POSTE/CDD 1 an : Assistant*e Archiviste aux AD de la Drôme (26), chargé*e des interventions dans les services administratifs

  • Poste : Assistant*e Archiviste chargé*e des interventions dans les services administratifs.
  • Employeur : Département de la Drôme (26), Direction de la Culture et du Patrimoine, Service des Archives départementales, Cellule des fonds publics ouverts – Valence.
  • Offre : recrutement statutaire prioritaire ; ou à défaut contractuel : CDD de 1 an renouvelable.
  • Cadre d’emploi/Grade : Assistants ou Assistants principaux de conservation du patrimoine (catégorie B).
  • Date limite de candidature : 31 janvier 2020.

EMPLOYEUR & CONTEXTE : La Direction de la Culture et du Patrimoine du Département de la Drôme appuie techniquement les élus pour la définition et la mise en œuvre de la politique départementale en matière d’actions culturelles. Cette direction regroupe les services du Développement culturel, de la Conservation du patrimoine, des Archives départementales et des Médiathèques départementales.

Les Archives départementales de la Drôme recueillent, classent, conservent et rendent accessibles au public l’ensemble des documents émis et archivés par les acteurs du département, qu’ils soient publics ou privés. Elles exercent au nom de l’État une mission de contrôle spécifique et technique sur les archives des communes, des établissements hospitaliers, des administrations et établissements publics, dans le ressort géographique du Département.

POSTE & MISSIONS :

  • Apporter aux services administratifs les conseils et les outils nécessaires à une bonne gestion des documents courants afin de faciliter leur archivage futur.
  • Assurer la mise en œuvre du contrôle scientifique et technique de l’État : inspections et visites des services producteurs d’archives.
  • Assurer la mise en œuvre de la collecte de fonds d’archives papier et électroniques dans le respect des directives du Service interministériel des Archives de France.

Activités principales :

  • Visites dans les services et diagnostics des méthodes de gestion des documents.
  • Opérations d’archivage de grande envergure : élaboration de chartes d’archivage, de plan de classement (papier et électronique), tri et classement de l’arriéré.
  • Encadrement éventuel de vacataires pour les opérations d’archivage.
  • Mise en place d’un réseau de correspondants archives, organisation et animation de formations.
  • Suivi des versements et des éliminations selon la procédure mise en place par le /la responsable de la cellule et prévalidation des bordereaux.
  • Réception des versements, vérification sur place (devant le service versant) et rangement dans les magasins avec la collaboration des magasiniers.
  • Indexation des bordereaux selon le thésaurus W.
  • Intégration des bordereaux validés dans le logiciel de gestion des archives (Mnesys)
  • Intégration des versements numériques dans le système d’archivage électronique As@lae.

Activités selon affectation :

  • Récolement réglementaire.
  • Participation à des projets transversaux de classement du service des Archives.
  • Traitement des fonds publics ouverts :
    • Tri et élimination en fonction de critères établis par le Service interministériel des archives de France.
    • Réalisation de bordereaux d’éliminations.
    • Préparation matérielle de l’élimination physique et refoulement éventuel.
    • Saisie des changements dans le logiciel de gestion (libération d’espace, élimination de cotes).
    • Participation à l’élaboration d’états de versements et d’instruments de recherche méthodique par secteur administratif.
  • Encodage des instruments de recherche élaborés par le pôle Traitement des archives.
  • Participer au groupe de travail sur l’archivage électronique.
  • Participation au fonctionnement de la salle de lecture et aux manifestations culturelles et éducatives du service (Journées européennes du patrimoine).

Relations internes au service :

  • Avec le Directeur des Archives départementales de la Drôme, qui définit les orientations du service.
  • Avec l’archiviste responsable du Pôle Traitement des archives, chargé de définir les orientations transversales du pôle.
  • Avec l’archiviste responsable de la Cellule des Fonds publics ouverts, chargé de définir les orientations de l’intervention dans les services, qui organise son travail, et auquel il/elle rend compte de son travail.
  • Avec les autres agents des Archives départementales de la Drôme qui exercent une mission de collecte, pour travail en coordination.
  • Avec l’ensemble des agents des Archives départementales de la Drôme, pour travail en complémentarité.

Relations internes au Conseil départemental de la Drôme : 

  • Avec tous les services, pour visites et diagnostic des méthodes de gestion des documents, pour conseils et élaboration d’outils de gestion des documents, pour formation des correspondants archives.
  • Avec la Direction de l’Organisation des Systèmes d’Information et du Numérique, qui assure un appui technique.
  • Avec le délégué à la protection des données.

Relations externes :

  • Avec tous les services administratifs du département (État, établissements scolaires, établissements publics à compétence départementale, organismes privés avec mission de service public), pour visites et diagnostic des méthodes de gestion des documents, pour conseils et élaboration d’outils de gestion des documents, pour formation des correspondants archives.
  • Avec la société spécialisée qui est parfois sollicitée pour la destruction de certains documents.

Conditions d’exercice :

  • Recrutement statutaire (liste d’aptitude, mutation, détachement) ; ou à défaut contractuel : contrat à durée déterminée (CDD) de 1 an, renouvelable une fois.
  • Poste à temps complet.
  • L’agent*e est soumlis*e au secret professionnel.
  • Manutention : transport des boîtes de documents.
  • Manipulation de documents très sales ou contaminés par des champignons.
  • Manipulation de la broyeuse de documents.
  • Permis B indispensable.
  • Lieu de travail : poste basé aux Archives départementales de la Drôme, 14 rue de la Manutention, 26000 Valence.

PROFIL :

Compétences nécessaires :

  • Avoir de solides connaissances archivistiques :
    • Principes d’analyse et d’indexation : norme ISAD(G), cadre de classement des Archives départementales, thésaurus W.
    • Réglementation en vigueur, notamment pour le tri et la conservation des archives contemporaines.
    • Principes du records management.
  • Avoir une bonne maîtrise des outils de gestion des documents :
    • Chartes d’archivage.
    • Plan de classement de documents papier et bureautiques.
  • Avoir une bonne maîtrise de l’informatique :
    • De la bureautique et des réseaux.
    • Des logiciels métiers des archives (Mnesys, Agape/Sherpa, OCTAVE, Archifiltre…).
    • De l’archivage électronique et notamment du SEDA.
  • Connaître l’organisation, le fonctionnement et l’activité du service des Archives départementales.
  • Maîtriser le fonctionnement actuel des administrations et l’histoire des institutions.
  • Être attentif*ive : prévenir les détériorations des documents.
  • Organiser son travail.
  • Communiquer avec divers interlocuteurs.
  • Faire fonctionner des équipements.
  • Connaître les locaux.
  • Connaître les services compétents en cas d’incident.

Qualités requises :

  • Esprit de synthèse.
  • Diplomatie.
  • Sens de la pédagogie.
  • Goût pour le contact avec le public.
  • Curiosité intellectuelle.
  • Intérêt pour l’histoire et l’actualité.
  • Initiative.
  • Sens du travail en équipe.

Formation & Expérience :

Diplômes/Habilitation/Permis requis :

  • Formation supérieure en archivistique (master II).
  • Permis B indispensable.

Formation à prévoir pour occuper le poste :

  • Méthode de collecte des archives électroniques.
  • Records management.

RENSEIGNEMENTS COMPLÉMENTAIRES : Auprès de :

  • Renseignements sur les missions du poste : M. Benoît CHARENTON, Directeur des Archives départementales de la Drôme – Tél. : 04 75 82 44 80 (standard).
  • Renseignements administratifs : Mme Hélène CHERRIER, Conseillère Recrutement à la DRH du Département de la Drôme – Tél. : 04 75 79 26 26 – Courriel : emploi@ladrome.fr

POSTULER :

  • Postuler en ligne (site du recruteur).
  • Adresser CV + lettre de motivation jusqu’au 31 janvier 2020.

 

 


Source : Département de la Drôme.