POSTE/CDD 2 ans : Responsable Archives-Records management Chef de projet MOA GED à l’ARS Île-de-France (Paris 19e)

  • Poste : Responsable Archives-Records management Chef de projet MOA GED.
  • Employeur : Agence régionale de santé (ARS) Île-de-France, Service « Archives-GED » – Paris (75019).
  • Offre : recrutement prioritairement statutaire ; ou à défaut contractuel : CDD de 2 ans.
  • Cadre d’emploi/Grade : Attachés (catégorie A).
  • Date de prise de poste : à partir du 2 novembre 2020.

EMPLOYEUR & CONTEXTE : Créée en 2010, l’Agence régionale de santé (ARS) d’Ile de France a pour mission de mettre en place la politique de santé dans la région, en coordination avec les partenaires et en tenant compte des spécificités de ses territoires. Elle est compétente sur le champ de la santé dans sa globalité, de la prévention aux soins et à l’accompagnement médico-social. Son organisation s’appuie sur un projet de santé élaboré en concertation avec l’ensemble des professionnels et des usagers. Ses actions visent à améliorer la santé de la population et à rendre le système de santé plus efficient.

L’entité « Archives-GED » est le référent pour l’Agence concernant le traitement, la conservation, le versement ou la destruction des archives en conformité avec la réglementation définie au Code du patrimoine. Elle élabore et met en œuvre la politique archivistique en partenariat avec les archives départementales. Elle contribue également au projet de Gestion électronique de documents (GED) sur les volets MOA, Records-management (RM) et Système d’archivage électronique (SAE).

POSTE & MISSIONS :

Activités essentielles : La prise de poste s’effectue dans un contexte de plusieurs déménagements prévus pour fin 2020 (siège et directions départementales de l’ARS Île-de-France), et d’une procédure d’appel d’offre sous forme de dialogue compétitif pour sélectionner un prestataire GED. Les missions listées ci-dessous seront adaptées au fur et à mesure de l’évolution des projets.

1 / Piloter l’entité Archives-GED de l’Agence :

  • Manager les archivistes-records managers et les CDD pour des missions spécifiques.
  • Négocier et gérer les moyens matériels et financiers nécessaires à la mise en œuvre de la politique d’archivage.
  • Élaborer les cahiers des charges et assurer le pilotage des prestataires.
  • Assurer la diffusion des règles d’archivage via les supports de communication et les réunions avec les directions métiers de l’Agence.
  • Animer le réseau des référents du siège et des 8 délégations départementales (DD).
  • Piloter les réunions sur la dématérialisation avec les archivistes des ARS et le Bureau des Archives des ministères sociaux.

2 / La politique d’archivage :

Conduire la politique d’archivage :

  • Accompagner les services, sur le plan méthodologique, pour la préparation de la procédure d’archivage papier ou électronique, les sensibilise aux enjeux juridiques et harmoniser les pratiques.
  • Élaborer les outils de gestion : tableaux de gestion, tableaux de récolement, planning, tableaux de suivi, bordereaux de versement et d’élimination, instruments de recherche, inventaires, procédures, notes.
  • Participer aux opérations d’archivage (tri, classement, répertoire) et assure les relations avec les archives départementales d’Ile de France.
  • Répondre aux demandes des utilisateurs internes et externes

Gérer les fonds d’archives dans un contexte de déménagements et de mutualisations sur le territoire Ile-de-France :

  • Piloter les prestataires, valide les livrables et assure la conduite des chantiers.
  • Préparer la répartition des fonds dans les nouveaux locaux lors des mutualisations et des déménagements.
  • Coordonner l’aménagement des espaces (rayonnages, taux d’occupation, conditions de conservation).
  • Assurer les opérations de transferts, versements et destructions d’archives en lien avec les archives départementales et les prestataires.

3 / La maîtrise d’ouvrage du projet GED-RM-SAE :

La participation aux instances du projet dans le cadre de la transformation de l’Agence :

  • Comité stratégique GED.
  • Comités de pilotage avec la MOE.
  • Réunions relatives aux projets de transformations de l’Agence

La mise en œuvre du Dialogue compétitif pour sélectionner le nouveau prestataire :

  • Participer à la commission technique, au comité de pilotage.
  • Participer à la co-construction du cahier des charges aux différentes étapes (audits, analyse, sélection).

L’analyse Records-Management :

  • Analyser les processus métiers (logigrammes) et conduire l’analyse RM : plans de classements, métadonnées, droits d’accès, chartes de nommages, typologies de documents…
  • Piloter le prestataire avec la MOE et valider les livrables.
  • Étudier la prévention des risques des documents.
  • Étudier la prévention des risques des documents et des données de l’Agence (valeur probante, données sensibles, RGPD…)

Le déploiement progressif des sites pilotes dans la GED :

  • Intégrer avec l’équipe projet les processus métiers analysés dans l’outil.
  • Assurer le suivi des utilisateurs.
  • Élaborer et mettre en œuvre avec la MOE une stratégie de déploiement progressive des métiers dans la GED avec la démarche préalable d’analyse-RM.

La mise en place du SAE :

  • Étudier et définir les besoins et les conditions pour l’articuler avec la GED.
  • Garantir le respect du cadre règlementaire.
  • Contrôler les versements d’archives électroniques et leur cycle de vie dans le SAE.

Conditions d’exercice :

  • Recrutement prioritairement statutaire (liste d’aptitude, mutation, détachement) : agent*e de catégorie A, fonctionnaire ou équivalent de la convention collective UCANSS.
  • Poste susceptible d’être ouvert aux contractuels : contrat à durée déterminée (CDD) de 2 ans.
  • Poste à temps complet, à pourvoir à partir du 2 novembre 2020.
  • Encadrement de 2 personnes.
  • Lieu de travail : poste basé au siège de l’Agence régionale de Santé Île-de-France, à Paris 19e.

PROFIL :

Niveau d’études min. requis : Diplôme de niveau Bac+3 – Licence/Licence professionnelle.

Compétences requises :

Connaissances :

  • Expertise métier dans le domaine archivistique et droit des archives.
  • Principes et techniques d’archivage papier et électronique.
  • Connaissances techniques dans les projets de dématérialisation.
  • Environnement institutionnel et administratif : organisation, fonctionnement, missions et besoins des services dans le champ concerné.

Savoir-faire :

  • Maîtrise du cycle de vie des documents dans les projets de gestion de l’information.
  • Maîtrise des techniques et des normes archivistiques et d’archivage électronique.
  • Connaissances juridiques et réglementaires.
  • Diagnostic de la politique d’archivage, préconisations.
  • Modéliser les processus et outils, élaborer une offre de services.
  • Analyse de données.
  • Conduite de projets.

Savoir-être :

  • Management d’une équipe.
  • Accompagnement des usagers.
  • Sens de l’organisation, rigueur et méthode.
  • Autonomie, transversalité.
  • Adaptabilité, gestion des imprévus.
  • Confidentialité.

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Source : ARS Île-de-France.