• Poste : Manager du pôle Gestion documentaire et archivage.
• Employeur : Agence nationale de sécurité du médicament et des produits de santé (ANSM), Direction de la Maîtrise des flux et des référentiels (DMFR), Pôle Gestion documentaire et archivage – Saint-Denis (Seine-Saint-Denis/93).
• Offre : recrutement contractuel : CDD de 3 ans.

POSTE & MISSIONS :

• En tant que responsable hiérarchique vous concevez, mettez en œuvre et veillez à l’amélioration continue de la politique de gestion documentaire et d’archivage de l’ANSM.
• Vous gérez ainsi avec une méthodologie adaptée le(s) projet(s) confié(s) pour contribuer à l’amélioration du système de gestion documentaire et d’archivage de l’établissement notamment :
  • Analyse des exigences documentaires (légales, fonctionnelles, techniques, etc) et conception des stratégies de gestion.
  • Évaluation, optimisation et contrôle d’un système de circulation des documents physiques ou électroniques.
  • Mise en œuvre des outils du records management (GED, signature électronique, plans de classement des archives, référentiel de gestion documentaire et d’archivage des documents, règles d’identification, de localisation, de description, dispositifs de protection, etc.).

Activités principales : Vous serez amené*e à encadrer et animer une équipe de 5 personnes. Vos principales missions seront ainsi :

• Apporter votre expertise sur la collecte, la conservation, le traitement, la communication et l’exploitation des archives courantes et intermédiaires.
• Mettre en place les moyens et contrôles pour garantir l’efficacité, la pérennité et la conformité aux exigences légales du système de gestion documentaire et d’archivage des documents papier et électroniques de l’établissement.
• Coordonner et superviser les activités courantes de production du Pôle :
  • En lien avec les services producteurs d’archives : conseil, sensibilisation, formation, déploiement des procédures de collecte des archives, utilisation interne de l’information.
  • Découlant de la chaîne de traitement archivistique : tri, élimination, classement, description archivistique, réalisation d’inventaires normalisés d’archives.
  • Liées à la gestion des documents : organisation des flux, rationalisation des espaces de conservation, conservation préventive
• Apporter votre expertise et/ou pilotage sur l’ensemble des projets liés à la gestion des documents et à leur dématérialisation et/ou numérisation.
• Gérer les relations avec la représentante du contrôle scientifique et technique des Archives de France pour ce qui relève des obligations de l’agence (renouvellement des autorisations d’externalisation, destructions, référentiels d’archivage.
• Assurer le reporting technique et financier sur l’ensemble du système d’archivage.

Activités secondaires :

• Contribuer à la mise en place, coordination, pilotage et suivi (quantitatif, qualitatif et financier) des prestations nécessaires à l’exécution des missions du Pôle : depuis la définition des besoins (note de cadrage, expression de besoin détaillée, note d’achat, rédaction des marchés), le suivi des prestations et la validation de leur exécution par l’émission des services faits.
• Établir le suivi budgétaire des activités du pôle.

Liaisons hiérarchiques et fonctionnelles : Directeur/Directeur adjoint de la Direction de la maîtrise des flux et des référentiels (DMFR).

Collaborations internes et externes : Toutes les directions de l’agence.

Conditions d’exercice :

• Recrutement contractuel : contrat à durée déterminée (CDD) de droit public de 3 ans.
• Poste à temps complet.
• Télétravail possible.
• Lieu de travail : ANSM, Saint-Denis (Seine-Saint-Denis/93).

PROFIL :

Formation/Diplôme :

• Diplôme Bac+5 minimum (Master 2 en Archivistique ou Techniques documentaires).
• En termes de formation vous devrez :
  • Maîtriser la réglementation des archives publiques et des normes du métier archivistique et du Records Management (ISO 15489, ISO 30 300 et s. Z 40-350, etc.), des normes de gestion et de description des archives physiques (Z 40-350, ISO 11799, ISAD-G, ISAAR CPF, etc.)
  • Avoir connaissances de la norme ISO 9001 : 2015.

Expérience professionnelle requise :

• 5 ans d’expérience en records management/archivistique.
• Expérience en gestion de projet de dématérialisation, en archivage électronique et en conduite du changement.
• Expérience managériale appréciée.
• Pratique de progiciels de gestion documentaire et archivistique.

Compétences clés recherchées :

• Rigueur, méthode, grande fiabilité.
• Sens de l’organisation et de la gestion (flux volumineux d’archives).
• Capacité d’adaptation.
• Sens du service et souci du résultat.
• Qualités relationnelles.
• Esprit d’équipe.
• Capacité à rendre compte.
• Maîtrise des techniques de gestion de projet.
• Maîtrise des outils bureautiques (MS Word et MS Powerpoint), des outils de gestion de tables ou bases de données (MS Excel et Access).
• Capacité à rédiger et à concevoir des supports de toute nature.

CANDIDATURES : À adresser par courriel, à : rh@ansm.sante.fr

Source : ANSM.