• Poste : Archiviste chargé*e de la gestion de l’information électronique.
• Employeur : Ville de Lille (Nord/59), Pôle Culture et Manifestations, Direction du Patrimoine Culturel, Service des Archives municipales.
• Offre : recrutement contractuel : CDD de 6 mois.
• Cadre d’emploi/Grade : Assistants de conservation du patrimoine de 2e classe (catégorie B).
• Date limite de candidature : 26 juillet 2019.
• Poste à pourvoir dès que possible.
  

POSTE & MISSIONS :

• Participer à la politique de records management et d’archivage de la Ville et à la valorisation du patrimoine historique écrit.
• Rattachement hiérarchique : cheffe du Service des Archives municipales de Lille.

Le/La chargé*e de la gestion de l’information électronique travaille en étroite collaboration avec la responsable de la gestion de l’information électronique ainsi qu’avec le responsable des archives contemporaines et le chargé de gestion des archives contemporaines.

Accompagnement des services municipaux dans la gestion de l’information électronique :

• Audit et évaluation de la gestion de l’information électronique dans les services municipaux.
• Assistance méthodologique dans la gestion de l’information électronique.
• Élaboration de d’outils et procédures de gestion et d’archivage : procédures, tableaux de gestion mixtes (papier + électronique), plans de classement, plans de nommage, fiches conseils…
• Accompagnement des services dans la mise en œuvre des outils et procédures.
• À terme, suivi des opérations de versement et d’élimination d’archives électroniques.

Accompagnement des projets d’informatisation et de dématérialisation des processus de la Ville :

• Participation aux groupes de travail.
• Évaluation des impacts du projet sur les processus documentaires.
• Analyse des risques liés à la maîtrise du cycle de vie et à l’archivage des données et documents.
• Proposition d’actions préventives pour couvrir les risques identifiés, définition des modalités de gestion et d’archivage des données et documents.
• Intégration des exigences liées à la gestion du cycle de vie et à l’archivage dans les cahiers des charges.
• À terme, suivi des opérations d’archivage et de purge des applications.

Audit des applications métiers existantes et préconisations :

• Étude du contexte de production.
• Évaluation des données et documents et des risques liés à la maîtrise de leur cycle de vie.
• Mise en place de règles de gestion des données et de procédures d’élimination des données, accompagnement des opérations de purge.
• Propositions de mesures conservatoires en attendant le déploiement du futur SAE.
• À terme, mise en œuvre des opérations de versement dans le SAE.

Participation aux autres activités des Archives :

• Permanence en salle de lecture (1/2 journée par semaine).
• Participation occasionnelle aux projets culturels (documents du moment, expositions virtuelles, Journées du Patrimoine, etc.).

Responsabilités et résultats attendus :

• Contribuer à la mise en œuvre d’un records management et à la diffusion de bonnes pratiques de gestion documentaire dans les services municipaux.
• Contribuer au projet d’archivage électronique de la collectivité.
• Faire évoluer les processus pour maintenir la qualité d’archivage quel que soit le support de l’information.
• Sensibiliser et former les agents municipaux à la gestion des données et documents électroniques

Interlocuteurs :

• Internes : Service des Archives, services culturels et patrimoniaux, autres services municipaux.
• Externes : Universités, associations patrimoniales, publics des archives, autres partenaires.

Conditions d’exercice :

• Contrat à durée déterminée de 6 mois.
• Poste à temps complet.
• Travail en sous-sol.
• Mise à disposition d’un bureau et d’un PC.
• Relations avec les services municipaux partenaires des Archives municipales, les prestataires extérieurs et l’ensemble du public des Archives.
• L’emploi implique un contact régulier avec la poussière et le port de charges (boîtes d’archives et registres).
• Petite manutention (communication des archives au public).
• Travail occasionnel en week-end et soirée (manifestations culturelles – 1 à 3 fois par an).
• Lieu de travail : poste basé aux Archives municipales, Hôtel de Ville, place Augustin Laurent, 59000 Lille.

PROFIL :

Compétences métier :

• Formation universitaire en archivistique ou en gestion de l’information, comprenant une dimension records management et/ou archivage électronique.
• Première expérience dans le domaine appréciée.
• Maîtrise du cadre législatif et réglementaire applicable aux archives publiques.
• Maîtrise des normes, règles et outils du records management et de l’archivage électronique.
• Maîtrise des règles et normes de description et d’indexation des documents.
• Maîtrise des règles de communication des archives publiques.
• Connaissance des règles de fonctionnement des collectivités territoriales et de l’organisation et du fonctionnement des administrations communales.
• Travailler en mode projet.
• Émettre un diagnostic et des préconisations.
• Animer des réunions, des formations et des groupes de travail.
• Travailler avec d’autres spécialistes.
• Évaluer et rédiger les outils de gestion des archives (tableaux de gestion, bordereaux de versement et d’élimination).
• Maîtriser les outils de bureautique (Word, Excel, Powerpoint).
• Savoir utiliser les logiciels de gestion d’archives

Compétences comportementales :

• Aptitude au travail d’équipe.
• Savoir argumenter, critiquer des processus.
• Qualités rédactionnelles.
• Écoute et pédagogie.
• Esprit d’analyse.
• Synthèse.
• Organisation.
• Rigueur.
• Ténacité.
• Sens du service public.
• Disponibilité.

RENSEIGNEMENTS COMPLÉMENTAIRES : Auprès de Mme Claire-Marie GROSCLAUDE, Responsable des Archives municipales de Lille – Tél. : 03 20 49 52 72 – Courriel : cmgrosclaude@mairie-lille.fr

POSTULER : voir l’offre en ligne – postuler jusqu’au 26 juillet 2019.

Source : Ville de Lille.