POSTE : E-Archiviste, Chef.fe de projet archivage électronique/Ville & Métropole de Rennes (35)

  • Poste : E-Archiviste, Chef.fe de projet archivage électronique.
  • Employeur : Ville et Métropole de Rennes (Ille-et-Vilaine/35), Pôle Solidarité, Citoyenneté, Culture.
  • Offre : recrutement statutaire prioritaire.
  • Cadre d’emploi/Grade : Attachés/Attachés de conservation du patrimoine/Ingénieurs (poste de catégorie A).
  • Date limite de candidature : avant le 23 novembre 2017.

POSTE & MISSIONS : Sous la responsabilité de l’Adjointe à la Directrice, Responsable de la Collecte et du traitement, vous accompagnez le projet d’archivage électronique de la Ville et la Métropole de Rennes, pour lesquelles un système d’archivage électronique est en cours d’acquisition. Votre rôle est de garantir la bonne constitution des fonds électroniques, leur conservation pérenne et leur accessibilité.

Ainsi, vos missions s’articulent autour de trois axes majeurs :

1 / Participer à l’élaboration d’une politique de collecte d’archivage électronique à l’échelle des collectivités (25 %) :

  • Piloter la politique d’archivage électronique :
    • Effectuer un diagnostic du parc applicatif des collectivités.
    • Évaluer les besoins et priorités et les intégrer au plan d’action collecte.
    • Garantir la conformité de la collectivité avec les dispositions législatives (code du patrimoine, code des relations entre le public et l’administration)
  • Assurer la cohérence de la politique d’archivage électronique avec la politique générale de collecte : articuler les règles de gestion des archives numériques avec celles des archives traditionnelles.
  • Assurer la gestion et le suivi des projets d’archivage électronique à l’échelle des collectivités :
    • Accompagner les projets de GED, de dématérialisation et d’archivage électronique des collectivités.
    • Effectuer une veille documentaire et juridique en matière de dématérialisation et d’archivage électronique, et la diffuser en interne aux collègues concernés.
    • Promouvoir l’archivage électronique au sein de la collectivité.

2 / Mettre en oeuvre la politique d’archivage électronique (50 %) :

  • Élaborer des outils de gestion des archives électroniques :
    • Apporter son expertise du cycle de vie des documents lors de l’élaboration des tableaux de gestion et des arborescences, en lien avec les archivistes en charge de la collecte et du pré-archivage des archives traditionnelles.
    • Rédiger et tenir à jour les référentiels et procédures d’archivage électronique (plans de classement, référentiels documentaires, profils d’archivage).
  • Organiser les versements d’archives définitives et éliminables : réceptionner les versements électroniques et vérifier leur conformité avec la politique d’archivage.
  • Sensibiliser les agents à l’archivage électronique :
    • Organiser des sessions de formation, animer ou participer à des réunions d’information aux services.
    • Diffuser l’information sur les réseaux internes (notamment l’IntraRennes).
  • Être l’interlocuteur/trice du DPO : transmettre au DPO les données nécessaires à l’exercice de ses missions.

3 / Administrer le système d’archivage électronique (20 %) :

  • Mettre en place le système d’archivage électronique :
    • Assurer le dialogue fonctionnel avec l’AMO, la DSI et le prestataire.
    • Paramétrer la solution en lien avec le prestataire et la DSI.
  • Assurer l’administration fonctionnelle du SAE :
    • Garantir la bonne articulation entre le logiciel métier et le SAE.
    • Veiller à la conformité des données conservées (versement) et superviser la procédure d’élimination en lien avec les Archives départementales d’Ille-et-Vilaine.
    • Participer aux évolutions de version en coordination avec la DSI.
    • Former et assister les utilisateurs.
  • Permettre la communication des données archivées :
    • Définir et gérer les droits d’accès.
    • Répondre aux sollicitations tant externes qu’internes en matière de communication d’archives électroniques.

Actions transversales et/ou ponctuelles :

  • Participer à la continuité du service public : mission de remplacement ou de suppléance : groupement téléphonique, magasinage.
  • Participer aux réflexions collectives et à la dynamique de service : participer aux projets de service (chantiers collectifs, renouvellement du logiciel métier…).
  • Participation annuelle aux Journées européennes du patrimoine : assurer les visites et présenter les missions des Archives de Rennes.

Relations fonctionnelles internes et externes de l’agent :

  • Au sein de sa Direction : tous, et particulièrement les archivistes en charge de la collecte et du pré-archivage, et le chargé de projets numériques (logiciel métier).
  • Au sein de la Ville, du CCAS et de Rennes Métropole : DSI, Coprod (dont les chefs de projet e-administration), Délégué à la Protection des données (DPO-Data Protection Officer), Direction des Affaires juridiques (DAJ) et potentiellement l’ensemble des services.
  • En externe : éditeur de la solution d’archivage électronique, syndicat mixte eMegalis, réseau des archives.

Conditions d’exercice :

  • Poste à temps complet : 37h30/semaine avec 15 ARTT.
  • Horaires variables, plages obligatoires 9h/11h45 et 14h15 /17h.
  • Lieu de travail : Archives de Rennes, 18 avenue Jules Ferry.
  • Déplacements fréquents sur les sites de la ville et de Rennes Métropole.

PROFIL :

  • Vous détenez de bonnes connaissances des outils de l’archivage électronique et des formats et langages.
  • Vous maîtrisez le cadre juridique des archives publiques, notamment sur les questions liées au numérique.
  • Une expérience concrète en matière d’archivage électronique serait appréciée.
  • Rigoureux/se, organisé.e et autonome, vous faites preuve d’adaptation à des contextes métiers divers en démontrant des capacités d’écoute de pédagogie et de négociation.
  • Vous possédez un grand sens relationnel et une forte aptitude au travail en équipe en mode projet.

Connaissances et savoir-faire souhaités :

  • Maîtrise du cadre normatif du records management et de l’archivage électronique.
  • Bonne connaissance des outils de l’archivage électronique (SEDA…) et des formats et langages (xml…).
  • Maîtrise du cadre juridique des archives publiques (notamment le CRPA), particulièrement relatif à la production, la gestion, la communication et la conservation des documents numériques.
  • Connaissance du contexte et des spécificités de la dématérialisation et de l’archivage électronique dans les collectivités.
  • Une expérience en matière d’archivage électronique est souhaitée. Une expérience de mise en place d’un système d’archivage électronique (dont collaboration avec des prestataires) serait un plus.
  • Veille autour des nouvelles technologies et tendances associées à l’utilisation du numérique.
  • Expérience en gestion de projet appréciée.
  • Capacité au travail d’équipe.
  • Fortes dispositions rédactionnelles et de communication.
  • Esprit d’analyse et de synthèse.

Autres prérequis pour exercer les missions :

  • Qualité d’organisation et de rigueur.
  • Autonomie.
  • Adaptation à des contextes métiers divers en démontrant des capacités d’écoute, de pédagogie et de négociation.
  • Être capable de se rendre disponible pour s’adapter aux contraintes des interlocuteurs et saisir les opportunités qui se présentent.

CANDIDATURES : Adresser CV et lettre de candidature avant le 23/11/2017, sous réf. : TJ/DirCult/Archives/e-archiviste :

  • Par courriel, à : Rh-r-ressourcesculture@rennesmetropole.fr
  • Si besoin par courrier postal : Rennes Métropole, Ressources Humaines et de l’Organisation, Mission Recrutement, CS 63126, 35031 RENNES Cedex.

Sans réponse de notre part au 11/12/2017, considérez que votre candidature n’a pas été retenue. Merci de votre compréhension.

 


Source : Rennes Métropole.