• Poste : Archiviste.
• Employeur : Hôpitaux Universitaires de Paris-Seine-Saint-Denis, Hôpital Avicenne, Pôle Administratif, Direction des Opérations, Service des Archives médicales – Bobigny (Seine-Saint-Denis/93).
• Offre : recrutement statutaire ; ou contractuel.
• Cadre d’emploi/Grade : Adjoints administratifs hospitaliers, 2e classe.
• Prise de poste dès que possible.

EMPLOYEUR & CONTEXTE : La Direction des Opérations de l’Hôpital Avicenne fait partie du Pôle Administratif des Hôpitaux Universitaires de Paris-Seine-Saint-Denis. La Direction des Opérations est composée de 2 services : le Service Accueil-Standard-Prise de rendez-vous, et le Service des Archives médicales.

Au 1er janvier 2020 l’effectif du Service des Archives médicales de l’Hôpital Avicenne est composé de 9 personnes :

• 1 Coordonnatrice des Archives GH.
• 8 archivistes, dont 3 sont sur des postes fixes (1 archiviste chargé de l’externalisation, de la réalisation des inventaires et assurant le contrôle des enlèvements de conteneurs qui ont lieu tous les 15 jours ; 2 archivistes chargées de l’enregistrement de vieux  dossiers (1994 à 2014) qui n’avaient jamais été transmis aux archives par le passé ce qui implique la maîtrise de GILDA). 5 archivistes sont polyvalents et tiennent le poste d’accueil.

Le local principal du service  des Archives médicales est installé dans des locaux situés au sous-sol du Bâtiment Larrey C : Le bureau des archivistes bénéficie de la lumière du jour. Jouxtant ce bureau, se trouve la zone principale de stockage des dossiers médicaux : cette première zone est équipée de rayonnages fixes d’une capacité totale de 1215 mètres linéaires pour les dossiers au format A3, et comporte également une salle équipée de rayonnages d’une capacité totale de 108,85 ml pour les dossiers au format A4.

Il existe une deuxième zone de rangement des dossiers médicaux, située à 150 mètres au sous-sol du bâtiment Charcot, pour les dossiers semi-actifs : cette zone est équipée de rayonnages mobiles avec une capacité totale de 623 ml, dont 89 ml ont été mis à la disposition de la Polyclinique chirurgicale pour y entreposer des dossiers médicaux de consultations externes non pris en charge, à ce jour, par les archives.

Une troisième zone de rangement des dossiers médicaux, également située au sous-sol du bâtiment Charcot, a été mise à la disposition du Service des Archives médicales en 2014, avec un équipement en rayonnages fixes. Dans ce local sont stockés des dossiers « en fin de vie » pour lesquels il n’a pas été procédé à des externalisations ; ce local est équipé de rayonnages fixes, pour y entreposer des dossiers médicaux au format A3, avec une capacité de 79,26 ml.

Le service des archives médicales bénéficie des équipements informatiques suivants :

• 11 PC utilisés pour les enregistrements de dossiers dans la base GDM et pour la  validation  des départs et retours de dossiers médicaux. Tous ces PC sont équipés d’un lecteur de codes à barres afin d’optimiser la saisie.
• 1 base informatique du prestataire d’externalisation Pro-Archives Systèmes.

POSTE & MISSIONS :

Missions générales :

• Enregistrer les dossiers médicaux sur la base de données GDM et conserver ces dossiers dans le respect des règles de confidentialité.
• Assurer leur mise à disposition pour les consultations, hospitalisations, études  et travaux divers.
• Livrer les dossiers médicaux 5 jours/7, et avant 9 h, dans les 3 secteurs de consultations suivants :
  • Polyclinique Chirurgicale.
  • Polyclinique Médicale Larrey A0.
  • Polyclinique Médicale Charcot H0 pair.

Missions permanentes :

• Enregistrer les nouveaux dossiers dans la base de gestion informatique (GDM).
• Procéder à l’indexation numérique des dossiers et au rangement de ceux-ci sur les rayonnages.
• Gérer toutes les demandes de prêts de dossiers aussi bien informatiques (en provenance de l’application GDM), que manuscrites (formulaires de demandes de dossiers).
• Tenir à tour de rôle avec 4 archivistes du service, le poste d’accueil de 8h30 à 11h30 et de 14h à 15h (enregistrer l’intégralité des retours de dossiers, vérifier l’exhaustivité des pochettes transmises en retour, contrôler avec l’application ORBIS la réelle venue des patients afin de réactualiser si besoin les pochettes des dossiers, créer des pochettes additionnelles ou refaire les pochettes si nécessaire). Dans la mesure du possible renseigner les agents se présentant à l’accueil durant les plages horaires d’ouverture).
• Procéder à l’inventaire contradictoire des nouveaux dossiers transmis en archivage et contrôler que les pochettes transmises ne comportent pas des éléments qui ne doivent pas s’y trouver : pochette de sortie des patients, effets personnels des patients, dossier médical d’un autre établissement, radiographie de ville.
• Réceptionner les cartons de dossiers médicaux livrés par le prestataire d’externalisation. Vérifier immédiatement la concordance entre la liste des dossiers commandés et la liste des dossiers réceptionnés.
• Procéder à l’enregistrement des retours de dossiers sur l’application GDM, ajouter l’imprimé jaune destiné aux services de soins, prévenir les services de l’arrivée de leurs dossiers en utilisant le télécopieur. En cas de dossiers demandés en urgence, prévenir immédiatement le service de l’arrivée du dossier par téléphone.
• Si un ou des dossiers n’ont pas été livrés, prévenir le prestataire à partir de 14h via la messagerie électronique et prévenir le cadre.
• Après contrôle des bordereaux les remettre au cadre.
• Réception entre 14h et 15h des documents médicaux qui ne peuvent être numérisés sur ORBIS, afin de les intégrer dans des dossiers déjà existants aux archives. À titre d’exemple les documents médicaux peuvent être des feuilles de prescriptions et surveillance du Service de Réanimation, des dossiers Transfusionnels, des dossiers Anesthésie, des ECG, des examens en lien avec les Explorations Fonctionnelles. L’archiviste doit être vigilant*e afin de ne pas réceptionner, pour insertion dans les dossiers, des documents issus d’ORBIS. À l’origine cette prestation, mise en œuvre à la demande d’un médecin, promoteur d’ORBIS et du zéro papier, était uniquement réservée au service pratiquant le zéro papier ; mais au fil du temps tous les services ont adopté cette prestation. Un seul service, très organisé et rigoureux, vient une fois par semaine pour insérer des documents qui ne sont pas sur ORBIS.
• Assurer le classement et le rangement en travée de tous les dossiers revenant aux Archives.
• Enregistrer informatiquement les prêts et les transferts de dossiers médicaux.
• Sortir tous les dossiers demandés pour les consultations ou hospitalisations, les déposer dans les chariots de livraison ou dans les cases à l’accueil (selon les secteurs concernés).
• Préparer les dossiers pour la salle de lecture des médecins ou pour les audits.
• Maintenir la prestation lors des absences des autres collègues (RTT, vacances, etc.).
• Entretenir le classement des rayonnages tout au long de l’année.
• Protéger les dossiers médicaux de toute dégradation en veillant à la bonne tenue des pochettes et à l’ordonnancement des rayonnages.
• Assurer une vigilance toute particulière concernant les risques inondation et incendie.
• Extraire des étagères les dossiers devenus inactifs et décaler les autres dossiers afin que les étagères soient occupées de façon homogène.
• Participer aux différentes étapes de l’externalisation (extraction des dossiers dans la zone semi-active, contrôle de cohérence, saisie GDM, mise en conteneurs).
• Procéder à l’enregistrement des dossiers SEMI-ACTIFS et les déménager vers le local dédié.
• Assurer les transports quotidiens des dossiers entre les différents lieux de stockage de Larrey ou Charcot.

Missions Ponctuelles :

• Pour les personnels n’assurant pas les livraisons en routine, il peut être demandé, en dépannage et dans le respect de la capacité physique individuelle  de procéder à la livraison des dossiers dans l’un ou dans les 3 secteurs de l’hôpital (polycliniques médicales, polyclinique chirurgicale).
• Procéder à la récupération de dossiers médicaux dans les services, à la demande du cadre, lors d’opérations de déménagement organisés par le Copil Opérations Stratégiques du GH.
• Accueillir les personnes venant travailler en salle de lecture (médecins, attachés de recherche clinique, cadres ou AMA) et les renseigner si besoin. Au moment de leur départ, vérifier avec eux s’ils ont prévu de revenir les jours suivants. Après leur départ, effectuer la saisie informatique des retours des dossiers et les ranger.
• Aider les personnels extérieurs au service (secrétaires hospitalières ou médicales) dans la recherche des dossiers.
• Participer aux réunions de service concernant l’évolution des pratiques de gestion des dossiers médicaux.
• Contrôler les enlèvements de conteneurs de dossiers médicaux assurés par le prestataire extérieur.
• Réceptionner les fournitures, contrôler le bon de livraison, ranger les fournitures et prévenir le cadre si la livraison est incomplète.

Liaisons hiérachiques :

• Le Directeur des Opérations.
• La Coordonnatrice des Archives GH.

Liaisons fonctionnelles :

• L’ensemble des utilisateurs des dossiers médicaux : secrétariats hospitaliers, secrétariats médicaux, Chargée des Relations avec les usagers, DIM, IDE, cadres de santé, médecins, attachés de recherche clinique.
• Les personnels des polycliniques.
• La Référente identito-vigilance du GH.
• Le Service Informatique.
• Le prestataire gérant les dossiers externalisés.
• La Responsable du Pôle Relation avec les services et collecte du Département des Patrimoines culturels.
• Les archivistes de l’Hôpital Jean-Verdier, à Bondy, à compter d’avril 2020.

Conditions d’exercice :

• Recrutement statutaire (liste d’aptitude, mutation, détachement) ; ou contractuel.
• Poste à temps complet : 7h30/jour.
• Horaires de travail :
  • Poste en 7h30/jour : 8h30-16h du lundi au vendredi – repos le week-end et jours fériés – RTT toutes les 6 semaines (hors période estivale)
  • Poste en 7h36/jour : 08h30-16h06 – repos le week-end et jours fériés – 1 RTT toutes les 2 semaines (hors période estivale).
• Risques professionnels liés à l’activité :
  • Troubles musculo-squelettiques : port quotidien de charges sur des hauteurs variables ; efforts de poussées latérales lors des rangements de dossiers dans les rayonnages (pour écarter les dossiers avant d’en insérer un autre) ; efforts de poussées sur des chariots chargés de dossiers lors des transferts internes.
  • Atmosphère poussiéreuse lors des déménagements de dossiers.
  • Marche très fréquente en raison des différents lieux d’implantation des zones de stockage.
• Mesures de prévention prises face à ces risques :
  • Alternance de périodes de travail sur ordinateur avec des périodes de manutention des dossiers.
  • Répartition sur l’ensemble des archivistes présents au planning de la prise en charge des classements de retours de dossiers (phase de travail la plus contraignante et fatigante).
  • Prise des RTT de façon régulière.
  • Formation sur la prévention des troubles musculo-squelettiques.
  • Lavage humide des sols.
  • Dotation d’un chariot automoteur pour tirer les chariots de livraison à l’extérieur du service. Les personnels assurant les livraisons sont chargés de veiller au bon fonctionnement de ce matériel.
• Lieu de travail : poste basé à l’Hôpital Avicenne, 125 rue de Stalingrad, 93000 Bobigny.

PROFIL :

Savoir faire requis :

• Pratique de la bureautique acquise et totalement maîtrisée.
• Maîtrise du classement numérique indispensable.
• Réglementation des archives hospitalières (formation possible).
• La maîtrise des applications GILDA et ORBIS.
• Connaissance de l’hôpital et du milieu hospitalier.

Prérequis :

• Bonne condition physique en raison du port de charges de façon régulière tout au long de la journée en alternance avec des périodes de saisie informatique.
• Résistance au stress lié aux demandes urgentes des services.
• Nécessité d’avoir une bonne vue afin d’éviter les erreurs de classement.

RENSEIGNEMENTS COMPLÉMENTAIRES : Auprès de Mme Christine PORTENIER, Coordonnatrice Archives HUPSSD au sein de la Direction des Opérations de l’Hôpital Avicenne – Tél. : 01 48 95 55 27 – Courriel : christine.portenier@aphp.fr

CANDIDATURES : Adresser par courriel CV + lettre de motivation à Mme Christine PORTENIER, Coordonnatrice Archives HUPSSD, Direction des Opérations de l’Hôpital Avicenne : christine.portenier@aphp.fr

COVID-19 et mesures de confinement : Les candidat*e*s devront contacter l’Hôpital Avicenne pour connaître précisément les dates et conditions d’organisation des entretiens et de l’embauche.

 

 

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Source : APHP.