POSTE/CDD : Chargé.e de suivi du projet d’archivage électronique, archiviste-expert.e/Ministère de la Justice (Paris 19e)

  • Poste : Chargé.e de suivi du projet d’archivage électronique, archiviste-expert.e.
  • Employeur : Ministère de la Justice, Secrétariat général, Service de l’expertise et de la modernisation, Département des Archives, de la documentation et du patrimoine (DADP) – Paris (75019).
  • Offre : recrutement statutaire ou contractuel.
  • Date limite de candidature : 26 octobre 2018.

EMPLOYEUR & CONTEXTE : Le Secrétariat général du ministère de la Justice assure une mission générale de coordination et de soutien des services du ministère. Il exerce les fonctions prévues par le décret n° 2014-834 du 24 juillet 2014 relatif aux secrétaires généraux des ministères.

Rattaché au Service de l’expertise et de la modernisation (SEM) du Secrétariat général, le Département des Archives, de la documentation et du patrimoine (DADP) définit, en liaison avec les directions et sous le contrôle scientifique et technique de l’administration des archives, la politique ministérielle en matière d’archives :

  • Il exerce une mission générale d’expertise auprès de l’ensemble des services du ministère ainsi que des juridictions et des opérateurs qui en relèvent. À ce titre, il apporte son expertise et son soutien aux directions et services du ministère, aux juridictions et aux opérateurs en matière de collecte, de conservation et de communication de leurs archives, quel qu’en soit le support.
  • Il participe à la définition des règles de sélection et de versement des documents et données aux services publics d’archives. En lien avec les services concernés de l’administration centrale du ministère et de ses opérateurs, il assure la définition du cycle de vie des documents et des données et le contrôle de leur élimination.
  • Il assure la gestion des archives intermédiaires des services de l’administration centrale du ministère.
  • Il apporte son expertise aux directions et services du ministère afin d’assurer la préservation de l’intégrité et la pérennisation des données des applications informatiques du ministère.
  • Il assure la gestion de la plate-forme d’archivage électronique du ministère. 
  • Il prend en charge la collecte et la communication des archives de l’administration centrale du ministère, notamment l’instruction des demandes de consultation par dérogation aux délais de communicabilité des archives publiques.
  • Il conseille les services de l’administration centrale du ministère pour l’acquisition de leur documentation ; il gère les acquisitions d’ouvrages et périodiques et souscrit les abonnements pour le compte de la Chancellerie ; il collecte les rapports produits par le ministère et gère la bibliothèque.
  • Il assure la collecte des circulaires et publie le Bulletin officiel.
  • Il conduit des actions de valorisation des services documentaires.
  • Il contribue à la mise en valeur du patrimoine et de l’histoire de la justice.
  • Il assure le suivi des mouvements et des restaurations des objets mobiliers d’intérêt patrimonial de l’administration centrale du ministère, en particulier ceux déposés auprès du ministère par d’autres institutions, en lien avec la commission de récolement des dépôts d’œuvres d’art.

Contexte : Le ministère de la Justice dématérialise ses procédures (civiles, pénales et administratives) et déploie des outils de GED, de signature électronique et de numérisation. En conséquence, après une étude de cadrage sur l’archivage électronique pour recueillir les besoins des services du ministère, le DADP a lancé le PROJ@E (Programme de la justice pour l’archivage électronique) à partir de 2016. Il s’agit avant tout de concevoir un système d’archivage électronique (SAE) pour garantir dans le temps la valeur probante et la lisibilité des documents produits par les juridictions et les services du ministère de la justice. Ce SAE est dénommé Axone. Il s’agit également d’améliorer les procédures permettant de prendre en compte les enjeux de l’archivage dans la conception et la maintenance des systèmes d’information du ministère de la Justice.

L’équipe-projet du PROJ@E est dirigée par une cheffe de projet et placée sous l’autorité du chef du DADP. Ses membres travaillent en étroite collaboration avec le Service des systèmes d’information et de communication (SSIC) du Secrétariat général, qui assure la maîtrise d’œuvre du projet de SAE, ainsi qu’avec l’ensemble des directions du ministère. L’équipe-projet PROJ@E assure le lien avec les autres projets d’archivage électronique à l’interministériel, notamment le projet VITAM, sous le contrôle du Service interministériel des Archives de France (SIAF) ainsi qu’avec le projet ADAMANT  (Administration Des Archives et de leurs Métadonnées aux Archives Nationales dans le Temps), système d’archivage électronique des Archives nationales.

POSTE & MISSIONS : Au sein de l’équipe-projet PROJ@E et sous l’autorité du chef de projet, l’expert.e en archivage électronique accompagne les directions pour organiser les données et documents électroniques dans le but de structurer les flux d’archivage vers le SAE, en s’appuyant sur les gisements de données et documents repérés lors de l’étude cadrage et sur la cartographie des systèmes d’information tenue à jour par le SSIC.

Dans le cadre du projet, ses missions consistent à :

  • Définir le cycle de vie des données et documents des applications à raccorder au SAE à partir des instructions de tri nationales et tableaux de conservation en vigueur. Dans ce cadre, l’expert.e peut être amené.e à rédiger des textes réglementaires pour faire évoluer le droit en vigueur, en lien avec le SIAF. Ce travail peut amener à mobiliser des connaissances juridiques générales.
  • Évaluer la valeur des données et documents de chacun des processus sélectionnés pour déterminer les informations éligibles à l’archivage intermédiaire et définitif.
  • Écrire les spécifications pour transférer les données et documents en provenance des applications prises en charge (profils d’archivage) vers Axone, mais également vers la plate-forme ADAMANT des Archives nationales.
  • Participer à la définition des contrats de service pour les versements vers Axone.
  • Participer à la rédaction de la documentation de projet relevant de la maîtrise d’ouvrage (cahier des charges, spécifications fonctionnelles détaillées).
  • Participer à la vérification de l’atteinte des résultats (mise en place, recette, exploitation, maintien en condition opérationnelle).
  • Accompagner les directions et services du ministère utilisateurs d’Axone (conduite au changement, formation et assistance aux utilisateurs).

Pour mener à bien ses missions, l’expert.e est amené.e à piloter des groupes de travail et assurer le suivi de la méthodologie de gestion des projets qui lui sont confiés, avec une autonomie certaine.

Conditions d’exercice :

  • Recrutement ouvert aux contractuels.
  • Lieu de travail : Ministère de la Justice, Service de l’expertise et de la modernisation, Département des Archives, de la documentation et du patrimoine, 35 rue de la Gare, 75019 Paris.

PROFIL :

Compétences requises :

  • Connaissance de l’archivistique, notamment :
    • Traitement des données et documents numériques (outils, techniques, normes et standards de conservation des informations numériques).
    • Contexte réglementaire de la gestion des archives publiques (code du patrimoine, instructions de tri).
    • Structuration de l’information numérique (métadonnées descriptives et techniques, plan de classement, standard d’échange (type SEDA)).
  • Connaissance du droit de la dématérialisation, de la protection des données à caractère personnel et de la sécurité des systèmes d’information dans l’administration publique.
  • Connaissance des principes de gestion de bases de données et des pratiques de gestion des documents issus d’outils bureautiques ou de boîtes mails.
  • Connaissance des institutions publiques et de leur histoire et intérêt pour le fonctionnement des juridictions et des institutions judiciaires.
  • Connaissance des outils bureautiques (Excel et/ou Calc).
  • Capacité à travailler en mode projet et en équipe.
  • Compétences rédactionnelles : esprit d’analyse et de synthèse.
  • Écoute et sens relationnel.

RENSEIGNEMENTS & CANDIDATURES : Auprès de :

 


Source : Ministère de la Justice.