CDD 3 ans : Archiviste à l’OTAN/Bruxelles (Belgique)

  • Poste : Commis aux Archives.
  • Employeur : OTAN, Division Gestion exécutive, Section Archives – Bruxelles (Belgique).
  • Offre : recrutement contractuel (hors détachement) : CDD de 3 ans, évolutif en CDI.

EMPLOYEUR & CONTEXTE : Au sein de la Division Gestion exécutive, les Archives de l’OTAN travaillent sous l’autorité du Comité des archives. Placées sous la direction de l’archiviste de l’OTAN, elles ont pour responsabilités principales le repérage des informations ayant une valeur permanente, la gestion globale des fonds d’archives de l’OTAN et l’application de la politique relative à la mise en lecture publique. Pour s’acquitter de leur rôle, les Archives de l’OTAN donnent des orientations sur les questions ayant trait à la gestion des archives courantes, intermédiaires et définitives à l’échelle de l’Organisation, elles collectent les informations OTAN à valeur permanente dans l’ensemble des organismes civils et militaires de l’OTAN, elles organisent et conservent ces informations, quel qu’en soit le support, et elles rendent accessibles les informations OTAN mises en lecture publique.

POSTE & MISSIONS :

  • Le/La commis*e archives est affecté*e à la Section Archives de l’OTAN et relève de l’administrateur/administratrice chargé(e) de la mise en lecture publique.
  • Il/Elle :
    • contribue à l’exécution du programme de mise en lecture publique établi par l’Organisation ;
    • communique des références d’archives à des chercheurs/chercheuses internes et externes ;
    • fournit un soutien aux activités de relations publiques destinées à faire connaître les Archives de l’OTAN ;
    • et aide à établir la description des fonds d’archives audiovisuelles et à rendre ces archives accessibles.
  • Il/Elle est également amené*e à apporter une aide pour les réunions et les ateliers du Comité des archives.
  • Il/Elle veille à ce que ce soutien soit assuré d’une façon efficace, qui réponde aux besoins des clients et qui tienne compte de la politique et des procédures de l’OTAN en matière de gestion de l’information.
  • Il/Elle est responsable de l’application correcte et uniforme des procédures de travail pertinentes et des règlements relatifs à la sécurité de l’information.

Responsabilités principales :

1 / Développement de l’expertise :

  • Met en œuvre les procédures de travail, les lignes directrices et les directives d’application découlant de la politique de gestion de l’information OTAN (NIMP), de la politique relative à la gestion des archives courantes et intermédiaires de l’OTAN, de la politique relative à la mise en lecture publique de l’information OTAN et de la politique de sécurité de l’OTAN.
  • Se montre compétent*e, maîtrise les fonctions de gestion des archives courantes, intermédiaires et définitives, et comprend l’histoire de l’Organisation.

2 / Gestion de l’information :

  • Établit la description archivistique de fonds à valeur permanente, quel qu’en soit le support, et aide à traiter les demandes systématiques et les demandes ponctuelles de déclassification et de mise en lecture publique de documents.
  • Contribue au traitement archivistique et à la numérisation des documents à valeur permanente.
  • Assure une tenue à jour rigoureuse des registres concernant la déclassification et la mise en lecture publique de documents.
  • Met au point des instruments de recherche et d’autres outils de référence, destinés à être utilisés sur place ou en ligne.
  • Aide à établir la description archivistique des fonds audiovisuels et facilite l’accès à ces fonds.
  • Contribue à ce que les informations mises en lecture publique soient rendues accessibles dans la Salle de lecture des Archives de l’OTAN et sur les plateformes en ligne des Archives de l’OTAN.

3 / Gestion des connaissances :

  • Effectue des recherches et rédige la description de fonds d’archives à valeur permanente conformément aux normes archivistiques internationales.
  • Mène des recherches archivistiques portant sur des demandes de références.
  • Collecte et tient à jour les statistiques relatives à l’utilisation (dans la Salle de lecture et en ligne) des fonds des Archives de l’OTAN accessibles au public.

4 / Planification et exécution :

  • Comprend et fait preuve d’une certain aptitude à interpréter les politiques et les procédures en vigueur, et les applique correctement à l’exécution des tâches.
  • Contribue à la conservation des documents à valeur permanente, quel qu’en soit le support (papier, numérique, microfilm ou audiovisuel), et facilite l’accès à ces documents.

5 / Gestion des parties prenantes :

  • Fournit des références d’archives à des chercheurs/chercheuses internes et externes, sur place et en ligne.
  • Répond aux demandes d’information et contribue aux activités de relations publiques menées par les Archives de l’OTAN, notamment aux expositions et aux séminaires.
  • Cerne et définit les besoins des clients, et fait des observations sur les solutions possibles.
  • Collabore efficacement avec des collègues d’horizons divers et avec des utilisateurs ayant différents niveaux d’expérience et de compétence.

6 / Gestion de projet : Apporte son expertise et fournit un soutien aux projets de petite et de moyenne ampleur concernant la gestion des archives courantes, intermédiaires et définitives, la mise en lecture publique de l’information OTAN et les activités de relations publiques menées par les Archives de l’OTAN.

7 / Efficacité organisationnelle :

  • Fournit un service de qualité et propose des moyens plus performants de fournir le service.
  • S’acquitte de toute autre tâche en rapport avec ses fonctions qui pourrait lui être confiée.

Structure et liaisons :

  • Le/La titulaire du poste relève de l’administrateur/administratrice chargé*e de la mise en lecture publique pour l’exécution de toutes les fonctions principales décrites ci-dessus et pour toutes les autres responsabilités qui pourraient lui être confiées par la suite.
  • Il/Elle est en contact fréquent avec le personnel de sa division d’affectation pour lui fournir le soutien information habituel et lui donner des avis sur les aspects pratiques de cette activité et sur les procédures s’y rapportant ; dans ce contexte, il/elle collabore étroitement avec les chercheurs/chercheuses internes et externes et assure un service de qualité en matière de fourniture de références.
  • Aucun subordonné*e direct*e ou indirect*e.

Conditions d’exercice :

  • Contrat proposé (hors détachement) : conformément au Règlement du personnel civil de l’OTAN, la personne retenue se verra offrir un contrat d’une durée déterminée de trois ans, qui pourra être suivi d’un contrat de durée indéterminée.
  • Si la personne retenue est détachée de l’administration d’un État membre de l’OTAN, elle se verra offrir un contrat d’une durée déterminée de trois ans, qui, sous réserve de l’accord des autorités nationales concernées, pourra être reconduit pour une période de trois ans maximum. À ce poste, la durée de service d’un agent détaché n’excède pas six ans.
  • Les agents en fonction se verront offrir un contrat conforme aux dispositions du Règlement du personnel civil de l’OTAN.
  • Poste à temps plein, au grade B2/B3.
  • Salaire (base de paie) : 3094,42 euros/mois.
  • De par la nature du poste, le/la titulaire peut parfois être amené*e à voyager pour le travail et/ou à travailler en dehors des heures normales de service.
  • L’Organisation, en application de plusieurs politiques sur l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée, propose notamment des possibilités de télétravail et d’horaire flexible sous réserve des exigences liées à la fonction.
  • Le Secrétariat international de l’OTAN est un environnement sans tabac.
  • Lieu de travail : poste basé à Bruxelles.

Note :

  • Quelles que soient leurs qualifications et leur expérience, les candidat*e*s retenu*e*s pour un poste à grade jumelé sont nommé*e*s au grade le moins élevé. La promotion au grade le plus élevé n’est pas automatique et n’est en principe pas accordée au cours des trois premières années passées dans le poste.
  • Lorsque certaines conditions sont réunies, l’agent en fonction peut être nommé immédiatement au grade le plus élevé, et la période de trois ans peut être réduite, d’un maximum de vingt-quatre mois, pour les candidat*e*s externes. Ces conditions sont décrites dans la directive du Secrétariat international relative aux postes à grades jumelés.

PROFIL :

Acquis essentiels : Le/La titulaire du poste doit :

  • Avoir une bonne instruction générale, au moins du niveau secondaire supérieur, ou une expérience professionnelle équivalente.
  • Avoir un an d’expérience dans des fonctions de gestion d’archives courantes, intermédiaires ou définitives, ou dans des tâches s’y rapportant, en particulier au niveau international.
  • Avoir au minimum le niveau de compétence V (« avancé ») dans l’une des deux langues officielles de l’OTAN (anglais/français), et le niveau I (« débutant ») dans l’autre.
  • Être disposé*e à voyager et/ou à travailler en dehors des heures normales de service, selon les besoins.

Acquis souhaitables : Seraient considérées comme autant d’atouts :

  • Une formation professionnelle ou une expérience dans les domaines de l’archivistique, de la science de l’information ou de l’histoire.
  • Une connaissance des bonnes pratiques et des normes internationales dans le domaine de la gestion des archives courantes, intermédiaires et définitives.
  • Une connaissance des méthodes de classement et de description d’archives ou de séries de documents spécialisés.
  • Une expérience des services de référencement.
  • Une connaissance ou une expérience des méthodes de classement et de description de fonds d’archives audiovisuelles et de fourniture d’accès à ces fonds.
  • Une connaissance des technologies de l’information et de la communication, des équipements de bureau modernes, des suites bureautiques actuelles, ainsi que de leur application à la gestion des documents et au traitement des archives.

Compétences : Le/La titulaire du poste doit faire preuve des compétences suivantes :

  • Clarté et précision : vérifie son travail.
  • Souci du service au client : s’engage personnellement à résoudre les problèmes.
  • Empathie : écoute activement.
  • Flexibilité : agit avec flexibilité.
  • Initiative : fait preuve de décision dans les situations où il faut agir sans attendre.
  • Compréhension organisationnelle : comprend la structure de l’Organisation.
  • Travail en équipe : exprime des attitudes et des attentes positives concernant l’équipe ou les membres de l’équipe.

RENSEIGNEMENTS COMPLÉMENTAIRES : En raison du vif intérêt suscité par l’OTAN et du nombre élevé de candidatures potentielles, il ne pourra pas être donné suite aux demandes de renseignements adressées par téléphone ou par courrier électronique.

CANDIDATURES :

  • On notera que seules les candidatures de ressortissant*e*s de pays de l’OTAN pourront être acceptées.
  • Les candidatures doivent être soumises via l’un des liens suivants :
    • Pour les membres du personnel civil de l’OTAN seulement : veuillez postuler via le portail interne de recrutement (pour plus d’informations, veuillez contacter votre Responsable Ressources humaines civil);
    • Pour tous les autres candidats : www.nato.int/recruitment
  • Les candidat*e*s qui ne seront pas retenu*e*s pour ce poste pourront se voir offrir un poste analogue, au même grade ou à un grade inférieur, pour autant qu’ils/elles remplissent les conditions requises.

Veuillez noter :

  • Au moment des entretiens, les candidat*e*s seront invité*e*s à présenter des justificatifs de leur formation et de leur expérience professionnelle pertinentes pour ce poste.
  • La nomination se fera sous réserve de la délivrance d’une habilitation de sécurité par les autorités du pays dont le/la candidat*e retenu*e est ressortissant*e et de l’approbation de son dossier médical par le/la médecin conseil de l’OTAN.
  • Pour plus d’informations concernant le processus de recrutement et les conditions d’emploi, veuillez vous référer au site suivant : http://www.nato.int/cps/en/natolive/recruit-hq-e.htm

L’OTAN, en tant qu’employeur, accorde une grande importance à la diversité des parcours et des perspectives et est déterminée à recruter et à fidéliser des personnes talentueuses issues d’horizons divers. L’Organisation examinera les candidatures de ressortissant*e*s de tous les pays membres, et encourage vivement les femmes à postuler.

Le développement de l’intégrité est un élément clé des tâches fondamentales de l’Alliance. En tant qu’employeur, l’OTAN attache une grande importance au respect des principes d’intégrité, de transparence et de redevabilité, conformément aux normes et aux pratiques internationales établies pour le secteur de la défense et de la sécurité s’y rapportant. Les candidat*e*s sélectionné*e*s doivent être des modèles d’intégrité et s’employer en permanence à promouvoir la bonne gouvernance dans le cadre de leur travail.

 


Source : OTAN.