• Poste : Stagiaire Records manager/Chargé*e d’étude en documentation et gestion de l’information.
• Employeur : Agence régionale de santé d’Île-de-France, Cabinet du Directeur général, Inspection régionale autonomie santé (IRAS) – Paris.
• Offre : stage conventionné de 3 mois.
  
• Date limite de candidature : 25 juin 2019.
• Date de début du stage : à partir de juin 2019.

EMPLOYEUR & CONTEXTE : Le Cabinet du Directeur général a pour mission de sécuriser l’activité de la direction générale de l’Agence régionale de santé d’Île-de-France, de traiter les sujets sensibles ou réservés et de faciliter la circulation de l’information au sein de l’Agence. Il est en charge de la définition et de la mise en oeuvre de la politique de l’Agence relative au développement de la démocratie sanitaire, à l’information et la communication interne et externe, et à la bonne tenue des instances de gouvernance ainsi que du pilotage de la fonction inspection audit. Il fait l’interface entre le Directeur général et ses différents interlocuteurs, et plus particulièrement en matière de communication, de coordination et de traitement de l’information. Le Cabinet est composé de quatre entités : la chefferie de cabinet, le pôle Démocratie sanitaire, le pôle Information Communication, ainsi que le pôle Inspection.

L’inspection régionale autonomie santé (IRAS), issue de la régionalisation de l’activité d’inspection-contrôle des secteurs Autonomie et Santé en 2018, est positionnée au sein du Cabinet du Directeur général de l’ARS Île-de-France. Ses activités s’articulent notamment autour du pilotage et de la mise en œuvre de l’activité d’inspection afin d’améliorer la qualité et la sécurité des prises en charge au bénéfice des usagers. L’IRAS est composé d’une équipe dédiée d’inspection (14,5 agents), de deux coordonnateurs de domaine d’activité et d’une mission transversale « support » (programmation, démarche qualité, suivi d’activité, assistanat – 2,5 agents).

Dans l’objectif d’améliorer l’efficience de son fonctionnement, l’IRAS a besoin de structurer ses données produites et stockées actuellement sur deux serveurs. L’IRAS a déjà travaillé, en collaboration avec la cellule Archives-GED de l’ARS, sur un plan de classement et des règles de nommage et souhaite poursuivre cette démarche en organisant les dossiers d’activités dans les arborescences et en réfléchissant aux typologies des documents, leurs métadonnées et les droits d’accès à attribuer. Ce projet vise à préparer l’intégration de l’IRAS dans le système de gestion électronique de document (GED), qui est en cours de déploiement à l’Agence.

POSTE & MISSIONS : Sous la supervision de la responsable de la mission transversale, avec l’appui de la cellule Archives-GED, le/la stagiaire a pour missions de :

• Faire l’état des lieux des plans de classement et analyser les arborescences existantes.
• Travailler avec les équipes pour identifier les points d’amélioration et faire des propositions en matière d’efficacité, de qualité pour correspondre au mieux aux activités de l’IRAS.
• Proposer un nouveau plan de classement des deux espaces partagés utilisés par l’équipe.
• Faire des propositions concernant les règles de nommage, les typologies de documents, les métadonnées et les droits d’accès à leur attribuer.
• S’assurer que les dossiers d’inspection soient complets et récupérer les documents manquants auprès des coordonnateurs de mission ou des délégations départementales, le cas échéant.
• Classer les dossiers selon le nouveau plan de classement retenu.

Liens fonctionnels :

• Externes : Collectivités territoriales.
• Internes : Délégations départementales de l’ARS Île-de-France.

Conditions d’exercice :

• Stage conventionné de 3 mois de juin à septembre 2019.
• Stage à temps complet.
• Mission exercée sous la responsabilité de la responsable de la mission transversale.
• Le/La stagiaire est soumis*e à l’engagement sur le respect de la confidentialité des données.
• Lieu de travail : stage basé au siège de l’ARS Île-de-France à Paris.

PROFIL : Étudiant*e en Licence, Master 1, formation en cours en gestion des archives courantes.

CONTACT & CANDIDATURES :

• Auprès de Mme Sandra HENRION, responsable de la mission transversale – Courriel : sandra.henrion@ars.sante.fr
• Référence du stage : 2019-181.
• Postuler jusqu’au 25 juin 2019.

Source : Agence régionale de santé d’Île-de-France.