• Poste : Archiviste Records Manager.
• Employeur : Département du Nord (59), Mission départementale pour l’archivage (MIDA) – Lille.
• Offre : recrutement contractuel : CDD de 6 mois.
• Cadre d’emploi/Grade : poste de catégorie A.
• Date limite de candidature : 20 avril 2019.

EMPLOYEUR & CONTEXTE : Dans le cadre de la politique de Records Management du Département du Nord, il est impératif de s’assurer que le volet « archives » est bien pris en compte dans la mise en oeuvre quotidienne des compétences départementales et dans tout nouveau projet, en particulier immobilier. Le Département du Nord a décidé de regrouper en un seul endroit l’ensemble des services centraux lillois, en construisant un nouveau bâtiment en lieu et place du bâtiment appelé « le Forum », situé 43 rue Gustave Delory à Lille. Il est donc nécessaire de procéder au traitement des archives intermédiaires (élimination, versement et externalisation) des services concernés, et plus particulièrement de ceux actuellement logés au Forum qui devront avoir quitter leurs locaux actuels au plus tard le 1er décembre 2019. Du fait des délais, l’équipe de MIDA doit être renforcée temporairement.

Effectif théorique du service : 4 agents dont 3 records managers.

POSTE & MISSIONS : Sous la responsabilité de la directrice de projet en charge du développement de la MIDA, vous mettez en oeuvre les orientations stratégiques de l’institution pour l’archivage courant et intermédiaire qui doit permettre au Département du Nord de disposer à tout instant du document dont il a besoin pour conduire ses activités, répondre aux exigences légales et règlementaires, et se protéger en cas de contentieux, tout en respectant les règles de gestion des archives publiques définies par la loi.

Activités :

Gestion des archives courantes et intermédiaires papiers et électroniques :

• Appliquer la réglementation en matière de collecte et de tri d’archives publiques.
• Élaborer des tableaux de gestion.
• Élaborer et appliquer un plan de classement.
• Procédures d’archivage et techniques de classement.
• Procédures de collecte et de records management.
• Principes et méthode du records management électronique.
• Principes d’aménagement de locaux d’archives.
• Analyser les réformes législatives et leurs impacts sur la conservation des archives.
• Organiser les opérations logistiques.

Accompagnement des services producteurs :

• Accompagner dans le suivi de la mise en oeuvre des préconisations.
• Faire réaliser les opérations de versements et d’éliminations réglementaires.
• Mettre en place, sécuriser et contrôler l’application des procédures administratives.
• Mobiliser les équipes autour d’un projet d’organisation.
• Techniques d’analyse fonctionnelle et d’analyse des processus.
• Accompagner les services, en tant qu’expert, sur les questions relatives au classement, au cycle de vie des documents et à l’archivage dans l’environnement papier et électronique.
• Proposer des solutions et des adaptations afin d’apporter un meilleur service rendu.
• Organiser les relations avec les services versants.

Développement de la qualité documentaire (formation) :

• Sensibiliser les services et diffuser des supports d’information.
• Conduire une action de formation en interne.
• Participer à la conduite du changement.
• Impulser des démarches et dispositifs de développement des pratiques professionnelles.
• Capitaliser et valoriser des travaux sur l’évolution des pratiques.
• Suivre et coordonner l’activité des référents dans les directions.

Relations professionnelles :

• Internes : la Mission départementale pour l’archivage (MIDA), les Archives départementales, le Délégué à la protection des données (DPD), les directions porteuses de la fonction juridique, de la fonction logistique, de la fonction informatique ainsi que l’ensemble des services départementaux.
• Externes : collectivités territoriales et établissements publics, services d’archives publiques, prestataires de services…

Conditions d’exercice :

• CDD de 6 mois : mission de renfort.
• Permis B obligatoire.
• Horaires variables, pics d’activités liés au calendrier institutionnel, déplacements dans les services déconcentrés du Département et des partenaires externes.
• Lieu de travail : poste basé à l’Hôtel du département, Le Forum, Lille.

PROFIL : Formation universitaire supérieure en archivistique ou gestion de l’information (master 2).

Connaissances relatives à :

• Cadre législatif et réglementaire des archives publiques.
• Règles, normes et pratiques archivistiques, en particulier en archivistique contemporaine et Records Management.
• Principes de l’archivage électronique.
• S’assurer du respect de la réglementation en matière de gestion de l’information et des données (propriété intellectuelle, protection des données…).
• Organisation et organigramme de la collectivité.
• Instances, processus et circuits de décision de la collectivité.

Maîtriser :

• Développer une culture du service public.
• Fonctionnement des administrations et établissements publics.
• Principes du travail collaboratif/coopératif.
• Techniques rédactionnelles.
• Disposer de bonnes capacités d’analyse et de synthèse.
• Notions d’organisation et de gestion du temps de travail (sens des priorités).
• Savoir identifier, analyser, reformuler et synthétiser une demande.
• Utilisation d’outils bureautiques et TIC.
• Vérifier son travail en fonction des directives et procédures.
• Gestes et postures au travail.

Avoir des notions relatives à :

• Code général des collectivités territoriales.
• Droit public et administratif.
• Cadre réglementaire de la responsabilité civile et pénale.
• Règles de base de l’achat public et notion d’exécution d’un marché public,

Savoir – être :

• Faire preuve d’autonomie.
• Faire preuve d’adaptabilité.
• Faire preuve de diplomatie.
• Faire preuve d’initiative.
• Être force de proposition.
• Faire preuve de réserve et de discrétion.
• Faire preuve d’esprit d’équipe et capacité à coopérer.
• Avoir de bonnes capacités d’écoute.
• Être rigoureux/euse.
• Disposer d’une bonne aisance relationnelle.
• Avoir de bonnes aptitudes pédagogiques.
• Savoir travailler dans l’urgence.
• Savoir travailler en transversalité.

CANDIDATURES : À adresser jusqu’au 20 avril 2019 à l’attention de Madame Virginie DEPRES :

• Courrier postal : Mme Virginie DEPRES, Département du Nord, Direction des Ressources humaines, Pôle Ressources humaines territoriales,  51 rue Gustave Delory, 59047 Lille Cedex.
• Courriel : espace-metiers@lenord.fr

Source : Département du Nord.