• Poste : Chef*fe du Service des Archives, de l’indexage et de la distribution.
• Employeur : Cour internationale de Justice – La Haye (Pays-Bas).
• Offre : recrutement contractuel : CDI.
• Cadre d’emploi/Grade : poste de classe P3.
• Date limite de candidature : 15 juillet 2019.
  

EMPLOYEUR & CONTEXTE : Le Service des Archives, de l’indexage et de la distribution est responsable de la gestion des archives, de l’indexage des dossiers et documents, ainsi que de la transmission et de la distribution des documents et publications de la Cour internationale de Justice, conformément aux instructions pour le Greffe.

POSTE & MISSIONS :

• Sous la supervision générale du greffier et dans les limites des pouvoirs qui lui sont délégués, le/la chef*fe du Service des Archives, de l’indexage et de la distribution assurera la planification, l’organisation, la gestion et la coordination des activités de ce service, y compris l’élaboration et la mise en œuvre des politiques et procédures relatives à la gestion des dossiers électroniques, audiovisuels et papier.
• L’intéressé*e fournira orientation et encadrement aux fonctionnaires du service.

Il/Elle devra notamment s’acquitter des tâches suivantes :

• Diriger, planifier et organiser les activités du service en veillant à ce que soit fourni un appui de qualité, et ce, de manière efficace, rationnelle et rapide.
• Gérer l’équipe constituant le service et les ressources dont dispose celui-ci ; assurer le développement continu des compétences des membres de l’équipe par des formations ou un accompagnement professionnel.
• Établir et mettre en œuvre des stratégies, des lignes directrices et des procédures permettant de centraliser, évaluer et organiser le fonds d’information de la Cour et d’en assurer la conservation sur tous supports (papier, image, audio, vidéo, électronique, etc.), ce qui inclut la conservation des ressources documentaires et la mise en place d’un plan de reprise après sinistre, ainsi que l’élaboration de procédures garantissant la réception systématique et continue des éléments pertinents, en tant que de besoin.
• Assurer la maintenance des systèmes d’information afin de permettre l’extraction précise et rapide de tout élément, rendant ainsi les ressources facilement accessibles pour les personnes qui en ont besoin, et ce, en temps voulu.
• En coordination avec le service des technologies de l’information et de la communication, analyser les besoins des utilisateurs, proposer des spécifications fonctionnelles pour un système d’information y répondant et superviser le développement des solutions informatiques retenues.
• Contrôler la transmission et la distribution, au format papier ou électronique, selon ce qui convient, des documents officiels, ainsi que des documents versés aux dossiers des affaires.
• Superviser l’envoi des publications officielles de la Cour aux institutions du système commun des Nations Unies, à d’autres institutions et à des particulier.
• Veiller à ce que la composante archivistique des politiques appliquées par la Cour en matière de gestion de l’information demeure conforme aux normes du secteur et aux besoins particuliers de la Cour.
• Étudier, analyser et évaluer les nouvelles manières d’appliquer les technologies de l’information à la gestion des archives et des documents, et formuler des recommandations à cet égard.
• Participer aux projets visant à améliorer la gestion des archives, en contribuant aux études de faisabilité et à l’analyse, à la conception, au développement et au déploiement des systèmes ; contribuer à évaluer et tester les améliorations apportées et les nouveaux systèmes.
• Établir, à toutes fins utiles, des programmes de formation sur l’organisation des collections, ainsi que sur la gestion et l’utilisation des ressources et l’accès à ces dernières.
• Assurer la liaison avec les autres services afin de mieux faire connaître les enjeux de la conservation des ressources documentaires, notamment en rédigeant des manuels à destination des utilisateurs.
• Fournir des services de conseil concernant les pratiques en matière d’archivage, et plus particulièrement de gestion, de conservation et de destruction des documents, ainsi que sur les politiques et procédures relatives à la gestion de l’information.
• Assurer le développement et la maintenance du système de gestion électronique intégrée des documents (EDRMS), ainsi que le développement de la page Intranet du service des archives.
• S’acquitter de toute autre tâche qui pourra lui être confiée.

Conditions d’exercice :

• Recrutement en contrat à durée indéterminée (CDI), au grade P3.
  
• Montant indicatif de la rémunération annuelle nette minimum (y compris l’indemnité de poste), sur la base des taux applicables au 1er mai 2019 : 79 869 dollars US.
• Poste à temps complet.
  
• Lieu de travail : poste basé à la Cour internationale de Justice à la Haye (Pays-Bas).

PROFIL : 

Compétences :

Professionnalisme :

• Connaissances confirmées de l’archivistique et de l’archivage et des normes établies en matière de gestion des dossiers et des archives.
• Connaissance de la conception de systèmes et de la maintenance de données électroniques, y compris la gestion de l’évaluation, de la conservation et de la migration.
• Aptitude à appliquer ces connaissances dans des contextes organisationnels précis.
• Bonne aptitude à donner des conseils sur les méthodes d’archivage fondés sur l’analyse des objectifs de l’organisation.
• Compétences avérées en matière de conception, d’analyse et d’évaluation, et bonne aptitude à effectuer des recherches et des analyses.
• Aptitude à définir les problèmes et en apprécier l’importance et les répercussions ; à identifier et évaluer les solutions de rechange ; à formuler et présenter des recommandations.
• Le/La titulaire tire fierté de son travail et de ses réalisations :
  • il/elle fait preuve de compétence professionnelle et de maîtrise du sujet ;
  • il/elle apporte à l’exécution de ses tâches la conscience et le souci d’efficacité voulus pour être en mesure d’honorer les engagements contractés, de tenir les délais impartis et d’obtenir les résultats escomptés ;
  • il/elle agit pour des motifs professionnels plutôt que personnels ;
  • il/elle persévère face aux obstacles et aux difficultés ;
  • il/elle garde son calme dans les situations de crise.

Ouverture à la technologie :

• Se tenir au fait de l’innovation technologique.
• Avoir conscience des conditions d’applicabilité et des limites de la technologie dans le travail.
• S’employer activement à appliquer la technologie aux tâches qui s’y prêtent.
• Être disposé*e à s’initier aux technologies nouvelles.

Aptitude à planifier et à organiser :

• Définir clairement des buts compatibles avec les stratégies convenues.
• Hiérarchiser les activités et tâches prioritaires.
• Modifier les priorités en fonction des besoins.
• Tenir compte des risques et des imprévus dans la planification.
• Suivre l’exécution des plans et des processus engagés et les modifier s’il y a lieu.

Sens des responsabilités :

• Livrer les produits dans les délais et au coût prévus et dans le respect des normes de qualité.
• Se conformer aux règles et procédures de l’organisation.
• Soutenir ses subordonnés, les encadrer et assumer la responsabilité des tâches qui leur sont déléguées.

Souci du destinataire :

• Aptitude à considérer tous ceux auxquels des services sont assurés comme des «clients» et à chercher à voir les choses de leur point de vue.
• À établir et maintenir des partenariats productifs avec les destinataires en gagnant leur confiance et leur respect.
• À discerner les besoins des destinataires et trouver les moyens d’y répondre.
• À suivre l’évolution de la situation des destinataires, sur les plans tant intérieur qu’extérieur, afin de pouvoir devancer les problèmes.
• À tenir les destinataires informés de l’avancement des projets.
• À tenir les délais pour la livraison des produits ou la prestation des services.

Responsabilisation des subordonnées :

• Déléguer, exposer clairement ce que l’on attend de ses collaborateurs et leur donner toute la latitude voulue.
• Aptitude à encourager chacun à se fixer des objectifs ambitieux.
• Aptitude à exiger de chacun qu’il réponde des résultats obtenus dans son domaine de responsabilité.
• Aptitude à apprécier à leur juste valeur l’apport et la compétence de chacun.
• Aptitude à témoigner de son appréciation et à récompenser les résultats et l’effort.
• Aptitude à associer chacun à la prise des décisions qui le concernent.

Suivi du comportement professionnel :

• Déléguer comme il convient les pouvoirs, l’autorité et la compétence requis à ses subordonnés.
• Veiller à ce que les rôles, les responsabilités et la chaîne hiérarchique soient clairs pour tous.
• Estimer avec précision le temps et les ressources nécessaires pour accomplir une tâche et tirer le meilleur parti des compétences.
• Suivre l’avancement du travail au regard des échéances.
• S’entretenir régulièrement avec ses subordonnés des résultats qu’ils obtiennent, leur faire savoir comment leur apport est perçu et leur donner les conseils nécessaires.
• Appuyer activement les aspirations professionnelles de ses collaborateurs.
• Faire preuve de justice dans la notation.

Formation :

• Diplôme universitaire du niveau de la maîtrise en gestion de l’information ou dans un domaine apparenté.
• À défaut, diplôme universitaire de premier cycle assorti d’une expérience pertinente.
• Une connaissance approfondie des méthodes et tendances actuelles de la gestion de l’information est essentielle.

Expérience :

• Au moins cinq années d’expérience (sept ans dans le cas d’un diplôme de premier cycle), à des niveaux de responsabilité croissants, dans le domaine de la gestion de l’information, dont au moins deux ans dans une institution judiciaire ou une organisation internationale.
• Une expérience professionnelle des systèmes, politiques, procédures et pratiques en matière de gestion de l’information au sein de l’ONU constituerait un atout précieux.
• Des capacités avérées de gestion et de supervision dans un cadre multilingue et multiculturel sont requises.

Langues :

• Le français et l’anglais sont les deux langues officielles de la Cour. Une parfaite maîtrise d’une de ces deux langues et une grande aisance rédactionnelle dans celle ci sont requises, ainsi qu’une très bonne connaissance de l’autre langue.
• La connaissance d’autres langues officielles de l’ONU serait un avantage.

POSTULER :

• Numéro de vacance de poste : 242.
• Les candidat*e*s sont prié*e*s de postuler en utilisant le système de recrutement en ligne de la Cour internationale de Justice, jusqu’au 15 juillet 2019.
• Veuillez noter que les candidatures reçues après la date limite ne seront pas acceptées.
• Les candidats figurant sur la liste restreinte seront invités à passer des épreuves écrites et des entretiens à La Haye au cours de la première quinzaine du mois d’août 2019.
• Les candidats retenus pourront être soumis à une procédure d’habilitation de sécurité, dans le cadre de laquelle l’authenticité des informations qu’ils auront fournies et leurs antécédents judiciaires seront vérifiés. Ils doivent être en mesure de soumettre, si nécessaire, une copie électronique de leur passeport et de l’ensemble des diplômes dont ils auront fait état.

Le greffier se réserve le droit de ne pas nommer de candidat à ce poste ou de nommer un candidat à une classe inférieure à celle indiquée dans le présent avis, ou à un poste dont le descriptif aura été modifié. Les candidats que la Cour aura jugés admissibles au regard des critères formulés ci dessus pourront être inscrits sur une liste de réserve dans l’éventualité où un poste similaire se libérerait à l’avenir.

 

 

---

Source : Cour internationale de Justice.