POSTE/CDD : Chef*fe du service Organisation & moyens des AD de la Somme/Amiens (80)

Publié le par
  • Poste : Chef*fe du service Organisation et moyens des Archives départementales.
  • Employeur : Département de la Somme (80), Archives départementales, Service Organisation et moyens – Amiens.
  • Offre : recrutement statutaire ; ou à défaut contractuel : CDD.
  • Cadre d’emploi/Grade : Attachés territoriaux (catégorie A).
  • Date limite de candidature : 2 juin 2020.

POSTE & MISSIONS :

Mission principale :

  • Sous l’autorité du directeur des Archives départementales de la Somme, le/la chef*fe du service Organisation et moyens coordonne, en lien avec les directions de moyens du Conseil départemental, les actions liées au bon fonctionnement interne des Archives (bâtiments, finances, informatique, parc automobile, conservation des collections, sécurité des personnes et des collections).
  • Il/Elle anime et encadre une équipe de 13 agents (1 chargé de gestion administratif et comptable, 1 archiviste référent informatique, 3 agents d’entretien, 2 agents polyvalents, 1 chargé de conservation préventive, 5 agents de conditionnement).

Activités :

1 / Pilotage de l’organisation et des moyens :

  • Apporter un appui à l’ensemble des services des Archives départementales, en coordonnant les actions liées au bon fonctionnement interne : gardiennage, entretien et maintenance des deux bâtiments des Archives (site principal à Amiens et nouvelle annexe de stockage à Dury), suivi budgétaire, suivi des circuits de validation (commission permanente, conventions), moyens informatiques, parc automobile, sécurité, veille en matière de ressources humaines.
  • Préparer et suivre le budget des Archives départementales et superviser les opérations de comptabilité.
  • Préparer et mettre en œuvre les rapports et délibérations de l’assemblée départementale relatifs à l’activité des Archives.
  • Contribuer à l’adaptation des procédures internes dans les domaines concernés.
  • Exercer le rôle d’interlocuteur privilégié des directions de moyens du Conseil départemental : Direction des Bâtiments départementaux, Direction de la Logistique, Direction de l’Informatique et du Numérique, Direction des Affaires juridiques, etc.
  • Gérer toutes les questions relatives à l’accès sécurisé aux deux bâtiments des Archives départementales (avec mutualisation de certains espaces) et à leur entretien (ménage effectué en interne, interventions techniques assurées par des prestataires).
  • Mettre à jour, en lien avec l’assistant de prévention et le directeur, le plan d’évacuation sur les deux sites des Archives départementales (sécurité des personnes).
  • Tenir à jour les principaux indicateurs d’activité des Archives ; coordonner l’élaboration des rapports annuels du service pour le Conseil départemental, la Préfecture, le ministère de la Culture.

2 / Conservation des documents d’archives :

  • Préparer, en lien avec les autres chefs de service des Archives, le programme de reconditionnement des collections et assurer la mise en œuvre (10 kilomètres linéaires de documents à traiter sur un total de 25 kilomètres conservés) : planning, moyens nécessaires (renforts, formations, fournitures de conditionnement…), mode opératoire.
  • Préparer, en lien avec tous les responsables de services, le programme de dépoussiérage des collections.
  • Participer ponctuellement, comme l’ensemble des agents des Archives départementales, aux travaux collectifs de traitement de documents (dépoussiérage, refoulement…).
  • Superviser la mise en œuvre et le bon déroulement des programmes en matière de conservation préventive et de restauration de documents d’archives.
  • Être en lien constant avec la Direction des Bâtiments départementaux pour assurer une maintenance technique optimale des deux bâtiments des Archives départementales.
  • Participer, avec le chargé de conservation préventive et le directeur, à l’élaboration du plan d’urgence concernant les collections conservées sur les deux sites des Archives départementales.

3 / Organisation et gestion générale du service :

  • Gérer l’équipe au quotidien.
  • Définir, hiérarchiser et proposer les objectifs de l’équipe.
  • Planifier, coordonner et superviser l’activité de l’équipe.
  • Piloter et animer des réunions en interne.
  • Procéder à l’évaluation annuelle et élaborer le plan de formation des agents du service.

4 / Participation au service du public :

  • Participer à la gestion et à la surveillance de la salle de lecture, en assurant une orientation scientifique dans les fonds d’archives conservés auprès des usagers (présidences scientifiques, par roulement.
  • Veiller au bon fonctionnement de la navette quotidienne entre les deux sites des Archives départementales (module réservation à distance).

5 / Participation à l’équipe de direction :

  • Contribuer à la définition des orientations stratégiques et de l’organisation des Archives départementales, notamment dans le cadre du projet de service.
  • Contribuer à impulser et coordonner une réflexion sur l’harmonisation des méthodes et procédures de travail au sein des Archives départementales.

Relations hiérarchiques :

  • LeLa chef*fe du service Organisation et moyens est rattaché*e au directeur des Archives départementales qui fixe ses objectifs, procède à son évaluation et définit, en concertation avec lui ou elle, son plan de formation.

Relations fonctionnelles :

  • Internes :
    • Avec l’ensemble des agents du service.
    • Avec l’ensemble des services du Conseil départemental.
  • Externes :
    • Avec les usagers.
    • Avec les partenaires institutionnels.
    • Avec les prestataires de service extérieurs.

Conditions d’exercice :

  • Recrutement statutaire (liste d’aptitude, mutation, détachement) ; ou contractuel : contrat à durée déterminée (CDD).
  • Poste à temps complet.
  • Permis B souhaité.
  • Obligations liées au fonctionnement de la salle de lecture :
    • harmonisation des périodes de congé et de RTT, astreinte de remplacement (suppléance), respect des heures d’ouverture, assermentation (protection des collections publiques).
  • Régie des recettes : fonction de mandataire suppléant*e.
  • Contraintes horaires ponctuelles pour assurer l’ouverture et la fermeture du bâtiment principal (à Amiens), en cas de besoin.
  • Participation ponctuelle aux astreintes de télésurveillance.
  • Travail en sous-sol (site d’Amiens).
  • Manipulation de charges, poussière.
  • Lieu de travail : Archives départementales de la Somme, Service Organisation et moyens, 61 rue Saint Fuscien, 80000 Amiens.

PROFIL :

Compétences requises : Expérience dans le domaine des archives ou aptitude à s’adapter très rapidement au cadre législatif et réglementaire spécifique aux archives.

Connaissances :

  • Connaissance de l’organisation et de l’environnement institutionnel, économique et social de la collectivité départementale.
  • Connaissances juridiques et en matière de gestion budgétaire et comptable.
  • Maîtrise de l’outil informatique.
  • Pratique/Connaissance des méthodes de management et d’encadrement d’équipes pluridisciplinaires.
  • Intérêt pour le domaine culturel et notamment pour les enjeux de la conservation et de la communication des documents d’archives.

Aptitudes professionnelles :

  • Aptitudes pour l’animation d’équipe.
  • Capacité d’organisation et de programmation.
  • Prise d’initiative.
  • Capacité d’analyse et de synthèse, qualités rédactionnelles.
  • Aptitude à la délégation, au suivi et au contrôle.

Comportements professionnels – Motivations :

  • Rigueur et méthode.
  • Excellent relationnel.
  • Sens du travail en équipe.
  • Goût pour l’accueil du public.
  • Sens de la prospective.
  • Secret professionnel : non divulgation du contenu de documents non librement communicables.

CANDIDATURES : Envoyer CV et lettre de motivation, jusqu’au 2 juin 2020, à :

 

 

Source : Département de la Somme.