CDI : Collaborateur*trice spécialisé*e Records management analogique au Département fédéral des affaires étrangères de la Confédération helvétique/Berne (Suisse)

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  • Poste : Collaborateur*trice spécialisé*e Records management analogique.
  • Employeur : Confédération helvétique, Département fédéral des affaires étrangères (DFAE), Direction des ressources (DR), Service Records management analogique (A-RM) – Berne.
  • Offre : recrutement contractuel : CDI à 80% de temps.
  • Date de prise de poste : de suite, ou date à convenir.

EMPLOYEUR & CONTEXTE : Sur mandat du Conseil fédéral, le Département fédéral des affaires étrangères (DFAE) conçoit et coordonne la politique extérieure de la Suisse. Il s’emploie en outre à défendre les intérêts du pays et à promouvoir ses valeurs.

La Direction des ressources (DR) pilote les ressources humaines et financières nécessaires à la mise en œuvre des objectifs de politique extérieure. Elle entretient le réseau mondial des représentations de la Suisse. La DR fournit en outre les prestations nécessaires à la bonne marche des opérations du département en matière de logistique, de télématique, d’instruments de gestion et de controlling. Elle est également responsable de l’activité législative, de l’application du droit et du conseil juridique pour le département. Enfin, elle comprend la Centrale des voyages de la Confédération, qui organise et achète les prestations requises pour les voyages de service réalisés à l’étranger.

Le service Records management analogique (A-RM) est rattaché à la section Gestion des affaires et processus. Il est le principal interlocuteur des représentations à l’étranger pour toute question relative à la gestion des documents et à l’archivage, ainsi que pour le processus de versement des documents aux Archives fédérales suisses. Les prestations du service A-RM comprennent des conseils techniques à l’intention des représentations du DFAE à l’étranger pour toutes les tâches relevant de la gestion des documents. Le service A-RM est l’interlocuteur unique des Archives fédérales suisses pour les prêts de dossiers au sein du DFAE. Il soutient en outre les unités d’organisation à la centrale pour tout ce qui a trait aux documents papier.

POSTE & MISSIONS : 

  • En tant que spécialiste du service Records management analogique (A-RM), vous serez appelé*e à assister et à conseiller les représentations du Département fédéral des affaires étrangères (DFAE) à l’étranger pour toute question liée à la gestion des documents et à l’archivage.
  • Vous accompagnerez ces dernières à travers le processus de versement des dossiers aux Archives fédérales suisses.
  • Vous soutiendrez en outre les collaborateurs et collaboratrices du DFAE dans la recherche de dossiers et participerez activement aux projets GEVER menés dans le domaine de la gestion électronique des affaires et de l’archivage.

Vos tâches :

  • Dispenser des conseils techniques aux personnes compétentes des représentations à l’étranger et de la centrale dans le domaine A-RM (en particulier pour la gestion des documents et l’archivage) et réaliser des contrôles qualité de la gestion des dossiers par les représentations à l’étranger au moyen de l’application métadonnées ZACWEB.
  • Rechercher des dossiers, assurer le prêt et la restitution de dossiers physiques et électroniques.
  • Effectuer des contrôles de qualité et dispenser des conseils techniques aux représentations à l’étranger pour le versement de dossiers aux Archives fédérales suisses.
  • Assurer un soutien opérationnel et participer au projet GASS portant sur le tri des données électroniques destinées aux Archives fédérales suisses.
  • Gérer le classement physique des contrats et traités et effectuer des contrôles de qualité, et traiter les métadonnées des traités internationaux dans l’application DMS.

Conditions d’exercice :

  • Contrat à durée indéterminée (CDI).
  • Entrée en fonction : de suite, ou date à convenir.
  • Poste à temps partiel : 80% de temps.
  • Lieu de travail : Direction des Ressources de la DFAE, Freiburgstrasse 130, 3003 Berne, CH.

PROFIL :

Vos compétences :

  • Formation sanctionnée par un diplôme en information et documentation ou formation continue supérieure dans ce domaine (p. ex. HES).
  • Plusieurs années d’expérience professionnelle dans le domaine de la gestion documentaire conventionnelle et électronique, idéalement dans des archives ou auprès d’une administration publique.
  • Bonnes connaissances des applications spécialisées dédiées à la gestion documentaire et à l’archivage.
  • Expérience dans la gestion des processus et des workflows ainsi que dans les activités de projet.
  • Connaissance du DFAE, de ses tâches et de son fonctionnement.
  • Bonnes connaissances actives (à l’oral comme à l’écrit) de deux langues officielles ainsi que de l’anglais. Des connaissances de l’espagnol sont un atout.

RENSEIGNEMENTS COMPLÉMENTAIRES : Auprès de :

  • Mme Gabriela THÜRLEMANN, co-cheffe du service Records management analogique – Tél. : 058 464 57 60.
  • M. Philipp URSPRUNG, co-chef du service Records management analogique – Tél. : 058 461 15 06.

POSTULER :

L’administration fédérale est attentive aux différents parcours de vie de ses collaborateurs et collaboratrices et en apprécie la diversité. Elle accorde la plus haute priorité à l’égalité de traitement.

 

 

Source : Confédération suisse.