ALTERNANCE : mission Archives publiques, Records management, Archivage électronique au CEA Paris-Saclay/Gif-sur-Yvette (91)

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  • Poste : Alternant.e Archives publiques, Records management, Archivage électronique.
  • Employeur : Commissariat à l’énergie atomique et aux énergies alternatives (CEA), Direction de la Recherche fondamentale, Centre CEA Paris-Saclay, Service Valorisation de l’information (SVI), Cellule Archives – Gif-sur-Yvette (Essonne/91).
  • Offre : contrat d’alternance (durée à convenir).
  • Date de prise de poste : septembre 2019.
  • Date limite de candidature : 15 juin 2019.

EMPLOYEUR & CONTEXTE : Le Commissariat à l’énergie atomique et aux énergies alternatives (CEA) est un organisme public de recherche à caractère scientifique, technique et industriel. Acteur majeur de la recherche, du développement et de l’innovation, le CEA intervient dans le cadre de quatre missions : la défense et la sécurité, l’énergie nucléaire (fission et fusion), la recherche technologique pour l’industrie et la recherche fondamentale (sciences de la matière et sciences de la vie). Le CEA est implanté sur 9 centres répartis dans toute la France.

Le Service valorisation de l’information (SVI) compte au total 22 personnes. Il gère et diffuse l’information scientifique et technique pour l’ensemble du CEA : responsabilité d’une bibliothèque référente au niveau national dans les sciences et techniques nucléaires, développement de services d’appui à la recherche (bibliométrie, veilles scientifiques et technologiques), gestion de l’accès aux ressources électroniques, promotion et formation des chercheurs, alimentation de bases de données.

Au sein du SVI, la Cellule Archives du CEA Paris-Saclay comprend 5 personnes dont 4 archivistes de formation. Elle assure des missions de soutien et de gestion des archives courantes et intermédiaires pour le compte des unités des sites de Saclay et de Fontenay-aux-Roses, dont la Direction générale. Elle met en place des plans de classement et tableaux de gestion de documents, assure la collecte, le traitement, la conservation et la communication des archives intermédiaires, et prépare les versements d’archives définitives au Service archives du CEA. Elle contribue au projet d’archivage électronique VITAM/IN CEA, en partenariat avec le programme interministériel VITAM.

POSTE & MISSIONS :

A / Projet pour le compte de l’Institut national des Sciences et Techniques nucléaires (ISTN, établissement d’enseignement supérieur de la filière nucléaire française et organisme de formation adossé au CEA) :

  • Classement d’un fonds d’archives non sériel (20 ml de dossiers internationaux de partenariat pour l’organisation de formations et de conférences (1975-2005) et dossiers du Conseil d’enseignement de l’INSTN (1980-1999)), rédaction d’un répertoire numérique détaillé conforme à la norme ISAD(G), indexation, mise en boîtes, étiquetage, mise en rayons, préparation d’un fichier d’import et import dans l’application ARCADI (basée sur le progiciel THOT de SICEM et le moteur de recherche CINDOC).
  • État des lieux quantitatif et qualitatif des archives de l’Institut.
  • Rédaction du tableau de gestion : réalisation d’entretiens (en présence du tuteur) avec des représentants de l’Institut, analyse et rédaction d’un plan de classement des activités, recherche des références réglementaires, réflexion sur l’utilité et la valeur patrimoniale, proposition de règles de conservation.
  • Diagnostic de locaux d’archives.
  • Préparation de bordereaux d’élimination et de bordereaux de versement.
  • Rédaction d’un guide et/ou de procédures d’archivage adaptés à l’Institut.
  • Sensibilisation des collaborateurs à la gestion des archives et formation au module Intranet de l’application ARCADI.

Archiviste référent : Delphine FOURNIER.

B / Contribution et suivi du projet d’archivage électronique VITAM/IN CEA (en partenariat avec le programme national VITAM) :

  • Participation à au moins un des 7 groupes de travail thématiques « bonnes pratiques de l’archivage électronique » (GTT BPAN).
  • Contribution à la rédaction des livrables de ces GT (fiches pratiques, spécifications…).
  • Participation aux ateliers et aux formations VITAM/IN.
  • Contribution à l’instruction de projets pilotes pour l’intégration de données, d’applicatifs, de lots de fichiers… dans le SAE : décrire les objets numériques, les métadonnées et les procédures de versement.
  • Participation à la recette du socle VITAM.

 Archiviste référent : Alice GRANIER.

C / Participation aux activités de la Cellule Archives du CEA Paris-Saclay :

  • Conseil aux services producteurs.
  • Sensibilisation-formation au logiciel de gestion d’archives (THOT de Sicem).
  • Collecte dans les unités du centre de Paris-Saclay.
  • Gestion des magasins.
  • Traitement d’arriérés d’archives, et en particulier au sein d’une installation nucléaire de base en exploitation ou en cours de démantèlement.
  • Communication d’archives, réalisation de recherches documentaires et reproduction des documents demandés.
  • Suivi des prestations confiées aux sous-traitants (traitement d’archives, broyage).
  • Participation à des réunions de groupes de travail (exemple : rédaction d’une procédure de gestion d’archives pour une Direction) ou du réseau Archives du CEA (archivistes et correspondants archives).

Archivistes référents : Stéphane DROULIER, Elwin CHARPENTIER, Delphine FOURNIER, Alice GRANIER.

Relations fonctionnelles :

  • Poste rattaché à l’adjoint au Chef du Service valorisation de l’information.
  • Tutorat assuré par Delphine FOURNIER, archiviste expérimentée ayant suivi une formation de tuteur, chargée de cours « archives et RM » à l’Ecole de bibliothécaires et documentaliste depuis 2006.
  • Suivi régulier, au minimum 2 points par semaine. Suivi du planning et des échéances. Bilan mi-parcours.
  • Travail autonome, pas d’équipe à encadrer.

Conditions d’exercice :

  • Contrat d’apprentissage – Niveau de responsabilité : étudiant en formation, futur cadre/archiviste manager.
  • Durée du contrat : au souhait de l’alternant, en fonction de la durée du cycle de formation suivie.
  • Date de début du contrat : début septembre 2019.
  • Horaires de travail : 8h30-17h10 (pause méridienne de 42 minutes) ; 28 jours de congés payés (+ 1 jour fête locale) et 24 jours de RTT sur l’année (desquels il faut soustraire la journée de solidarité).
  • La rémunération est celle d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation. Le CEA n’a pas de préférence entre ces deux types de contrat : les deux formations sont bien reconnues, le CEA s’adaptera au plus avantageux pour l’étudiant.e.
  • Avantages :
    • Le site de Saclay est desservi par le réseau des lignes de bus d’entreprise qui irrigue toute la région parisienne (http://plantransport2.blogspot.fr). Grâce à ce réseau, la majorité des salariés accède au site de Saclay en un temps raisonnable et gratuitement.
    • Les frais de transport en commun sont remboursés à hauteur de 75 % (sur présentation des justificatifs).
    • L’alternant peut accéder aux restaurants d’entreprise (en moyenne 2,35 euros/repas).
  • Lieu de travail : poste basé au CEA Paris-Saclay, 91190 Gif-sur-Yvette.

PROFIL : 

Aptitudes & qualités professionnelles recherchées : autonomie, écoute, goût du contact, rigueur, capacité à anticiper, capacité à rendre compte, maîtrise des outils bureautiques (principalement Word et Excel).

Niveau d’expérience/nombre d’années d’exercice accepté : débutant.

Diplômes/certifications demandées : formation Archives en cours, niveau master 2.

CONTACT & CANDIDATURES : Adresser CV et lettre de motivation à :

 

 

Source : CEA.