CDD/CDI : Archiviste expert.e/Dépt. Archives, documentation & patrimoine du ministère de la Justice (Paris 19e)

  • Poste : Archiviste expert.e.
  • Employeur : Ministère de la Justice, Secrétariat général, Service de l’expertise et de la modernisation, Département des archives, de la documentation et du patrimoine (DADP) – Paris (75019).
  • Offre : recrutement contractuel.
  • Date limite de candidature : 27 septembre 2018.
  • Date de prise de poste : 1er décembre 2018.

EMPLOYEUR & CONTEXTE : Le Secrétariat général du ministère de la Justice assure une mission générale de coordination et de soutien des services du ministère. Il exerce les fonctions prévues par le décret n° 2014-834 du 24 juillet 2014 relatif aux secrétaires généraux des ministères.

Rattaché au Service de l’expertise et de la modernisation du secrétariat général (SEM), le Département des archives, de la documentation et du patrimoine (DADP) définit, en liaison avec les directions et sous le contrôle scientifique et technique de l’administration des archives, la politique ministérielle en matière d’archives :

  • Il exerce une mission générale d’expertise auprès de l’ensemble des services du ministère ainsi que des juridictions et des opérateurs qui en relèvent. À ce titre, il apporte son expertise et son soutien aux directions et services du ministère, aux juridictions et aux opérateurs en matière de collecte, de conservation et de communication de leurs archives, quel qu’en soit le support.
  • Il participe à la définition des règles de sélection et de versement des documents et données aux services publics d’archives.
  • En lien avec les services concernés de l’administration centrale du ministère et de ses opérateurs, il assure la définition du cycle de vie des documents et des données et le contrôle de leur élimination.
  • Il assure la gestion des archives intermédiaires des services de l’administration centrale du ministère.
  • Il apporte son expertise aux directions et services du ministère afin d’assurer la préservation de l’intégrité et la pérennisation des données des applications informatiques du ministère.
  • Il assure la gestion de la plate-forme d’archivage électronique du ministère.
  • Il prend en charge la collecte et la communication des archives de l’administration centrale du ministère, notamment l’instruction des demandes de consultation par dérogation aux délais de communicabilité des archives publiques.
  • Il conseille les services de l’administration centrale du ministère pour l’acquisition de leur documentation ; il gère les acquisitions d’ouvrages et périodiques et souscrit les abonnements pour le compte de la Chancellerie ; il collecte les rapports produits par le ministère et gère la bibliothèque. Il assure la collecte des circulaires et publie le Bulletin officiel. Il conduit des actions de valorisation des services documentaires.
  • Il contribue à la mise en valeur du patrimoine et de l’histoire de la justice. Il assure le suivi des mouvements et des restaurations des objets mobiliers d’intérêt patrimonial de l’administration centrale du ministère, en particulier ceux déposés auprès du ministère par d’autres institutions, en lien avec la commission de récolement des dépôts d’œuvres d’art.

POSTE & MISSIONS : Sous l’autorité du chef de pôle et de son adjoint :

1 / Gestion des flux intermédiaires papier : L’agent.e sera plus particulièrement chargé.e de l’encadrement de proximité de l’équipe de gestion, magasinage et communication administrative (1 chargé de communications, 2 manutentionnaires minimum) : planification et suivi du travail quotidien.

En synergie avec le chargé des communications administratives, il/elle devra :

  • Instruire les bordereaux de versement et d’élimination dans le progiciel Avenio (le cas échéant et selon la quantité, la charge sera répartie auprès des agents maîtrisant les fonctionnalités idoines du progiciel).
  • Gérer les magasins, principalement le dépôt de Russy-Bémont :
    • Récolement, mise à jour des localisations/Coordination des éliminations internes (annuelles a minima).
    • Remontée des problématiques d’entretien du site auprès du chef de pôle et son adjoint.
    • Manutention ponctuelle en fonction du besoin.
    • Établir les statistiques de flux.

2 / Gestion des versements intermédiaires électroniques :

  • L’agent.e sera chargé.e de piloter la phase de transition entre l’outil actuel, Avenio, et le futur système d’archivage électronique hybride, Axone, notamment auprès des services producteurs. En lien avec l’équipe Proj@e, il/elle devra tout particulièrement veiller à la bonne mise en qualité et à l’export des données.
  • Il/Elle coordonnera les échanges entre le pôle des archives de l’administration centrale et le Département de l’archivage électronique et des archives audiovisuelles (DAEAA) aux Archives nationales, en ce qui concerne les versements.
  • Il/Elle participera aux groupes de travail interministériels sur l’archivage électronique (OCTAVE, ADAMANT…).

3 / Conseil en archivage (en fonction des priorités des missions de gestion) : En synergie avec trois agents : le chef de pôle, son adjoint et un archiviste, l’agent.e conseillera l’ensemble des services ministériels (administration centrale, services déconcentrés et opérateurs sous tutelle) pour la mise en œuvre des procédures d’archivage réglementaires :

  • Construction des outils méthodologiques, notamment les tableaux de conservation/récolement des dossiers.
  • Accompagnement des services versants à la méthode (à moduler en fonction du statut juridique du service).

Conditions d’exercice :

  • Recrutement sur contrat.
  • Lieu de travail : Ministère de la Justice, Secrétariat général, Service de l’expertise et de la modernisation, Département des archives, de la documentation et du patrimoine, 35 rue de la gare, 75019 Paris.

PROFIL : 

Compétences requises :

  • Titulaire d’un Master en archivistique.
  • Excellent niveau en archivistique, notamment documentaire ; connaissance de la norme ISAD (G).
  • Expérience en archives publiques.
  • Connaissance des institutions publiques et de leur histoire et intérêt pour le fonctionnement des juridictions et des institutions judiciaires.
  • Maîtrise de l’informatique documentaire et des outils bureautiques courants.
  • Maîtrise des modules collecte et recherches du SIA, système d’information diffusé par le ministère de la Culture dans les ministères et d’Avenio, outil de gestion des archives intermédiaires papier.
  • Connaissance de l’environnement interministériel en matière d’archivage électronique (VITAM, Archifiltre, OCTAVE…).
  • Maîtrise des enjeux liés à l’archivage électronique (pérennité, intégrité, traçabilité).

Qualités requises :

  • Efficacité et adaptabilité.
  • Rigueur et autonomie.
  • Discrétion.
  • Qualités relationnelles.
  • Sens de l’organisation.
  • Capacités rédactionnelles.
  • Connaissance des outils bureautiques (Excel et/ou Calc).
  • Faire preuve de pédagogie.
  • Capacités de communication et animation d’un réseau.

RENSEIGNEMENTS & CANDIDATURES : Auprès de :

Seules les candidatures envoyées à ces adresses de courriel seront prises en compte.

 


Source : BIEP.