POSTE/CDD : Archiviste aux Hôpitaux universitaires de la Pitié-Salpêtrière (Paris 13e)

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  • Poste : Archiviste.
  • Employeur : Assistante publique-Hôpitaux de Paris (APHP), Hôpitaux universitaires de la Pitié-Salpêtrière, Direction de la Qualité et de la Gestion des Risques, Service de Gestion des dossiers médicaux (SGDM) – Paris (75013).
  • Offre : recrutement statutaire ; ou contractuel.
  • Cadre d’emploi/Grade : agent administratif.
  • Prise de poste dès que possible.

EMPLOYEUR & CONTEXTE : Le SGDM des Hôpitaux universitaires de la Pitié-Salpêtrière a pour mission d’assurer :

  • La constitution d’une base de données répertoriant les dossiers médicaux conservés au sein des locaux du SGDM.
  • L’archivage et la conservation des dossiers médicaux confiés par les services.
  • La traçabilité des mouvements des dossiers médicaux.
  • La sortie prévisionnelle et/ou en urgence des dossiers médicaux et leur rangement après retour dans le service.
  • L’inventaire, le tri, l’élimination des dossiers en vertu de la réglementation.

L’équipe est constituée d’1 Responsable, 1 Adjoint, 34 Archivistes, répartis sur les 10 sites : Benjamin Delessert, Gaston Cordier, IE3M, Institut de Cardiologie (2), Larochefoucault (2), Laveran, Éole, Rue des archers, GOSSET, HEUŸER.

POSTE & MISSIONS :

Mission générale : Enregistrement, conservation des dossiers médicaux à l’abri de toute indiscrétion et mise à disposition de ceux-ci pour consultation, hospitalisation, codage et études…

Missions permanentes :

  • Enregistrement des dossiers médicaux dans le logiciel GDM.
  • Gestion des demandes de prêts de dossiers médicaux dans le logiciel GDM.
  • Préparation des dossiers à partir des listes prévisionnelles établies par les services cliniques et mise à disposition de ceux-ci.
  • Mise à disposition des dossiers demandés en urgence.
  • Défalcation et rangement des dossiers lors de leur retour dans le SGDM.
  • Réponses aux demandes téléphoniques, faxées ou e-mailées.
  • Préparation des dossiers demandés pour étude, codage, courrier…
  • Accueil de personnels des services cliniques.

Travail sur poste informatique :

  • Création, mise en prêt, défalcation des dossiers en retour permettant d’assurer la traçabilité des mouvements des dossiers médicaux.
  • Édition des listes Agenda, numérotation des listes de dossiers demandés.
  • Édition d’étiquettes GDM.

Missions ponctuelles :

  • Reclassement périodique des rayonnages, déplacement des dossiers.
  • Remplacement des archivistes absents, sur la sollicitation des responsables, pour l’ensemble du SGDM.

Participation aux missions ponctuelles du SGDM :

  • Tri, inventaire de dossiers à externaliser, et/ou à déplacer, et/ou à éliminer.
  • Préparation au transfert et/ou à la destruction.
  • Propreté et rangement des locaux.

Liaisons hiérachiques :

  • Directrice de la Qualité, de la Gestion des risques, et des Relations avec les usagers : Mme Aude GOLDSZTEJN.
  • Responsable des services supports Accueils, Archives, Centres d’appels, Standards : M. Lionel VIGOURT.
  • Responsable des SGDM : M. Philippe LEMESLE.
  • Responsable Adjoint SGDM PSL : M. Mathieu GERMAIN.

Liaisons fonctionnelles : 

  • Services médicaux dont les archives sont en gestion centralisée.
  • Autres services médicaux en gestion autonome.

Conditions d’exercice :

  • Recrutement statutaire (liste d’aptitude, mutation, détachement) ; ou à défaut contractuel : contrat à durée déterminée (CDD).
  • Poste à temps complet.
  • Horaires de travail :
    • 8h-16h06 (journée de travail en 7h30 ou 7h36), du lundi au vendredi (ni week-end, ni jours fériés).
    • Repas organisés en roulement.
    • Repos : samedi, dimanche et jours fériés.
  • Activité professionnelle le plus souvent en sous-sol, lumière artificielle dans les pièces de stockage.
  • Port de charges.
  • Risques professionnels et mesures préventives :
    • Travail sur écran (service informatisé), TMS liés aux contraintes posturales de manutention.
    • Mesures préventives : application de la pause règlementaire.
  • Lieu de travail : poste basé aux Hôpitaux universitaires de la Pitié-Salpêtrière, 75013 Paris.

PROFIL :

Savoir faire requis :

  • Rigueur, méthode et sens de l’organisation.
  • Sens de la responsabilité et de l’autonomie.
  • Discrétion (respect du secret professionnel).
  • Goût du classement  et des chiffres, esprit logique, ténacité.
  • Esprit d’équipe.
  • Facilité d’adaptation et dynamisme.
  • Capacité d’écoute, diplomatie.
  • Bonne condition physique, acceptation de l’effort physique.

RENSEIGNEMENTS COMPLÉMENTAIRES : Auprès de la Direction de la Qualité, de la Gestion des Risques et des Relations avec les Usagers des Hôpitaux universitaires de la Pitié-Salpêtrière :

CANDIDATURES : Adresser par courriel CV + lettre de motivation à M. Philippe LEMESLE et à M. Mathieu GERMAIN : philippe.lemesle@aphp.fr ; mathieu.germain@aphp.fr

 

 

Source : APHP.