POSTE/CDD 1 an : Archiviste chargé*e de la gestion de l’information électronique aux AM de Lille (59)

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  • Poste : Archiviste chargé*e de la gestion de l’information électronique.
  • Employeur : Ville de Lille (Nord/59), Pôle Culture et Manifestations, Direction du patrimoine culturel, Service des Archives municipales.
  • Offre : recrutement statutaire prioritaire ; ou contractuel : CDD de 1 an renouvelable.
  • Cadre d’emploi/Grade : Assistants territoriaux de conservation du patrimoine ou Rédacteurs territoriaux (poste de catégorie B).
  • Date limite de candidature : 27 avril 2021.
  • Date de prise de poste : 1er mai 2021.

POSTE & MISSIONS :

Contribuer à la mise en œuvre du système d’archivage électronique (SAE) de la Ville de Lille :

  • Participer à l’évaluation des besoins d’archivage électronique de la collectivité.
  • Participer à la définition et à la mise en œuvre, en coopération avec les services métiers, de la stratégie d’archivage des versements et flux d’archivage pilotes.
  • Accompagner et conseiller les services dans la préparation des versements d’archives électroniques.
  • Rattachement hiérarchique aux Archives municipales de Lille.

Missions :

1 / Accompagnement des services municipaux dans la gestion de l’information électronique :

  • Audit et évaluation de la gestion de l’information électronique dans les services municipaux.
  • Assistance méthodologique dans la gestion de l’information électronique.
  • Élaboration de d’outils et procédures de gestion et d’archivage : procédures, tableaux de gestion mixtes (papier + électronique), plans de classement, plans de nommage, fiches conseils…
  • Accompagnement des services dans la mise en œuvre des outils et procédures.
  • Suivi des opérations de versement et d’élimination d’archives électroniques.

2 / Accompagnement des projets d’informatisation et de dématérialisation des processus de la Ville de Lille :

  • Participation aux groupes de travail.
  • Évaluation des impacts du projet sur les processus documentaires ; analyse des risques liés à la maîtrise du cycle de vie et à l’archivage des données et documents.
  • Propositions d’actions préventives pour couvrir les risques identifiés, définition des modalités de gestion et d’archivage des données et documents.
  • Intégration des exigences liées à la gestion du cycle de vie et à l’archivage dans les cahiers des charges.
  • Suivi des opérations d’archivage et de purge des applications.

3 / Audit des applications métiers existantes et préconisations :

  • Étude du contexte de production.
  • Évaluation des données et documents et des risques liés à la maîtrise de leur cycle de vie.
  • Mise en place de règles de gestion des données et de procédures d’élimination des données, accompagnement des opérations de purge.
  • Mise en œuvre des opérations de versement dans le SAE.

4 / Participation aux autres activités des Archives municipales de Lille :

  • Permanence en salle de lecture (1/2 journée par semaine).
  • Participation occasionnelle aux projets culturels (documents du moment, expositions virtuelles, Journées du Patrimoine, etc.)

Responsabilités et résultats attendus :

  • Contribuer à la mise en œuvre d’un records management et à la diffusion de bonnes pratiques de gestion documentaire dans les services municipaux.
  • Contribuer au projet d’archivage électronique de la collectivité.
  • Faire évoluer les processus pour maintenir la qualité d’archivage quel que soit le support de l’information.
  • Sensibiliser et former les agents municipaux à la gestion des données et documents électroniques.
  • Mettre en œuvre les versements d’archives électroniques.

Interlocuteurs :

  • Internes : Service Archives, DSI, services municipaux.
  • Externes : Centre de gestion du Nord.

Conditions d’exercice :

  • Recrutement statutaire (mobilité interne, mutation, détachement, liste d’aptitude) au grade des Assistants territoriaux de conservation du patrimoine ou des Rédacteurs territoriaux (catégorie B) ; ou à défaut contractuel : contrat à durée déterminée (CDD) de 1 an, renouvelable une fois.
  • Régime indemnitaire : groupe 7.
  • Points de NBI : 15 points rédacteur, critère 18 2006-780.
  • Poste à temps complet – Travail occasionnel en week-end et soirée (manifestations culturelles – 1 à 3 fois par an).
  • Travail en sous-sol.
  • Mise à disposition d’un bureau + d’un PC.
  • Relations avec les services municipaux partenaires des Archives municipales, les prestataires extérieurs et l’ensemble du public des Archives.
  • Petite manutention (communication des archives au public).
  • Lieu de travail : poste basé aux Archives municipales de Lille, à l’Hôtel de Ville.

PROFIL :

Compétences métier :

  • Formation universitaire en archivistique ou en gestion de l’information, comprenant une dimension records management et/ou archivage électronique.
  • 1ère expérience dans le domaine appréciée.
  • Maîtrise du cadre législatif et réglementaire applicable aux archives publiques.
  • Maîtrise des normes, règles et outils du records management et de l’archivage électronique.
  • Maîtrise des règles et normes de description et d’indexation des documents.
  • Maîtrise des règles de communication des archives publiques.
  • Connaissance des règles de fonctionnement des collectivités territoriales et de l’organisation et du fonctionnement des administrations communales.
  • Travailler en mode projet.
  • Émettre un diagnostic et des préconisations.
  • Animer des réunions, des formations et des groupes de travail.
  • Travailler avec d’autres spécialistes.
  • Évaluer et rédiger les outils de gestion des archives (tableaux de gestion, bordereaux de versement et d’élimination).
  • Maîtriser les outils de bureautique (Word, Excel, Powerpoint).
  • Savoir utiliser les logiciels de gestion d’archives.
  • Connaissance des outils de traitement en amont d’un SAE (Archifiltre, Octave) appréciée.

Compétences comportementales :

  • Aptitude au travail d’équipe.
  • Savoir argumenter, critiquer des processus.
  • Qualités rédactionnelles.
  • Écoute et pédagogie.
  • Esprit d’analyse.
  • Synthèse.
  • Organisation.
  • Rigueur.
  • Ténacité.
  • Sens du service public.
  • Disponibilité.

RENSEIGNEMENTS COMPLÉMENTAIRES : Auprès de Madame Claire-Marie CROSCLAUDE, Responsable des Archives municipales de Lille – Courriel : cmgrosclaude@mairie-lille.fr – Tél. : 03 20 49 52 72.

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Source : Ville de Lille.