POSTE/CDD : Archiviste à l’Hôpital Joffre-Dupuytren/Draveil (91)

  • Poste : Archiviste (H/F).
  • Employeur : Hôpitaux universitaires Henri Mondor (AP-HP), site Hôpital Joffre-Dupuytren – Draveil (Essonne/91).
  • Offre : recrutement statutaire ; ou contractuel : CDD.
  • Cadre d’emploi/Grade : poste de catégorie C.

EMPLOYEUR & CONTEXTE :

Présentation générale du groupe hospitalier : Le Groupe hospitalier regroupe 5 hôpitaux :

  • Henri Mondor à Créteil (Val-de-Marne/94).
  • Albert Chenevier à Créteil (94).
  • Georges Clemenceau à Champcueil (Essonne/91).
  • Joffre-Dupuytren à Draveil (91).
  • Emile Roux à Limeil-Brévannes (94).

Présentation générale de l’hôpital Joffre Dupuytren :

  • Nombre de lits : 564.
  • Lits de SSR : 319.
  • Lits de SLD : 204.
  • Lits de MCO-USP : 11.
  • Lits de MCO : 31.
  • Offre de soins ambulatoire : 12 places.

L’hôpital Joffre Dupuytren est essentiellement associé à la prise en charge de la personne âgée et dispose d’une compétence gériatrique reconnue.

POSTE & MISSIONS :

Mission générale : 

  • Collecter, classer, conserver, rechercher et communiquer les documents archivés aux demandeurs en appliquant des procédures, protocoles, consignes spécifiques à l’archivage médical et administratif de l’établissement Joffre-Dupuytren.
  • Mettre en œuvre la politique d’archivage de l’établissement en déterminer les moyens et en assurer le contrôle.

Missions permanentes : 

  • Contrôle des données/documents relatifs à son domaine.
  • Information et conseil auprès des personnels/utilisateurs, relatif au domaine d’activité.
  • Organisation de la collecte, de la conservation et de la communication des fonds d’archives.
  • Réalisation et contrôle des délais de conservation et des conditions de stockage.
  • Saisie, mise à jour et/ou sauvegarde de données, d’informations, de tableaux, dans son domaine d’activité.
  • Tri, classement et inventaire des archives (dossiers, documents…).

Missions spécifiques : 

Organisation des prestations :

  • Organisation et contrôle de la qualité des prestations : traçabilité, réception,
    conditionnement, respect des délais, accueil…), suivi des chantiers (collecte des fonds d’archives, tri, réduction des volumes sans perte d’information, conservation et valorisation).
  • Conception, mise en place et contrôle de la bonne application des procédures, des protocoles normalisés ou réglementaires en fonction de la mission demandée en partant de l’analyse d’une situation donnée et de l’environnement (tri, élimination, externalisation, règlement intérieur, traçabilité des dossiers, transfert partiel ou total d’une activité médicale et/ou administrative vers un autre site de l’AP-HP, ou intégration d’une activité dans l’établissement…), et mise à jour en fonction des modifications d’activité.

Externalisation :

  • Réalisation des opérations de prise en charge des dossiers médicaux et/ou administratifs selon un plan de classement défini préalablement.
  • Contrôle et suivi de l’externalisation des dossiers médicaux et/ou administratifs en relation avec le prestataire.
  • Prévision et planification des différentes étapes : traitement de fonds d’archives hospitalières (tri, classement, rédaction d’inventaires, conditionnement).
  • Organisation des collectes de versements.

L’organisation du service pourra évoluer pour s’adapter à toute évolution de la réglementation en matière d’archivage ou de développement de nouvelles technologies touchant aux modalités de conservation ou de traçabilité des mouvements de dossiers. Cela concernera notamment la mise en place du nouveau système d’information de
l’AP-HP.

Composition de l’équipe :

  • Directrice.
  • Assistante de direction.
  • Attachée d’administration hospitalière.
  • Responsable de la sécurité générale.
  • Responsable de l’animation.

Liaisons hiérarchiques :

  • Directrice de site Joffre Dupuytren.
  • Attachée d’administration hospitalière affaires générales du site.
  • Directrice Générale du Groupe Hospitalier Henri Mondor.
  • Responsable des archives du Groupe Hospitalier Henri Mondor.
  • Responsable des archives de l’APHP.

Liaisons fonctionnelles :

  • Équipe de Direction du site : directrice des ressources humaines et Directrice des soins.
  • Les services médicaux, médico-techniques et administratifs.
  • Le service des affaires juridiques, droits des usagers.
  • Responsable des archives du Groupe Hospitalier Henri Mondor.
  • Responsable des archives de l’APHP.
  • Les fournisseurs, les sociétés prestataires d’externalisation et d’élimination de dossiers médicaux et/ou administratifs.

Conditions d’exercice :

  • Poste à temps complet : 7h36/jour – Horaires : 9h-17h06.
  • Formation sécurité incendie obligatoire.
  • Lieu de travail : AP-HP, Hôpital Joffre-Dupuytren, 1 rue Eugène Delacroix, 91211 Draveil.

PROFIL :

Savoir-faire requis :

  • Définir et utiliser les techniques et pratiques adaptées à son métier.
  • Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d’archivage, un système de gestion documentaire.
  • Identifier les fonds d’archives à collecter.
  • Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence.
  • Reformuler une demande (d’information, de renseignement, etc.), en résumer les points-clés et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité professionnelle.
  • Utiliser les logiciels métier.
  • Utiliser les techniques gestes et postures/manutention.
  • Travailler en équipe pluridisciplinaire/en réseau.
  • Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence.
  • Utiliser les outils bureautiques.

Qualité requises :

  • Rigueur et sens de l’organisation.
  • Réactivité et disponibilité.
  • Aptitude à l’écoute, à la négociation et au dialogue.
  • Savoir rendre compte.
  • Secret professionnel.
  • Sens du service public.
  • Discrétion.

Connaissances requises :

  • Bureautique (connaissances opérationnelles/CO).
  • Classement et archivistique (CO).
  • Droit des usagers du système de santé (CO).
  • Réglementation des archives (connaissances approfondies).
  • Organisation et fonctionnement interne de d’établissement de santé (connaissances opérationnelles).
  • Vocabulaire médical (connaissances générales).

Pré-requis : Ce poste requiert une connaissance approfondie du fonctionnement et de l’organisation d’un service des archives.

Expérience conseillée : Expérience préalable souhaitée dans le domaine d’activité.

CONTACT & CANDIDATURES : Auprès de Mme Frédérique ANNANE, Directrice du site Joffre-Dupuytren – Tél. : 01 69 83 62 00 – Courriel : frederique.annane@aphp.fr

 


Source : FHF.