• Poste : Archiviste, responsable du pôle Archives Documentation.
• Employeur : Ville de Bayonne (Pyrénées-Atlantiques/64), Direction de l’Administration générale, Secrétariat général, Pôle Archives Documentation.
• Offre : recrutement statutaire prioritaire ; ou à défaut contractuel : CDD de 1 an minimum.
• Cadre d’emploi/Grade : poste de catégorie A ou B (filière culturelle ou administrative).

EMPLOYEUR & CONTEXTE : La Ville de Bayonne recrute au sein de la Direction de l’Administration générale, un*e Archiviste, responsable du pôle Archives Documentation, pour le service du Secrétariat général (catégorie A ou B – filière culturelle ou administrative).

POSTE & MISSIONS :

• L’Archiviste est responsable de la collecte, du classement, de la conservation et de la communication des archives de la collectivité.
• Il/Elle conçoit et met en oeuvre des instruments de recherche et de diffusion des archives.
• Il/Elle organise l’accueil du public (services municipaux et public extérieur).
• Il/Elle coordonne et supervise les activités liées aux relations avec les services producteurs d’archives et celles liées à la gestion matérielle des documents.

Activités principales du poste :

• Organiser et coordonner le classement et l’archivage des dossiers, des documents ou des pièces : produits et/ou reçus par les services municipaux, y compris les données électroniques, dans le respect de la réglementation en vigueur.
• Concevoir et actualiser les tableaux de bord en lien avec son domaine d’intervention : mais aussi les tableaux de gestion, le suivi des statistiques et les instruments de recherche.
• Élaborer la politique de conservation préventive et curative des fonds et mettre en oeuvre son organisation.
• Assurer et/ou participer à la constitution, l’animation et le développement d’un réseau partenarial ou professionnel dans son domaine d’intervention : réseau des correspondants archives.
• Informer, former et accompagner les services dans la gestion de leur production de documents (papiers et électroniques).
• Organiser les conditions d’accueil et l’accueil des services, des publics, des usagers ou des intervenants : en les accompagnant et en les guidant dans leur recherche.
• Organiser et mettre en oeuvre le récolement réglementaire des fonds.
• Répondre aux besoins de consultation et de recherche des services versants et des usagers : par la mise en place du logiciel de gestion des archives notamment.
• Animer, piloter et évaluer l’(les) équipe(s) placée(s) sous sa responsabilité : encadrer une équipe de trois agents.
• Assurer et/ou participer à la gestion budgétaire du service (élaboration, saisie, suivi et exécution du budget) : superviser la gestion budgétaire du pôle ; identifier et alerter sur les situations présentant un dépassement.
• Élaborer, rédiger et suivre les documents administratifs, juridiques, financiers, techniques ou réglementaires nécessaires dans le cadre de son champ d’intervention.

Activités secondaires du poste : Concevoir, élaborer et enrichir les dossiers documentaires relatifs à son champ d’intervention, en rapport avec la presse locale.

Conditions d’exercice :

• Recrutement statutaire prioritaire (mutation, détachement, liste d’aptitude) ; ou à défaut contractuel : contrat à durée déterminée (CDD) de 1 an minimum, éventuellement renouvelable.
• Poste à temps complet.
• Rémunération statutaire + régime indemnitaire.
• Lieu de travail : poste basé à l’Hôtel de Ville de Bayonne.

PROFIL :

Connaissances théoriques, générales, procédurales ou spécialisées (savoirs) :

1 / À maîtriser avec un niveau d’expertise :

• Connaissance des procédures et de la réglementation relatives à son ou ses domaines d’activité : notamment en matière de communication d’archives publiques, de collecte et de records management.
• Connaissance des normes, des principes et des procédés relatifs au domaine d’activité (catalogage, conservation, classement, format données…) : essentiellement des normes et des principes de conservation et de classement.
• Connaissance des principes de la description archivistique, des normes en vigueur et des vocabulaires normalisés.
• Connaissance des principes d’aménagement des locaux d’archives.

2 / À maîtriser pour intervenir en autonomie :

• Connaissance des services de la collectivité, de son organisation, de ses compétences et de son environnement professionnel (institutionnel et juridique).
• Connaissance des outils de bureautique, de communication et des logiciels dédiés.
• Connaissance de l’histoire des institutions et de l’histoire locale.

Savoirs pratiques techniques (savoir-faire) :

1 / À maîtriser avec un niveau d’expertise : Savoir élaborer et appliquer un plan de classement (continu en W).

2 / À maîtriser pour intervenir en autonomie :

• Savoir gérer, approvisionner, actualiser, enrichir le fonds documentaire : en tenant compte des besoins et des attentes des services.
• Savoir écouter, former, conseiller et évaluer les agents placés sous sa responsabilité :
  • Savoir mobiliser son équipe autour d’un projet, d’un objectif commun en développant l’entraide et l’esprit d’équipe afin d’enrichir l’efficience collective.
  • Savoir anticiper, comprendre et réguler les situations de conflits, de stress ou de tension.
• Savoir concevoir, acquérir et mettre en oeuvre des outils de veille, de diffusion, de publication et de partage de l’information : notamment à visée pédagogique pour l’ensemble des services municipaux.
• Savoir instruire les demandes de communication et répondre aux besoins de consultation : et au besoin reformuler la demande en adaptant son discours.
• Savoir élaborer un budget prévisionnel, suivre et contrôler son exécution : en sachant alerter et anticiper les situations de risque.
• Savoir travailler en équipe et en réseau : avec ses agents et avec tous les métiers qui manipulent des données.

Pour lesquelles des notions sont attendues : Savoir élaborer des documents professionnels (cadrage, cahier des charges..), superviser la rédaction de documents et contrôler la conformité et la légalité des actes administratifs : en appliquant les techniques et principes rédactionnels, de synthèse, de structuration et de formulation des écrits professionnels.

Aptitudes et qualités à mobiliser en situation de travail (savoir-être) :

• Être rigoureux*euse.
• Avoir le sens des responsabilités.
• Être respectueux*euse de l’organisation, de la hiérarchie et du public.
• Savoir se rendre disponible.
• Faire preuve de discrétion à l’égard des informations recueillies et de retenue.
• Faire preuve de capacité d’autonomie.
• Faire preuve de partage et de communication.
• Faire preuve de pédagogie, de relationnel et d’adaptation : notamment savoir former le personnel à la gestion de leur production de documents.

RENSEIGNEMENTS COMPLÉMENTAIRES : par téléphone (05 59 46 60 60), auprès de :

• Mme Laure HONORÉ, Directrice de l’Administration générale.
• Ou de Mme Amélie GUYOT, Chef de service Secrétariat général.

CANDIDATURES : Adresser CV (+ dernier arrêté de situation administrative pour les agents titulaires) + lettre de motivation manuscrite à l’attention de Monsieur le Maire de Bayonne :

• Courrier postal : M. le Maire, Hôtel de Ville, 1 avenue Maréchal Leclerc, BP 60004, 64109 BAYONNE Cedex.
• Courriel : ressources.humaines@bayonne.fr

Source : Ville de Bayonne.