistique des ministères sociaux.

Le service Archives-RM travaille en collaboration avec les directions du siège et des délégations départementales de l’Agence Régionale de Santé (ARS) d’Ile-de-France. Par ailleurs, il contribue également aux projets stratégiques portant sur la gestion de l’information avec les autres entités de l’agence.

Conditions d’exercice :

  • Lieu de travail : Agence régionale de santé Ile-de-France, Millénaire 2, 35 rue de la Gare, 75019 Paris.
  • Déplacements possibles au siège et en délégations départementales selon le calendrier prévisionnel des déménagements.

PROFIL : Expérience archivistique confirmée.

Savoir :

  • Environnement institutionnel et administratif : organisation, fonctionnement et missions des services dans le champ concerné.
  • Connaissances juridiques et réglementaires.
  • Connaissances archivistiques

Savoir-faire :

  • Conduite de projets : compétences organisationnelles (planning, pilotage de réunion, supports et notes d’étape) et techniques (rédaction de cahiers des charges, CCTP de marché public, mise en conformité aux normes).
  • Mise en oeuvre d’une politique archivistique au sein d’une structure.
  • Management d’équipe.

Savoir-être :

  • Sens des responsabilités.
  • Capacité de prise de décision.
  • Sens de l’organisation.
  • Adaptabilité, gestion des imprévus.
  • Accompagnement des usagers.
  • Autonomie et rigueur.

RENSEIGNEMENTS COMPLÉMENTAIRES : Auprès de Marianne Gautier, responsable de la mission Agence numérique – Courriel : marianne.gautier@ars.sante.fr

CANDIDATURES : 

  • Merci d’envoyer exclusivement votre candidature par courriel  en indiquant la référence « Internet » – Toute candidature envoyée par d’autres modes de transmission ne sera pas traitée.
  • Les candidatures (CV + lettre de motivation) sont à adresser avant le 27/07/2017 à Arlette TUZOLANA-LUFUTUCO, Conseillère Ressources humaines – Courriel : Arlette.TUZOLANA-LUFUTUCO@ars.sante.fr

 


Source : Agence régionale de santé Ile-de-France.