• Poste : Responsable des archives et de la documentation.
• Employeur : Ville de Trappes-en-Yvelines (Yvelines/78), Service des Archives et de la documentation.
• Offre : recrutement statutaire ; ou contractuel : CDD de 1 an renouvelable.
• Cadre d’emploi/Grade : Assistants de conservation du patrimoine/Rédacteurs (poste de catégorie B).
• Date de prise de poste : à partir d’avril 2020.

EMPLOYEUR & CONTEXTE : Avec 33 000 habitants, et plus de 1000 entreprises, Trappes-en-Yvelines est dotée de 3 parcs d’activités. Elle compte, en centre ville, une zone Franche Urbaine créatrice de 2000 emplois et 500 entreprises. Ces dernières années, la ville a su marier renouveau urbain et dynamiques économiques et sociales. Trappes-en-Yvelines est le siège de deux prestigieuses plateformes de recherche : le laboratoire de l’École nationale des Ponts et Chaussées et le Laboratoire National d’Essais. Desservie par plus de 20 lignes de bus et trois lignes ferroviaires, Paris-Montparnasse/Rambouillet, La Défense/La Verrière et le RER C, Trappes-en-Yvelines est connectée aux principaux centres d’affaires, d’emploi et de formation franciliens. Il faut compter 35 minutes pour rejoindre Montparnasse et La Défense.

La ville accueille des services publics nombreux, des équipements sportifs, culturels, des écoles, des collèges et des lycées d’enseignement général ou technique. L’Université Versailles Saint-Quentin est toute proche. La base de loisirs avec son plan d’eau navigable, un golf et une forêt domaniale, ajoutent à ce cadre de vie. Parmi les équipements récents, le Conservatoire de musique et de danse, la Maison des Parents, la Maison de la petite enfance et deux pépinières d’entreprises consolident une capacité d’accueil déjà affirmée.

POSTE & MISSIONS :

• Votre rôle est de piloter les opérations d’archivage de la collectivité et le versement au stockage.
• Vous assurez la gestion du fonds documentaire et sa diffusion.

Activités principales :

Archives :

• Assurer le traitement des archives (collecte, versement, tri, classement, analyse, indexation, description, conservation, refoulement, traitement de l’arriéré…).
• Mettre en place des procédures et suivre les éliminations à terme.
• Conseiller les services versants.
• Concevoir et mettre en œuvre des instruments de recherche et de tableaux de gestion.
• Déterminer les besoins en restauration de documents et d’archives (registres de l’état civil…).
• Contrôler la bonne conservation matérielle des archives et la communication des documents en interne et en externe (entrées et sorties des archives).
• Réaliser le récolement et les recherches généalogiques.
• Participer à la valorisation du fonds d’archives en support avec le service « Mémoire de Trappes ».
• Assurer la correspondance avec les Archives départementales des Yvelines.
• Participer aux réunions des Archives départementales des Yvelines.
• Réaliser l’enquête statistique annuelle des Archives de France.
• Gérer les reliures des actes administratifs de la Ville.
• Entretenir et réparer les registres (gestion financière) : état-civil, registres…
• Créer des outils de travail (tableaux Excel).

Documentation :

• Assurer l’accueil téléphonique et physique.
• Gérer les abonnements (finances, distribution, suivi…).
• Assurer le dépouillement de la presse, des informations et actualités quotidiennes et communication aux services.
• Réaliser un point presse hebdomadaire.
• Constituer les dossiers documentaires.
• Assurer les recherches documentaires.
• Sélectionner et procéder à l’achat du fonds documentaire pour la formation des agents.
• Gérer le prêt de documents et ouvrages (suivi et rappel).
• Assurer les achats d’ouvrages spécifiques sur demande pour les services.

Finances :

• Assurer la préparation budgétaire et suivre l’exécution du budget.
• Assurer le suivi administratif budgétaire : dépenses de fonctionnement, bons de commande, factures…

Activités spécifiques : En cas d’absence du Responsable des instances municipales, l’archiviste/documentaliste sera amené*e à accomplir les tâches suivantes :

• Traitement, gestion et suivi des actes administratifs de la Ville (arrêtés, décisions, délibérations).
• Assurer le lien avec les services.
• Assurer le contrôle de légalité des actes avec les services de la Préfecture des Yvelines.

Conditions d’exercice :

• Recrutement statutaire (mutation, détachement, liste d’aptitude) ; ou contractuel : contrat à durée déterminée (CDD) de 1 an, renouvelable.
• Lieu de travail : poste basé au Service des Archives et de la documentation, à l’Hôtel de Ville de Trappes.

PROFIL :

Diplôme : Formation qualifiante en archivistique.

Connaissances :

• Connaissances professionnelles de l’archivage (qualification, connaissances théoriques, connaissances pratiques, organisation et méthode).
• Connaissance de l’environnement territorial.
• Connaissance des techniques et des méthodes d’organisation.

Compétences et aptitudes requises :

• Maîtrise du langage documentaire et archivistique (codification, législation).
• Discrétion (confidentialité des recherches et des archives).
• Maîtrise d’Internet et des outils informatiques (Word, Excel) et logiciels financiers.
• Gestion de l’information (collecter, sélectionner et diffuser).
• Maîtrise du cadre règlementaire des archives (procédures, règles…).
• Autonomie, disponibilité, réactivité, sens de l’initiative.
• Gestion budgétaire et financière.

POSTULER : Renseigner le formulaire en ligne (site du recruteur).

Source : Ville de Trappes.