• Poste : Chargé*e d’archives.
• Employeur : Université de Paris, Direction générale déléguée aux affaires juridiques (DGDAJ), Pôle Sécurisation des données et des documents, Département des archives – Paris (75006).
• Offre : recrutement statutaire ; ou contractuel : CDD.
• Cadre d’emploi/Grade : poste de catégorie A.
  
• Date de prise de poste : à partir du 15 novembre 2020.

EMPLOYEUR & CONTEXTE : Université de Paris est issue du rapprochement des universités Paris Descartes et Paris Diderot et intégrant l’Institut de physique du globe de Paris (IPGP). Présente sur plus de 20 sites, dont 11 à Paris, 7 en Ile-de-France, et 3 en outre-mer, Université de Paris propose plus de 200 métiers et de vastes perspectives de parcours professionnels. En tant qu’employeur responsable, elle s’engage à favoriser la qualité de vie au travail, l’inclusion professionnelle et l’innovation individuelle et collective.

La Direction générale déléguée aux affaires juridiques (DGDAJ) d’Université de Paris est composée de 25 agents, dont 14 juristes. Elle a pour mission d’assurer la sécurisation juridique de l’activité de l’établissement. À ce titre, elle apporte un conseil juridique aux différents acteurs de celui-ci, traite les contentieux et précontentieux, assure la rédaction et la validation juridique des conventions hors recherche, des statuts et des règlements. Elle a également comme mission d’assurer la veille juridique et le secrétariat des instances centrales et disciplinaires, et organise les processus électoraux. Elle a enfin pour mission d’assurer la sécurisation des documents et données, à travers notamment son Département des archives.

Le Département des archives est intégré au sein du pôle Sécurisation des données et des documents. Composé du Département des archives, du Délégué à la protection des données (DPD) et de la Personne responsable de l’accès aux documents administratifs (PRADA), ce pôle a pour mission de sécuriser la gestion et la conservation des documents et données de l’établissement. Composé de 4 agents, le Département des archives a pour mission de collecter, classer, conserver et valoriser les archives administratives, scientifiques et pédagogiques de l’établissement.

Dans le cadre de la fusion des trois établissements universitaires, le département coordonne plusieurs projets portant sur l’archivage des documents papier et électroniques en situation de réorganisation, ou encore l’extension du logiciel de gestion d’archives à l’ensemble de l’université.

POSTE & MISSIONS :

• Placé*e auprès du du responsable du Département des archives, vous assurez la mise en œuvre des processus d’évaluation, de collecte et de classement sur un portefeuille de services de l’université et participez aux activités de conservation et de communication des archives.
• Vous pilotez ou contribuez à des chantiers du département des archives pouvant notamment porter sur des questions d’archivage numérique ou de gestion des données de la recherche.
• Vous assurez également la fonction de Personne responsable de l’accès aux documents administratifs (PRADA) d’Université de Paris.

Activités principales :

1 / Collecte des archives :

• Piloter la gestion documentaire et l’archivage sur un portefeuille de documents.
• Auditer les services et évaluer les besoins en gestion documentaire et en archivage en concertation avec les producteurs.
• Établir des tableaux de gestion et autres outils d’harmonisation de la production documentaire (processus, procédures, guides de bonnes pratiques, notes, etc.).
• Participer à la modélisation de leurs processus.
• Préparer et accueillir des versements.
• Proposer des outils adaptés à chaque entité productrice.
• Concevoir et animer des programmes de formation à l’archivage à destination des personnels administratifs et scientifiques.
• Conseiller les services dans leurs projets de dématérialisation et d’archivage électronique.

2 / Classement des archives : Classer des fonds d’archives administratifs et scientifiques selon la norme ISAD-G et les règles de description archivistique.

3 / Valorisation des archives :

• Assurer la communication des documents aux publics internes et externes, en application des dispositions légales et dans le respect des droits des personnes et de l’accès à l’information.
• Coordonner la collecte de témoignages oraux auprès des enseignants chercheurs, réalisée par des étudiants du master Journalisme scientifique de l’université.
• Valoriser les fonds d’archives de l’université : mise en ligne d’instruments de recherche, organisation d’expositions en collaboration avec les services concernés de l’université.

4 / Participation aux activités du Département des archives :

• Participer à la bonne conservation des fonds et à la gestion des magasins d’archives.
• Participer aux activités courantes du Département des archives : exécution budgétaire, organisation d’éliminations et de transferts d’archives, communications, etc.
• Participer et éventuellement animer des groupes de travail mis en place dans le cadre des projets de l’établissement.
• Piloter des projets du Département des archives.
• Assurer une veille métier.

5 / Exercice de la fonction de Personne responsable de l’accès aux documents administratifs :

• Analyse et traitement des demandes d’accès à des documents administratifs produits par Université de Paris.
• Sensibilisation des services d’Université de Paris aux questions relatives à l’accès aux documents administratifs.

Outils spécifiques à l’activité :

• • Suite Office.
  • Logiciel de gestion d’archives Mnesys.

Conditions d’exercice :

• Poste de catégorie A ouvert aux agents titulaires de la fonction publique ; ou non titulaires : contrat à durée déterminée (CDD).
• Poste à temps complet, à pourvoir à partir du 15 novembre 2020.
• Lieu de travail : poste basé au siège d’Université de Paris, 85 boulevard Saint-Germain, 75006 Paris.

PROFIL :

Formation et expérience nécessaires :

• Master 2 en archivistique.
• Expérience d’au moins deux années souhaitée.
• Une expérience passée en établissement d’enseignement supérieur et de recherche serait souhaitée.

Connaissances :

• Connaissance approfondie du cadre légal et déontologique en matière d’archives publiques.
• Connaissance du cadre légal et réglementaire relatif à l’accès aux documents administratifs.
• Connaissance du monde de l’enseignement supérieur et de la recherche.
• Connaissance des enjeux de la science ouverte et de la gestion des données de recherche.

Savoir-faire :

• Maîtrise des outils de bureautique courants.
• Maîtrise des règles de gestion des archives, notamment des normes en matière de collecte et de classement.
• Pilotage de projet.
• Savoir identifier les attentes et les besoins d’un service pour proposer les solutions adaptées.

Savoir-être :

• Curiosité intellectuelle.
• Être autonome et être force de proposition.
• Aptitude au travail en équipe ou en réseau.
• Rigueur et sens de l’organisation, respect des délais.
• Capacité d’adaptation.
• Être doté*e d’un bon relationnel et d’aisance à l’oral.
• Jouer un rôle de conseil ou d’aide à la décision.

CANDIDATURES : Envoyer par courriel CV et lettre de motivation, en rappelant la référence de l’offre (UP313 Chargé*e d’archives), à : direction.juridique@u-paris.fr

 

 

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Source : Université de Paris.