• Poste : Administratrice*teur Conservation numérique.
• Employeur : OTAN, Archives – Bruxelles (Belgique).
• Offre : recrutement contractuel (hors détachement) : CDD de 3 ans.
  
• Date limite de candidature : 6 décembre 2020.

EMPLOYEUR & CONTEXTE : Les Archives de l’OTAN travaillent sous l’autorité du Comité des archives. Placées sous la direction de l’archiviste de l’OTAN, elles ont pour responsabilités principales le repérage des informations à valeur permanente, la gestion globale des fonds d’archives de l’OTAN et l’application de la politique relative à la mise en lecture publique. Pour s’acquitter de leur rôle, les Archives de l’OTAN donnent des orientations sur les questions ayant trait à la gestion des archives courantes, intermédiaires et définitives à l’échelle de l’Organisation, elles collectent les informations OTAN à valeur permanente dans l’ensemble des organismes civils et militaires de l’OTAN, elles organisent et conservent ces informations, quel qu’en soit le support, et elles rendent accessibles les informations OTAN mises en lecture publique.

POSTE & MISSIONS :

• Sous la direction de l’archiviste de l’OTAN et en concertation étroite avec la/le chef de l’équipe Conception et support des applications 2 (ICTM), et la/le chef de l’Unité Acquisition et gestion des fonds de la Section Archives de l’OTAN, l’administratrice/administrateur est chargé*e de fournir un soutien fonctionnel pour l’implémentation, à l’échelle de l’OTAN, du logiciel de conservation à long terme des documents numériques, à savoir Preservica.
• Elle/Il fournit un soutien pour le chargement et l’enregistrement dans Preservica de grands volumes de contenus numérisés ou nés numériques ; elle/il est responsable de l’administration utilisateurs, de la gestion de la migration des données et des fichiers, de la supervision du système, du soutien client pour les processus et les fonctions ainsi que de la configuration fonctionnelle du système.
• Il incombe en outre à l’administratrice/administrateur d’apporter un soutien au programme de conservation numérique de l’Organisation en fournissant des orientations et une aide pratique aux clients des Archives de l’OTAN pour le traitement des différents contenus et formats numériques à des fins de conservation numérique, en recensant les besoins et en proposant des moyens d’améliorer le traitement et la conservation des contenus numérisés ou nés numériques à valeur permanente dans l’ensemble de l’Organisation.
• Dans l’exercice de ses fonctions, la/le titulaire du poste peut être amené*e à se rendre dans divers organismes OTAN pour s’assurer qu’il est répondu correctement à leurs besoins en matière de conservation numérique.
• L’administratrice/administrateur sert de point de contact pour Preservica dans l’ensemble de l’OTAN.

Responsabilités principales :

1 / Gestion des connaissances :

• Fournit un soutien fonctionnel pour le chargement et l’enregistrement de grands volumes de contenus numérisés ou nés numériques.
• Est responsable de l’administration utilisateurs, de la gestion des accès utilisateurs, de la gestion de la migration des données et des fichiers pour le contenu stocké dans Preservica, de la supervision régulière du système et de la configuration du système sur la base des besoins métiers.
• Fournit un soutien de première ligne aux clients pour les processus et les fonctions et analyse leurs besoins.
• Effectue des études de faisabilité fonctionnelle lorsque cela lui est demandé et rend compte des résultats de manière claire et concise en fournissant des documents concernant les modèles, les procédures, les normes et les lignes directrices.

2 / Gestion de projet :

• Fournit un soutien aux projets de conservation numérique en effectuant en temps utile un travail structuré et cohérent de conception, de planification et d’implémentation.
• Supervise les projets qui sont menés au sein des Archives de l’OTAN dans le domaine de la conservation numérique, et notamment la conservation des courriels des hauts responsables, des pages web et des contenus non structurés ou structurés.

3 / Gestion de l’information :

• Prend part et contribue aux initiatives visant à améliorer le processus de conservation numérique.
• Encourage l’utilisation des processus et des outils de conservation numérique dans l’ensemble de l’OTAN.
• Donne des formations pratiques, en ligne ou en classe dans le domaine de la conservation numérique en général, et des processus de travail et procédures concernant Preservica en particulier.

4 / Gestion des parties prenantes :

• Sert de point de contact pour Preservica dans l’ensemble de l’OTAN.
• Fournit un soutien fonctionnel de première ligne aux clients dans l’ensemble des organismes civils et militaires de l’OTAN.
• Collabore avec les clients pour la définition des besoins en matière de conservation numérique.
• Établit des recommandations factuellement exactes, les examine avec les parties prenantes et réfléchit avec elles à la façon d’améliorer leurs processus de conservation numérique.
• Coopère avec les clients s’agissant de revoir/consigner par écrit les processus existants et de concevoir/consigner par écrit de nouveaux processus pour le traitement de nouveaux contenus, formats et besoins.
• Travaille en concertation avec l’équipe Support des applications de l’ICTM et avec le fournisseur d’infrastructure informatique (CSU Bruxelles de la NCIA) s’agissant de la communication des besoins clients et/ou de la détermination des incidences techniques du traitement des besoins clients.

5 / Développement de l’expertise :

• Est responsable de la qualité du soutien clients.
• Établit des rapports, notamment des rapports de gestion, en indiquant les mesures proposées pour faire face aux insuffisances actuelles ou prévues.
• Fait des recherches et des recommandations concernant la manière de relever les défis liés à la conservation numérique, tels que les nouveaux formats de fichier et les nouvelles technologies.
• Analyse les besoins des clients et recense les nouvelles technologies en vue de l’optimisation et de l’amélioration du système en place.
• Participe à des formations, à des séminaires, à des forums d’échange d’informations et à des groupes de recherche consacrés à la conservation numérique, et formule des recommandations de technologies et d’approches de la conservation présentant un intérêt en vue de leur examen approfondi.
• Se tient informé(e) de l’évolution des bonnes pratiques de conservation numérique et aide l’archiviste de l’OTAN à les transcrire dans des politiques et/ou des directives applicables à l’échelle de l’OTAN.

6 / Gestion des personnes :

• Travaille en concertation étroite avec l’archiviste de l’OTAN et avec la/le chef de l’Unité Acquisition et gestion des fonds afin de traiter efficacement les demandes des clients, d’assurer la bonne exécution des projets et d’organiser la charge de travail.
• Assure la coordination fonctionnelle et la direction des contractants système.
• Donne des orientations aux équipes techniques, veille à la qualité des services de soutien fournis aux clients de Preservica et fait en sorte que ces services soient fournis dans les délais.

S’acquitte de toute autre tâche en rapport avec ses fonctions qui pourrait lui être confiée.

Structure et liaisons :

• La/Le titulaire du poste relève de l’archiviste de l’OTAN et reçoit des instructions de la/du chef de l’équipe Conception et support des applications 2 (ICTM) et de la/du chef de l’Unité Acquisition et gestion des fonds de la Section Archives de l’OTAN pour ce qui concerne les questions techniques et fonctionnelles.
• Elle/Il se tient en liaison avec les clients de Preservica dans l’ensemble de l’OTAN pour les questions relatives à leurs besoins en matière de soutien et de système.
• L’administratrice/administrateur collabore étroitement avec la CSU Bruxelles de la NCIA pour ce qui concerne les questions techniques, logistiques et opérationnelles ainsi que le soutien et la formation du personnel s’occupant de Preservica.
• Elle/Il se tient aussi en contact avec l’administratrice/administrateur chargé*e de la conservation et du sort final pour les questions relatives aux besoins des organismes civils et militaires de l’OTAN dans ces deux domaines.

Conditions d’exercice :

• Contrat proposé (hors détachement) : contrat d’une durée déterminée (CDD) de trois ans, renouvelable pour une période de trois ans maximum.
• Clause contractuelle applicable : ce poste est requis pour une période limitée à l’appui du projet « Long Term Preservation of Information ». La personne retenue se verra dès lors offrir un contrat d’une durée déterminée de trois ans, qui pourra être reconduit si le projet le nécessite.
• Si la personne retenue est détachée de l’administration d’un État membre de l’OTAN, elle se verra offrir un contrat d’une durée déterminée de trois ans, qui, sous réserve de l’accord des autorités nationales concernées, pourra être reconduit pour une période de trois ans maximum.
• Les agents en fonction se verront offrir un contrat conforme aux dispositions du Règlement du personnel civil de l’OTAN.
• Poste à temps plein, au grade A.2/ NATO Grade G15.
• Salaire (base de paie) : 5554,93 Euros/mois.
• Lieu de travail : poste basé à Bruxelles.

PROFIL :

Qualifications et expérience :

1 / Acquis essentiels : La/Le titulaire du poste doit :

• Avoir un diplôme universitaire, ou un niveau de qualification équivalent, en archivistique (numérique), en gestion de l’information, en technologie de l’information ou dans une autre discipline pertinente.
• Avoir au moins trois ans d’expérience professionnelle pertinente.
• Avoir une connaissance approfondie des politiques et des procédures de conservation numérique.
• Avoir une connaissance approfondie et une expérience de la conservation numérique de données structurées ou non structurées, du processus d’enregistrement de contenu numérique, de l’établissement de schémas de métadonnées, de la migration de formats de fichier et de la gestion de données.
• Avoir une connaissance approfondie des technologies et des logiciels d’archivage et de conservation numériques.
• Avoir une connaissance des techniques et des systèmes de communication et de bureautique modernes, y compris de leurs aspects sécurité.
• Avoir des aptitudes techniques et se montrer proactive/proactif s’agissant de se tenir au courant des nouvelles technologies et normes de conservation numérique.
• Avoir au minimum le niveau de compétence V (« avancé ») dans l’une des deux langues officielles de l’OTAN (anglais/français), et le niveau I (« débutant ») dans l’autre.

2 / Acquis souhaitables : Seraient considérées comme autant d’atouts :

• Une expérience de l’utilisation de progiciels de conservation numérique (par exemple Preservica, Archivematica ou Adlib).
• Une expérience avérée de la fourniture d’un soutien à des programmes de conservation numérique au sein d’une organisation.
• Une connaissance des bonnes pratiques et des normes internationales dans le domaine de la gestion des archives courantes, intermédiaires et définitives numériques, et une bonne maîtrise de la gestion du cycle de vie des documents.
• Une expérience de la fourniture d’un soutien ou de l’accompagnement de hauts responsables s’agissant de la conservation de leurs archives numériques.
• La capacité de créer des scripts pour les métadonnées et les processus de travail relatifs à la conservation numérique.
• Une expérience professionnelle dans un environnement TIC soumis à des impératifs de sécurité stricts, par exemple des systèmes militaires ou institutionnels classifiés, ou au sein d’une institution financière.
• Une expérience du travail dans une organisation internationale.
• Une expérience de la fourniture de formations en présentiel ou en ligne dans le domaine de la conservation numérique.

Compétences : La/Le titulaire du poste doit faire preuve des compétences suivantes :

• Recherche de l’excellence : travaille dans le respect des normes.
• Réflexion analytique : discerne les relations multiples.
• Clarté et précision : vérifie son travail.
• Réflexion conceptuelle : applique les concepts acquis.
• Souci du service au client : s’engage personnellement à résoudre les problèmes.
• Empathie : est ouvert*e aux points de vue des autres.
• Persuasion et influence : prend différentes mesures à des fins de persuasion.
• Initiative : fait preuve de décision dans les situations où il faut agir sans attendre.
• Travail en équipe : sollicite des contributions et encourage les autres.

CANDIDATURES :

• On notera que seules les candidatures de ressortissant*e*s de pays de l’OTAN pourront être acceptées.
• Les candidatures doivent être soumises via l’un des liens suivants :
  • Pour les membres du personnel civil de l’OTAN seulement : veuillez postuler via le portail interne de recrutement (pour plus d’informations, veuillez contacter votre Responsable Ressources humaines civil).
  • Pour tous les autres candidats : www.nato.int/recruitment

Veuillez noter :

• Au moment des entretiens, les candidat*e*s seront invité*e*s à présenter des justificatifs de leur formation et de leur expérience professionnelle pertinentes pour ce poste.
• La nomination se fera sous réserve de la délivrance d’une habilitation de sécurité par les autorités du pays dont le/la candidat*e retenu*e est ressortissant*e et de l’approbation de son dossier médical par le/la médecin conseil de l’OTAN.
• Pour plus d’informations concernant le processus de recrutement et les conditions d’emploi, veuillez vous référer au site suivant : http://www.nato.int/cps/en/natolive/recruit-hq-e.htm

 

 

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Source : OTAN.