STAGE 6 mois : Assistant.e Archiviste & Conformité à Solidarités International/Clichy-la-Garenne (92)

  • Poste : Stagiaire Assistant.e Archiviste et Conformité.
  • Employeur : Association Solidarités International – Clichy-la-Garenne (Hauts-de-Seine/92).
  • Offre : stage conventionné de 6 mois.
  • Date de début du stage : à partir de mars 2019.

EMPLOYEUR & CONTEXTE : Depuis plus de 38 ans, l’association d’aide humanitaire Solidarités International est engagée sur le terrain des conflits et des catastrophes naturelles. Notre mission est de secourir le plus rapidement et le plus efficacement les personnes dont la vie est menacée, en couvrant leurs besoins vitaux : boire, manger, s’abriter. Particulièrement engagés dans le combat contre les maladies liées à l’eau insalubre, première cause de mortalité au monde, nous intervenons en développant notre expertise dans le domaine de l’accès à l’eau potable et l’assainissement, mais également dans ceux, essentiels, de la sécurité alimentaire et de la reconstruction.

Le département de Transparence et Développement Institutionnel (TDI) a connu en 2018 une profonde évolution avec l’intégration d’une équipe « Bailleurs de Fonds Institutionnels ». L’équipe en charge de l’audit interne et de la gestion des risques a également évolué, avec notamment le déploiement de postes dédiés sur le terrain. Responsable de la conformité et des flux d’archives de l’organisation, l’équipe Audit Interne travaille en étroite collaboration avec les autres départements, sur le terrain comme au siège. Face à l’augmentation du flux d’archives, en lien avec l’évolution des volumes opérationnels de Solidarités International, le département souhaite renforcer les processus d’archivages existants et développer un suivi efficace de la conformité.

POSTE & MISSIONS : Assister la Référente Audit Interne et l’ensemble de l’équipe du département TDI composé de :

  • La directrice déléguée de département.
  • Une référente Bailleurs de Fonds.
  • Une référente d’Audit Interne.
  • Une chargée d’Audit.
  • Un.e assistant.e Bailleurs de Fonds (stage).

L’assistant.e exerce ses fonctions sous la responsabilité de la référente Audit Interne, en collaboration avec les autres membres du département.

Principaux objectifs du stage :

  • Participer activement à l’amélioration des fonctionnements de l’organisation sur la gestion des archives via le développement d’une stratégie dédiée.
  • Développer des connaissances sur les processus d’audit et de redevabilité dans le secteur humanitaire.
  • S’assurer que les outils de suivi et de redevabilité sont à jour et diffusés sur l’intranet.
  • Connaissance et analyse des procédures d’archivages de Solidarités International.
  • Développement d’outils effectifs et de formation sur la gestion des flux d’archives.
  • Assister la référente Audit Interne ainsi que les autres membres du département TDI dans l’exécution des taches nécessaires au suivi de la conformité.
  • Assurer le lien et la circulation de l’information entre les différents interlocuteurs (desk, siège, terrain).

Principales tâches :

  • Organiser les flux et le classement des archives au siège afin d’assurer, en collaboration avec le département logistique, une optimisation des espaces de stockage : processus d’externalisation des archives non utilisées, organisation de l’espace de stockage disponible, étiquetage et mise en cartons, etc.
  • Contribuer à la réponse aux audits externes : sortie de la documentation et vérification de conformité des pièces justificatives.
  • Participe au développement de modules de formation spécifiques à l’archivage dans une perspective de redevabilité interne et externe.
  • Appuyer au développement et à la diffusion d’outils dédiés à une gestion efficace des archives : Développement de base de données sur le terrain, revue des formats de packings listes, grille d’analyse de conformité de la documentation, etc.
  • Être en contact direct avec le terrain sur les questions d’archivages et de remontée des archives au siège : revue et validation des packings listes, organisation des espaces de stockages, etc.
  • Appuyer et contribuer au processus de numérisation des archives comptables, en collaboration avec la direction financière.
  • Organiser le classement des ressources documentaires sur le réseau du département
  • Participer au déploiement sur le terrain ainsi qu’au suivi, à la compilation et à l’analyse des outils de contrôle interne et d’audits internes : suivi des recommandations, tables de risques, base de donnée archives, etc.
  • Venir en appui de la responsable du département et de la référente audit interne lorsque nécessaire, et plus spécifiquement sur des exercices d’audits internes.
  • Participer à des réunions et autres évènements de la vie associative.

Apports du stage :

  • Découvrir le fonctionnement du siège d’une ONG ainsi que les relations entre le siège et le terrain.
  • Découvrir les différents métiers de Solidarités International.
  • Connaître les enjeux de Redevabilité d’une ONG et y participer activement.
  • Avoir une première approche du fonctionnement d’une mission et de ses contraintes spécifiques.
  • Contact direct avec le terrain.
  • Maitrise des procédures internes de Solidarités International.
  • Développer une autonomie et une expertise sur les techniques d’archivage.

Conditions d’exercice :

  • Stage de 6 mois, à pourvoir idéalement à partir de mars 2019.
  • Convention de stage obligatoire.
  • Gratification légale de 15% du plafond horaire de la sécurité sociale en vigueur – La gratification est calculée au prorata des heures de présence réelles sur le mois (en moyenne 1 mois = 154 heures, soit 22 jours de 7h/jour).
  • Transport en commun pris en charge à 50% par Solidarités International.
  • Tickets restaurant/jour effectif de stage, avec participation de Solidarités International à 60 %.
  • Lieu du stage : Solidarités International, 89 rue de Paris, 92110 Clichy-la-Garenne.

PROFIL :

  • Formation ou expérience en métiers des archives et ressources documentaires (DUT ou Licence professionnelle).
  • Compétences rédactionnelles, de synthèse en français et en anglais.
  • Maîtrise des outils bureautiques courant :
    • Windows (Word, Excel, Power Point).
    • Internet et courrier électronique (Outlook).
  • Sensibilité pour le secteur de l’associatif et de l’humanitaire appréciée.
  • Sens de l’organisation et capacité à suivre et mettre en place des procédures indispensables.
  • Rigueur et sens de l’organisation.
  • Esprit d’équipe et aisance relationnelle.
  • Autonomie et proactivité.

CANDIDATURES : Adresser uniquement par courriel CV et lettre de motivation à Mme Daphné SCHMIT : dschmit@solidarites.org

 

 


Source : Solidarités International.