CDD : Chargé.e d’archives à l’Agence nationale de sécurité du médicament/Saint-Denis (93)

  • Poste : Chargé d’archives (H/F).
  • Employeur : Agence nationale de sécurité du médicament/ANSM, Direction de la maîtrise des flux et des référentiels, Pôle Gestion documentaire, archivage, contrôle des processus – Saint-Denis (Seine-Saint-Denis/93).
  • Offre : CDD jusqu’au 31 décembre 2017.
  • Date limite de candidature : 15 août 2017.

POSTE & MISSIONS :

  • Sous la responsabilité du Chef de Pôle Gestion documentaire/Archivage et Contrôle des processus, et de l’archiviste.
  • En liaison avec les prestataires des marchés liés à l’archivage.
  • En liaison avec les directions concernées par le périmètre du pôle (directions clientes).
  • Le périmètre d’activité et leurs modalités de gestion sont susceptibles d’évoluer avec le déploiement de la politique d’archivage.

Fonctions principales/Finalités du poste : Contribue à la mise en œuvre de la politique de records management, de collecte, de conservation, de traitement, de communication et de mise en valeur des archives conformément aux règles établies par l’archiviste.

Activités principales :

1 / Activités organisationnelles :

  • Gère les moyens matériels liés à l’exécution des missions qui lui sont confiées jusqu’au service fait.
  • Met à jour les bases de suivi des activités, les inventaires, les indicateurs d’activité.
  • Contribue à l’optimisation de l’organisation des activités du pôle en proposant des améliorations.
  • Contribue à l’élaboration et la mise en œuvre des outils du records management (plans de classement des archives courantes et intermédiaires, système de cotation, rédaction des instruments de recherche…).

2 / Activités techniques :

  • Assure l’accueil du public et la communication des documents.
  • Assure la traçabilité et le suivi des demandes de communication (prêts).

3 / Gère les fonds d’archives, et notamment les archives intermédiaires soit 3000 mètres linéaires de dossiers conservés dans les locaux des archives de l’ANSM, comprenant :

  • La gestion (tri, conditionnement, classement, enregistrement, contrôle) des parapheurs pour versement en feuille de garde, des dossiers ASMF, des dossiers DM.
  • L’optimisation de l’organisation de l’archivage intermédiaire pour en garantir la bonne conservation et l’accessibilité.
  • La prise en charge des situations d’urgence liées aux besoins de consultations émanant de la DAJR, réquisitions, etc.
  • L’organisation de la reprographie liée aux versements en feuille de garde de décisions à NL multiples, communications à destination du site de Vendargues, réquisitions, etc.

4 / Gère les versements des dossiers physiques chez le tiers archiveur en assurant le contrôle, la préparation et le transfert de documents/versements pour :

  • Les dossiers produits par les 23 directions suivant le planning établi (soit près de 1000 conteneurs par an).
  • Les dossiers versés « au fil de l’eau » liés à l’évaluation du médicament notamment :
    • l’archivage légal des décisions ;
    • dossiers A (originaux) ;
    • visas de publicité ;
    • les dossiers inactifs.

5 / Assure le contrôle et suivi des opérations d’archivage électronique chez le tiers archiveur.

Fonctions secondaires :

  • Participe à l’élaboration et à la mise à jour des procédures internes (modes opératoires, instructions de travail…).
  • Participe aux opérations de sensibilisation des services, et veille à l’application des procédures de versement en apportant aide et conseils techniques auprès des services producteurs.

Conditions d’exercice :

  • Poste en CDD jusqu’au 31/12/2017.
  • Lieu de travail : ANSM, site de Saint-Denis, 143/147 boulevard Anatole France, 93285 SAINT-DENIS CEDEX.

PROFIL :

Connaissances générales et spécialisées :

  • Bac + 3 minimum demandé.
  • Connaissances générales de la règlementation des archives.
  • Connaissances des règles de classement et archivistique.
  • Connaissance des normes d’archivage/records management.
  • Connaissance des techniques d’accueil et relation client .
  • Connaissances de l’organisation et du fonctionnement interne de l’établissement.
  • Expérience dans le domaine de l’archivage ou de la gestion de dossiers.

Aptitudes :

  • Rigueur, méthode, grande fiabilité.
  • Sens de l’organisation.
  • Logistique.
  • Qualités relationnelles.
  • Esprit d’équipe.
  • Maîtrise des outils informatiques.
  • Maîtrise des techniques de gestes et postures.

CANDIDATURES :

 

 


Source : ANSM.