POSTE/CDD/CDI : Agent.e des archives médicales/Centre hospitalier de Versailles (78)

EMPLOYEUR & CONTEXTE : La direction Qualité et Gestion des Risques a pour mission de développer les actions d’amélioration continue de la qualité et de la sécurité des soins ainsi que de prévenir et gérer les risques au sein du Centre hospitalier de Versailles. Elle veille notamment au respect des droits des patients et à la qualité de la prise en charge. Le dossier patient constitue un document essentiel en termes de coordination et de continuité dans la prise en charge des patients.

POSTE & MISSIONS : L’agent.e du service central des archives médicales (SCAM) est placé.e sous l’autorité directe du cadre responsable des archives et du Directeur chargé de la Qualité et de la Gestion des Risques (QUARIS).

  • Situé dans le bureau d’accueil du Service Archives médicales (Niveau 0), il/elle fait partie d’une équipe de 7 personnes au sein du service (1 responsable et 6 agents des archives).
  • Il/Elle est amené.e à collaborer avec de nombreux professionnels comme les assistantes médico-administratives, les soignants, les cadres de santé, le prestataire d’archivage extérieur.
  • Il/Elle est donc le représentant de l’image du service pour tous les correspondants qui contactent le service.
  • Il/Elle doit contribuer à valoriser l’image de marque du service par une prestation efficace et une implication active au sein du service.

L’agent des archives a pour mission de :

  • Collecter, classer, conserver, rechercher et transmettre les documents archivés aux demandeurs en appliquant les procédures et consignes spécifiques à l’archivage des dossiers patients au sein de l’établissement.
  • Assurer des permanences sur les fonctions de mise à jour et de corrections de l’Identifiant Permanent du Patient.
  • Participer à des audits ou contrôles qualité permettant d’évaluer le rangement et la traçabilité des dossiers.

 Activités :

  • Participation à la gestion des commandes.
  • Participation aux inventaires dans les différents lieux de stockage des unités de soins.
  • Contrôle des dossiers pris en charge par le prestataire extérieur lors de l’enlèvement annuel.
  • Accueil téléphonique.
  • Accueil des personnes extérieures au service (assistantes médico-administratives, médecins, cadres infirmiers, personnels soignants et stagiaires).
  • Vérification de l’existence ou non d’un dossier médical d’un patient hospitalisé.
  • Recherche sur base informatique (base de donnée Alizé archives, Alizé admission, GIP sur LOGON, logiciel prestataire extérieur).
  • Sortie et rangement des dossiers.
  • Gestion des vracs (examens médicaux dont le dossier est archivé).
  • Suivi de l’archivage des dossiers de consultation.
  • Réfection des pochettes abimées.
  • Autres tâches diversifiées (messagerie, fax, impression des listings, transmission et récupération des dossiers à la navette).
  • Contrôles qualité internes.

Conditions d’exercice :

  • Recrutement statutaire (détachement, mutation) ou contractuel (CDD/CDI).
  • Le service est ouvert du lundi au vendredi de 8h30 à 17h00 en continu.
  • Organisation au sein de l’équipe afin d’assurer une permanence physique et téléphonique (y compris sur le temps du repas).
  • Lieu de travail : Hôpital André Mignot-Centre Hospitalier de Versailles, 177 rue de Versailles, 78157 Le Chesnay.

PROFIL :

  • Motivation et réactivité.
  • Bonne condition physique.
  • Pas de contre-indication au travail dans un service d’archives.
  • Pas de problème de dos ou d’articulation, pas de contre-indication au port de charges.

Compétences :

  • Classement (numérique et alphabétique) et archivage.
  • Respect de la réglementation et des procédures.
  • Respect du secret professionnel.
  • Esprit et travail d’équipe.
  • Maîtrise de l’outil informatique (logiciels utilisés pour la gestion des archives et les permanences IPP).
  • Sens des responsabilités.
  • Planification du travail avec prise en compte des priorités.

Qualités : 

  • Dynamique, réactif/ve.
  • Rigoureux/se, ordonné.e.
  • Respectueux/se, à l’écoute des différents interlocuteurs.
  • Prise d’initiative.
  • Envie de se perfectionner et d’élargir ses connaissances.

CONTACT & CANDIDATURES : Auprès de Mme Jego, Responsable du service des Archives médicales – Tél. : 01 39 63 82 34 – Courriel : djego@ch-versailles.fr

 


Source : FHF.