• Poste : Archiviste.
• Employeur : Assistante publique-Hôpitaux de Paris (APHP), Hôpital Saint-Louis, Service des Archives Médicales – Paris (75010).
• Offre : recrutement statutaire (titulaires, mutation).
• Cadre d’emploi/Grade : Adjoints administratifs hospitaliers, 2e classe.
• Prise de poste dès que possible.

EMPLOYEUR & CONTEXTE : Le Service des Archives médicales de l’Hôpital Saint-Louis, composé d’une équipe de 16 agents, a un rôle de conseil, d’expertise et du contrôle des bonnes pratiques archivistiques. Il est chargé principalement :

• De la collecte, de la conservation, du classement, de la mise à disposition des professionnels de santé des dossiers médicaux (actifs et inactifs).
• De l’organisation et du suivi de l’externalisation des dossiers semi-actifs auprès d’un prestataire privé.

Gestion informatisée sous GDM (Gestion du Dossier Médical).

POSTE & MISSIONS :

Mission générale :

• Collecter les dossiers médicaux constitués dans les services de consultation et de soins.
• Préparer, sortir, livrer et récupérer les dossiers médicaux.
• Garantir la traçabilité dans le cadre de l’application GDM intranet, la confidentialité des mouvements de dossiers et leur transmission aux services de soins, selon procédures GH.6.
• Archiver selon des normes techniques définies selon la réglementation en vigueur.

Missions permanentes :

• Assurer l’accueil téléphonique et physique des personnes habilitées à retirer un dossier.
• Préparer, livrer et récupérer les dossiers dans les services (selon procédures).
• Enregistrer et classer  les dossiers dans la salle d’archives.
• Remise en état des pochettes lorsque c’est nécessaire.
• Assurer la réception et/ou l’envoi des dossiers (selon les procédures) des différents prestataires.
• Traiter les difficultés rencontrées par les services pour la recherche des dossiers.
• Entretenir son poste de travail et la salle d’archives.
• Vérifier la fermeture des locaux.

Missions ponctuelles :

• Préparer/récupérer/ranger les dossiers concernés par des audits de contrôle.
• Préparer/récupérer/ranger les dossiers pour des études.
• Réceptionner et ranger des palettes de pochettes, étiquettes…
• Gérer l’espace de classement (déménagement, aménagement, externalisation).
• Accompagner les agents habilités des autres services au sein des salles d’archives en vue de classement.
• Accueil des médecins qui viennent étudier des dossiers sur place.

Liaisons hiérachiques :

• Directeur des Affaires générales.
• Responsable du Service des Archives médicales du site.

Liaisons fonctionnelles :

• Les agents des services et médecins de l’établissement autorisés à retirer un Dossier de Patient.
• La Chargée des Relations Usagers.
• Les agents des services techniques, chargés de la maintenance informatique et chargés de l’entretien des locaux.

Conditions d’exercice :

• Recrutement statutaire (liste d’aptitude, mutation, détachement).
• Poste à temps complet.
• Horaires de travail :
  • 08h30-16h30 du lundi au vendredi (7 h/ou 7h30).
  • 30 minutes de pause méridienne sur le temps de travail.
  • WE et jours fériés : service fermé.
• Risques professionnels :
  • Service informatisé, utilisation quasi-constante.
  • Station debout et marche fréquentes.
  • Port de charges plus ou moins lourdes.
  • Atmosphère poussiéreuse.
• Poste déconseillé aux personnes allergiques, asthmatiques, ayant des troubles musculo-squelettiques.
• Spécificités des locaux : sous sols – pas de lumière directe.
• Lieu de travail : poste basé à l’Hôpital Saint-Louis, 1 avenue Claude Vellefaux, 75010 Paris.

PROFIL :

Savoir faire requis :

• Sens de l’organisation, rigueur, dynamisme, ordre (savoir gérer les priorités, capacité de mémorisation…).
• Qualités relationnelles.
• Sens des responsabilités, adaptabilité, courtoisie, fiabilité.
• Motivation, aptitude au travail en équipe, autonomie, polyvalence.
• Esprit d’équipe.
• Aptitudes pédagogiques pour la formation des utilisateurs.

Prérequis :

• Maîtriser les méthodes de classement numérique et alphabétique.
• Connaissance de l’outil informatique/utilisation de logiciels métiers.
• Connaissances de la règlementation des archives médicales.
• Bonne forme physique, pas de problème musculo-squelettique ou d’allergie avérées.
• Connaissance de l’outil informatique.
• Respect du devoir de réserve (maniement de données confidentielles).

RENSEIGNEMENTS COMPLÉMENTAIRES : Auprès de Mme Nathalie PRADENC, Responsable du Service des Dossiers médicaux de l’Hôpital Saint-Louis – Tél. : 01 42 49 90 47 – Courriel : nathalie.pradenc@aphp.fr

CANDIDATURES : Adresser par courriel CV + lettre de motivation à Mme Nathalie PRADENC, Responsable du Service des Dossiers médicaux de l’Hôpital Saint-Louis : nathalie.pradenc@aphp.fr

COVID-19 et mesures de confinement : Les candidat*e*s devront contacter l’Hôpital Saint-Louis pour connaître précisément les dates et conditions d’organisation des entretiens et de l’embauche.

Source : APHP.