POSTE/CDD : Archiviste-Records Manager à l’ARS Île-de-France/Paris 19e

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  • Poste : Archiviste-Records Manager.
  • Employeur : Agence régionale de santé (ARS) Île-de-France, Service « Archives-GED » – Paris (75019).
  • Offre : recrutement statutaire ; ou contractuel : CDD.
  • Cadre d’emploi/Grade : Chargés d’études documentaires (catégorie A).
  • Poste à pourvoir dès que possible.

EMPLOYEUR & CONTEXTE : L’Agence régionale de santé Île de France a pour mission de mettre en place la politique de santé dans la région, en coordination avec les partenaires et en tenant compte des spécificités de ses territoires. Elle est compétente sur le champ de la santé dans sa globalité, de la prévention aux soins et à l’accompagnement médico-social. Son organisation s’appuie sur un projet de santé élaboré en concertation avec l’ensemble des professionnels et des usagers. Ses actions visent à améliorer la santé de la population et à rendre le système de santé plus efficient.

L’entité « Archives-GED » est le référent pour l’Agence concernant le traitement, la conservation, le versement ou la destruction des archives en conformité avec la réglementation définie au Code du patrimoine. Elle élabore et met en œuvre la politique archivistique en partenariat avec les archives départementales. Elle contribue également au projet Gestion Électronique des Documents sur les volets Records-Management (RM) et Système d’Archivage Électronique (SAE).

Le projet GED a pour objectif de sélectionner, structurer et sécuriser les flux d’information au sein de l’Agence dans un système de GED. Depuis 2019, l’équipe-projet doit déployer un site pilote multi-briques (Dématérialisation, Work Flows métier, Parapheur et signature électronique, Records-Management et Système d’archivage électronique) avec une analyse préalable du process métier et une démarche d’accompagnement au changement des utilisateurs.

POSTE & MISSIONS :

Activités essentielles :

1 / Applique la politique d’archivage de l’Agence :

  • Traitement des fonds : collecte et récolement, tri, classement, description, rédaction des bordereaux de destruction et de versement aux services d’Archives départementales en appliquant les circulaires et les tableaux de gestion.
  • Accompagne les services, sur le plan méthodologique, pour la préparation de la procédure d’archivage papier ou électronique, les sensibilise aux enjeux juridiques et harmonise les pratiques.
  • Répond aux demandes de recherche et de consultation des utilisateurs internes et externes.
  • Participe à la communication et à l’animation du réseau des référents du siège et des 8 directions départementales (DD) de l’ARS Île-de-France.

2 / Gère les fonds d’archives et participe au pilotage des prestataires dans un contexte de déménagements et de mutualisations sur le territoire d’Île-de-France :

  • Gère les espaces de conservation (inventaires, taux d’occupation, conditions de conservation).
  • Pilote le prestataire sur les opérations de transfert et de destruction.
  • Assure le suivi du prestataire de traitement des archives : coordination de l’équipe, cadrage des opérations, rendez-vous avec les services producteurs, validation des livrables.

3 / Dans le cadre du projet de GED-RM-SAE, l’archiviste sera amené*e à suivre des formations pour la mise en œuvre de la politique Records Management :

  • Accompagne les services, sur le plan méthodologique, pour analyser, organiser les données et les flux d’information : plans de classement, règles de nommage, tableaux de gestion.
  • Réalise l’étude des circuits de gestion de l’information avec les services et produit des logigrammes.
  • Participera au déploiement des sites pilotes dans la GED.
  • Des déplacements sont à prévoir sur l’ensemble des sites de l’ARS Île-de-France.

Interface Professionnelle :

  • Liens fonctionnels externes : Prestataires et services d’Archives départementales, ainsi que les usagers externes.
  • Liens fonctionnels internes : Délégations Départementales de l’ARS Île-de-France.
  • Autres liens fonctionnels internes : Directions métiers du siège de l’ARS Île-de-France et fonctions support.

Conditions d’exercice :

  • Recrutement prioritairement statutaire (liste d’aptitude, mutation, détachement) ; ou à défaut contractuel : contrat à durée déterminée (CDD).
  • Poste à temps complet, à pourvoir dès que possible.
  • Des déplacements sont à prévoir sur l’ensemble des sites de l’ARS Île-de-France.
  • Lieu de travail : poste basé au siège de l’Agence régionale de Santé Île-de-France, à Paris 19e.

PROFIL :

  • Formation supérieure dans le domaine concerné.
  • Expérience avérée dans la fonction publique.

Compétences requises :

Savoirs :

  • Environnement institutionnel et administratif.
  • Expertise dans le domaine archivistique et droit des archives.
  • Connaissances en matière de GED/RM/SAE.

Savoir-faire :

  • Maîtrise du cycle de vie des documents dans les projets de gestion de l’information.
  • Gestion d’un Système d’Archivage Électronique (SAE).
  • Compétences en conduite de projet.

Savoir-être :

  • Travailler en équipe.
  • Accompagnement des usagers.
  • Capacité d’initiative.
  • Sens de l’organisation.
  • Adaptabilité, gestion des imprévus.
  • Confidentialité.

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Source : ARS Île-de-France.