POSTE/CDD : Chef*fe de projet Archivage numérique & Gestion Électronique de Document, Délégué*e à la Protection des Données à l’Université Bretagne Sud (56)

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  • Poste : Chef*fe de projet Archivage numérique et Gestion Électronique de Document, Délégué*e à la Protection des Données.
  • Employeur : Université Bretagne Sud (UBS), Services Centraux – Vannes ou Lorient (Morbihan/56).
  • Offre : recrutement statutaire ; ou contractuel : CDD.
  • Cadre d’emploi/Grade : poste de catégorie A.
  • Date limite de candidature : avant le 10 avril 2020.
  • Poste à pourvoir au plus tôt.

EMPLOYEUR & CONTEXTE : Créée en 1995, l’Université Bretagne Sud compte trois campus : Lorient, Vannes et Pontivy, et s’appuie sur la compétence de ses 900 personnels, dont 500 enseignants et enseignants-chercheurs, pour former chaque année près de 9700 étudiants. Elle compte trois Facultés : la Faculté Droit, Sciences Économiques & Gestion à Vannes, la Faculté Lettres, Langues, Sciences Humaines & Sociales à Lorient, et la Faculté Sciences & Sciences de l’Ingénieur à Vannes et Lorient ; ainsi que deux Instituts Universitaires de Technologie (IUT) et une École d’Ingénieurs ENSIBS.

Université innovante et proche des préoccupations de ses étudiants et personnels, l’UBS s’est engagée au printemps 2019 dans l’élaboration de son nouveau Schéma Directeur du Numérique (SDN). Au sein de l’axe 4 du SND « Le numérique en appui à la modernisation de la gestion, du pilotage et de la gouvernance de l’établissement », ont été définis, entre autres points, deux projets spécifiques : d’une part un projet « Se doter d’un archivage légal dématérialisé et sécurisé » ; et d’autre part un projet « Dématérialisation progressive des documents et circuits associés non implémentés par les solutions progicielles de gestion. »

Ces deux projets sont également en lien avec le projet de généralisation de l’usage du parapheur électronique mis en place en 2018.

POSTE & MISSIONS :

  • Rattaché*e à la Direction Générale des Services, le/la futur*e Chef*fe de projet Archivage électronique et GED sera chargé*e de la mise en oeuvre des deux projets mentionnés ci-dessus.
  • Il/Elle devra également prendre en charge l’archivage traditionnel papier des entités de l’UBS.
  • Il/Ellle sera Délégué*e à la Protection des Données en charge du suivi de l’application du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Activités :

Archivage numérique et GED :

  • Effectuer les études préparatoires, notamment la cartographie de l’existant, recueillir les besoins auprès des services et composantes de l’UBS en lien avec l’actuel archivage traditionnel papier, les dématérialisations déjà en place et le E-parapheur.
  • En fonction des résultats de l’étape précédente : rédiger le cahier des charges des futurs Système d’archivage électronique (SAE) et de logiciel de GED.
  • En assurer la mise en oeuvre et le suivi.
  • Rédiger et faire connaître les procédures liées à ces nouveaux outils.
  • Assurer les formations d’accompagnement auprès des équipes UBS qui les utiliseront.

Archivage papier :

  • Poursuivre la coordination de l’archivage traditionnel papier des différentes entités de l’UBS (composantes et services communs/centraux/généraux) pour leurs éliminations et leurs versements.
  • Former les agents en fonction des besoins exprimés.
  • Assurer le suivi des conditions matérielles d’archivage et répondre aux demandes spécifiques en ce domaine.
  • Mettre à jour les tableaux de gestion en fonction de l’évolution de la réglementation.

De manière générale, il/elle bénéficiera pour ces missions de l’appui scientifique et technique des Archives départementales du Morbihan avec lesquelles la coopération est déjà bien établie. À ce titre, il/elle sera son interlocuteur*trice privilégié*e et travaillera en lien étroit avec elles.

Délégué(e) à la Protection des Données

  • Suivi de la cartographie des traitements informatiques, enregistrement des nouveaux traitements et mise à jour des fiches d’enregistrement en fonction des évolutions des traitements déjà enregistrés.
  • Rédiger les annexes RGPD des contrats et conventions avec les sous-traitants et les partenaires de l’UBS et en assurer le suivi
  • Assurer l’interface UBS avec la CNIL et le réseau SUPDPO.
  • Former et informer les personnels en fonction des besoins
  • Traiter les demandes émanant des personnels et des étudiants de l’UBS et des Tiers autorisés

Conditions d’exercice :

  • Poste ouvert aux agents titulaires de catégorie A : recrutement statutaire (liste d’aptitude, mutation, détachement) ; et aux contractuels.
  • Poste à pourvoir au plus tôt – La date définitive et précise du début de la mission sera communiquée par le recruteur.
  • Poste à temps complet.
  • Rémunération : selon expérience professionnelle.
  • Permis B indispensable : déplacements réguliers entre les différents campus Lorient/Vannes/Pontivy.
  • Lieu de travail : poste basé à Vannes ou à Lorient.

PROFIL :

Connaissances principales :

  • Connaissance approfondie du cadre juridique, réglementaire et normatif de l’archivage numérique et papier.
  • Connaissance approfondie en matière de Gestion Électronique des Documents.
  • Connaissance approfondie en matière de Gestion de projet.
  • Connaissance de la Loi Informatique et Libertés et du RGPD.

Compétences opérationnelles :

  • Réaliser des synthèses.
  • Rédiger des rapports ou des documents.
  • Concevoir des tableaux de bord.
  • Animer des réunions.

Compétences comportementales :

  • Rigueur/Fiabilité.
  • Réactivité.
  • Sens relationnel.
  • Discrétion, sens de la confidentialité.

Formation et expérience : Master 2 souhaité dans le métier des archives.

CANDIDATURES : À envoyer par courriel, avant le 10 avril 2020, à : dgs@listes.univ-ubs.fr

COVID-19 : Les candidat*e*s devront contacter l’Université Bretagne Sud pour connaître précisément les dates et conditions d’organisation des entretiens et de l’embauche.

 

 

Source : Université Bretagne Sud.