CDD 2 ans : Archiviste-Records manager à l’Agence régionale de santé d’Île-de-France (Paris)

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  • Poste : Archiviste-Records manager.
  • Employeur : Agence régionale de santé d’Île-de-France – Paris.
  • Offre : recrutement contractuel : CDD de 2 ans.
  • Cadre d’emploi/Grade : Chargés d’études documentaires (Fonction publique d’État, catégorie A).
  • Date limite de candidature : 5 juin 2019.
  • Date de prise de poste : à partir du 1er juin 2019.

EMPLOYEUR & CONTEXTE : L’Agence régionale de santé (ARS) d’Île de France a pour mission de mettre en place la politique de santé dans la région, en coordination avec les partenaires et en tenant compte des spécificités de ses territoires. Elle est compétente sur le champ de la santé dans sa globalité, de la prévention aux soins et à l’accompagnement médico-social. Son organisation s’appuie sur un projet de santé élaboré en concertation avec l’ensemble des professionnels et des usagers. Ses actions visent à améliorer la santé de la population et à rendre le système de santé plus efficient.

L’entité « Archives-GED » est le référent pour l’Agence concernant le traitement, la conservation, le versement ou la destruction des archives en conformité avec la réglementation définie au Code du patrimoine. Il élabore et met en œuvre la politique archivistique en partenariat avec les archives départementales. Il contribue également au projet Gestion Électronique des Documents sur les volets Records-Management (RM) et Système d’Archivage Électronique (SAE).

Le projet GED a pour objectif de sélectionner, structurer et sécuriser les flux d’information au sein de l’Agence dans un système de GED. En 2019, l’équipe projet doit déployer un site pilote multi-briques (Dématérialisation, Work Flows métier, Parapheur et signature électronique, Records-Management et Système d’archivage électronique) avec une analyse préalable du process métier et une démarche d’accompagnement au changement des utilisateurs.

POSTE & MISSIONS :

  • Mettre en œuvre la politique de records management, de collecte, conservation, traitement, communication des archives.
  • Assurer le passage de l’archivage papier à la numérisation des documents de l’Agence, tout en répondant aux exigences législatives et aux besoins des services, avec la responsable de l’entité Archives-GED dans le cadre du projet de GED-RM-SAE.

Appliquer la politique d’archivage de l’Agence :

  • Accompagner les services dans la prise en compte du cycle de vie des documents et données : conseil, sensibilisation, formation, contribution à l’élaboration des procédures d’archivage, élaboration d’outils de gestion (plans de classement, règles de nommage, tableaux de gestion…), harmonisation des pratiques, préparation des fonds avec les services lors des mutualisations des services et des déménagements des délégations départementales.
  • Mettre en œuvre les opérations de gestion du cycle de vie : tri, classement, description archivistique, inventaires d’archives, bordereaux de destruction et versement aux Archives départementales.
  • Gérer les espaces de conservation (taux d’occupation, conditions de conservation).
  • Répondre aux demandes des utilisateurs internes et externes des archives.
  • Participer à la communication et anime le réseau des référents du siège et des 8 délégations départementales.
  • Participer aux projets du réseau professionnel des archivistes inter-ARS en partenariat avec la mission des Archives de France.

Mettre en œuvre la politique Records Management dans le projet de GED-RM-SAE :

  • Accompagner les services, sur le plan méthodologique, pour analyser, organiser les données et les flux d’information produits par les métiers, en collaboration avec le prestataire AMOA (Assistance à Maîtrise d’Ouvrage).
  • Participer aux réunions en tant qu’expert métier sur les projets de dématérialisation.
  • Harmoniser la procédure d’archivage électronique.
  • Étudier les pré-requis pour l’intégration du Système d’Archivage Électronique en collaboration avec les archives départementales.
  • Contrôler les versements en archivage intermédiaire dans le Système d’Archivage Électronique.

Des déplacements sont à prévoir sur l’ensemble des sites de l’ARS Île-de-France.

Interface professionnelle :

  • Encadrement de personnel : non.
  • Autres liens fonctionnels externes : Prestataires et Archives départementales, ainsi que les usagers externes.
  • Liens fonctionnels internes :
    • Délégations départementales de l’ARS Île-de-France.
    • Directions métiers du siège et fonctions support.

Conditions d’exercice :

  • Contrat à durée déterminée de 2 ans.
  • Poste à temps complet.
  • Lieu de travail : poste basé au siège de l’ARS Île-de-France à Paris.

PROFIL :

  • Formation supérieure dans le domaine concerné.
  • Expérience avérée dans la fonction publique.

Savoirs :

  • Environnement institutionnel et administratif.
  • Expertise dans le domaine archivistique et droit des archives.
  • Connaissances en matière de GED/RM/SAE.

Savoir-faire :

  • Maîtrise du cycle de vie des documents dans les projets de gestion de l’information.
  • Gestion d’un Système d’Archivage Électronique (SAE).
  • Compétences en conduite de projet.

Savoir-être :

  • Travailler en équipe.
  • Accompagnement des usagers.
  • Capacité d’initiative.
  • Sens de l’organisation.
  • Adaptabilité, gestion des imprévus.
  • Confidentialité.

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Source : Agence régionale de santé d’Île-de-France.